2. Подготовка к передаче в архив электронных документов
Подготовка электронных документов к передаче в архив ФПП осуществляется структурным подразделением ФПП - пользователем электронных документов совместно с работниками ОДПА и работниками структурного подразделения ФПП, обеспечивающего функционирование информационной системы.
При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив ФПП, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
- преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
- формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
- формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
- формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив ФПП не по информационно-коммуникационным каналам;
- проверка воспроизводимости электронных документов;
- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
- формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения ФПП (опись дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).