3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Документы, отправляемые ФАС России, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи отдел-канцелярия ФАС России осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, электронных документов.
3.4.2. Документы для регистрации и организации отправки передаются в группу исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами полностью оформленными, подписанными (см. пп. 2.7.4.4), с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку (если отправка производится по пяти и более адресам).
3.4.3. Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание (заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение, предписание).
3.4.4. В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом письма должно быть обязательно указано приложение (см. п. 2.6.8).
3.4.5. Инициалы, фамилия исполнителя письма и номер его служебного телефона указывается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (см. п. 2.6.12) или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа. Если документ предназначен для передачи по факсимильной связи, то исполнитель должен быть указан только на лицевой стороне последнего листа документа.
3.4.6. При наличии резолюции руководителя ФАС России "доложить" подписанный заместителем руководителя службы документ должен содержать отметку об исполнении распоряжения руководителя.
3.4.7. Окончательный ответ на документ должен быть завизирован всеми должностными лицами, указанными в резолюциях руководства ФАС России к данному документу (правила визирования см. п. 2.6.9).
3.4.8. Все исходящие документы регистрируются и отправляются по адресам только через отдел-канцелярию Управления делами.
Для регистрации в группу исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами представляют 3 экземпляра подготовленного для отправки документа в последней редакции (без исправлений).
В отделе проверяется правильность написания адреса на отправляемых документах, наличие указанных в письме приложений, правильность их оформления, подписи, наличие необходимых виз, правильность напечатания и расположения текста.
Неправильно оформленные документы без регистрации возвращаются исполнителю.
На подлиннике и копиях проставляется дата и исходящий номер документа. Первый экземпляр (с подписью) через экспедицию направляется адресату, второй экземпляр (с визами) остается в группе исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами и подшивается в папку исходящей корреспонденции (согласно номенклатуре дел Управления делами), а третий экземпляр с документами, служащими основанием письма, направляются в структурное подразделение, где подшивается в соответствующее (по номенклатуре) дело. Основания правительственной переписки передаются с визовыми экземплярами в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами, где подшиваются в дела согласно номенклатуре дел Управления делами.
3.4.9. Определения, протоколы, постановления, решения и предписания комиссий ФАС России отправляются адресатам только с уведомлением о вручении.
При необходимости отправления другой корреспонденции с уведомлением о вручении исполнитель должен письменно известить об этом работника, занимающегося оформлением исходящей корреспонденции.
3.4.10. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в день их подписания и отправляются по почте на следующий рабочий день.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя службы, подписавшего данный документ.
3.4.11. На всю отправляемую корреспонденцию (заказную и с уведомлением) составляется реестр. После отметки почтовым отделением реестр возвращается в группу исходящей корреспонденции Управления делами, где подшивается в дело.
3.4.12. Решения ФАС России по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов выдаются на руки доверенному лицу заявителя (по доверенности) только работником отдела-канцелярии Управления делами.
3.4.13. Структурные подразделения ФАС России, готовящие решения по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений, обязаны представлять в отдел-канцелярию Управления делами дополнительные копии решений с оформленным списком рассылки для направления данных копий в соответствующие территориальные органы ФАС России.
3.4.14. Телеграммы, составляемые в ФАС России, принимаются работниками экспедиции отдела-канцелярии Управления делами завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Телеграммы отправляются адресату в день поступления в отдел-канцелярию Управления делами.
3.4.15. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
3.4.16. Документы для передачи по каналам факсимильной связи с факс-аппарата ФАС России и по электронной почте передаются в отдел-канцелярию Управления делами полностью оформленными, зарегистрированными с указанием номера факса и электронного адреса получателя.
Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы в отделе-канцелярии Управления делами и в тех структурных подразделениях, которые ведут передачу факсограмм и документов по электронной почте самостоятельно. Подлинники документов после передачи возвращаются в группу исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами для отправки документа почтой или исполнителю, с отметкой о времени отправки.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего данный документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".