2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке документов работники ФАС России обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2.6.1. Дата документа.
Датой документа является дата его регистрации в отделе-канцелярии Управления делами (распорядительные документы, письма).
Для документа, составленного совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.
Дата документа, принимаемого коллегиальным органом - дата принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. В данном случае дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть обязательно датированы.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (26.04.2007).
Словесно-цифровой способ оформления даты используется в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций и в документах финансового характера (26 апреля 2007 г.).
2.6.2. Регистрационный номер документа.
Все документы: входящие, исходящие и внутренние должны быть зарегистрированы.
Поступающие в ФАС России и исходящие из ФАС России документы регистрируются в отделе-канцелярии Управления делами.
Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, составивших данные документы.
2.6.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка включает в себя регистрационный номер (исходящий), проставленный на документе организацией, направившей данный документ на рассмотрение в ФАС России, и дату создания данного документа.
Ссылка может быть размещена в специально отведенных графах на гербовом бланке документа или указана в тексте документа.
2.6.4. Адресат.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Сокращение названия Российская Федерация - РФ в официальных документах не допускается.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
Департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство
образования и науки
Российской Федерации
Управление делами
начальнику общего отдела
А.А. Калинину
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ООО "Бизнес-Оазис"
Е.В. Никитиной
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям
территориальных органов
ФАС России
В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указываются.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа, а на каждом экземпляре указывают только один адрес.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес с индексом.
Например:
Центральный банк
Российской Федерации
Неглинная ул., д. 12,
Москва, 103016
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию получателя, его инициалы, затем почтовый адрес.
Составные части отделяются друг от друга 2 интервалами.
Например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-он,
Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.6.5. Утверждение документа.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
Утверждаются документы руководителем ФАС России или его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.
Обязательному утверждению подлежат следующие виды документов:
положения (о структурных подразделениях, коллегиальных органах и т.д.):
структура и штатное расписание центрального аппарата ФАС России;
текущие и перспективные планы;
правила, инструкции;
формы унифицированных документов;
сводная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России;
акты;
протоколы;
командировочные задания и отчеты о командировках;
сдаточные описи на дела постоянного срока хранения.
Документы утверждаются оформлением реквизита "гриф утверждения" или изданием распорядительного документа (приказа) в случаях, когда введение в действие документа требует дополнительных действий, предписаний или решения коллегиального органа.
Утверждение документа производится после его подписания.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
антимонопольной службы
__________ И.Ю. Артемьев
Дата
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ФАС России
от _____________ N ______
2.6.6. Заголовок к тексту документа.
Служебные документы должны иметь заголовок к тексту независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются только извещения, телеграммы и телефонограммы.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?): "о выделении...", "об изменении..." и т.п., или "чего?" ("кого?"): "Должностная инструкция старшего специалиста 1 категории".
В заголовке к ответу на Поручение Правительства Российской Федерации после текста заголовка обязательно указывают дату и номер поручения.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим документ.
В конце заголовка точка не ставится.
2.6.7. Текст документа.
Текст служебного письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основание создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, организацию-автора или фамилию физического лица, дату, регистрационный номер (если они не указаны в реквизитах бланка), заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах ФАС России (приказах) и во внутренних документах (служебных, докладных записках), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа: "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.
В документах коллегиальных органов ФАС России текст излагается от третьего лица единственного числа: "постановляет", "решил" и т.д.
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: "приказываем", "решили" и т.д.
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: "слушали", "выступили", "решили".
В служебных письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа: "просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...";
от первого лица единственного числа: "прошу выслать...", "считаю необходимым" и т.д.;
от первого лица единственного числа: "ФАС России не возражает" и т.д.
2.6.8. Оформление приложений к документу.
Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Положение о центральном архиве ФАС России на 10
л. в 1 экз.
2. Положение о центральной экспертной комиссии ФАС
России на 5 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и
приложения к нему, всего на 30 л.
Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказам, правилам, инструкциям, положениям и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N ..." с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера через 1 интервал.
Например:
Приложение N 1
к приказу ФАС России
от __________ N ______
Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.
2.6.8. Подпись документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Начальник Аналитического управления Личная подпись А.Г. Сушкевич
Если руководитель ФАС России временно отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, временно (в соответствии с приказом) исполняющий его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, а к документу прилагается заверенная копия приказа о временном возложении обязанностей.
Если заместитель руководителя ФАС России, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, замещающий отсутствующего, в соответствии с утвержденным Временным распределением обязанностей между заместителями руководителя.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Заместитель Министра Заместитель Министра юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись А.Г. Цыганов
Члены комиссии Личная подпись С.Ю. Вершинин
Личная подпись О.А. Савинова
Наименование должности печатается от левого края поля без отступа. Расшифровку личной подписи печатают без скобок строчными буквами на уровне последней строки наименования должности и выравнивают по правому краю поля документа. Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами не делают, между инициалами и фамилией - один пробел.
2.6.9. Согласование документа.
Согласование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности документа, определения правильности отражения в документе решений, их соответствия законодательству, учета позиции структурных подразделений.
Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа.
При наличии нескольких грифов согласования их указывают на отдельном листе согласования, на месте, предназначенном для грифа согласования, делают пометку "Лист согласования прилагается".
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации при внешнем согласовании), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра транспорта Российской Федерации ____________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Дата
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами ФАС России;
с руководителями территориальных органов, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 N 498-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
коллегии ФАС России
от 29.09.2004 N 3
Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Визы на исходящем документе (письме) располагаются на лицевой стороне последнего листа копии документа (в окончательной редакции без исправлений) и включают в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
Виза на распорядительном документе включает в себя наименование структурного подразделения, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости (если визирует не начальник управления) указывается должность визирующего.
Например:
Административное управление Личная подпись А.В. Доценко
________________
(Дата)
или
Заместитель начальника Личная подпись Н.О. Сорокина
Правового управления
_________________
(Дата)
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Правовое управление Личная подпись А.Г. Аверкин
___________________
(Дата)
Замечания докладываются руководителю, подписывающему данный документ.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела и руководителем структурного подразделения (или его заместителем, если руководитель официально отсутствует).
Проект документа, представляемый на подпись руководителю ФАС России, должен быть обязательно завизирован заместителем руководителя, непосредственно контролирующим деятельность структурного подразделения, подготовившего данный документ.
Все проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, поступивших в ФАС России и подготовленных самой службой, должны быть завизированы заместителем руководителя ФАС России, координирующим и контролирующим деятельность Аналитического управления.
Обязательному визированию в Правовом управлении подлежат:
документы, содержащие правовую позицию ФАС России, основанную на Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законах, федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актах федеральных органов исполнительной власти, постановлениях, определениях и иных решениях Конституционного суда Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации, Высшего арбитражного суда Российской Федерации и иных вступивших в законную силу судебных решений;
документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации;
документы, направляемые в органы прокуратуры, иные правоохранительные органы;
документы, направляемые в судебные органы;
проекты нормативных правовых актов, разрабатываемых в ФАС России;
заключения ФАС России на проекты нормативных правовых актов, представляемых в ФАС России для согласования или для подготовки замечаний и предложений;
проекты приказов, инструкций, положений, правил ФАС России;
проекты договоров, контрактов, соглашений и иных сделок с участием ФАС России;
доверенности, выдаваемые ФАС России для представления интересов ФАС России в судебных органах;
протоколы, определения о возбуждении дел об административных правонарушениях.
Не подлежат обязательному визированию в Правовом управлении документы, подготовленные в Управлении контроля размещения государственного заказа по вопросам, связанным с применением законодательства о размещении заказа, и в Управлении контроля рекламы и недобросовестной конкуренции по вопросам, связанным с применением законодательства о рекламе и статьи 14 Федерального закона "О защите конкуренции", за исключением проектов нормативных правовых актов.
Правовой экспертизе в Правовом управлении подлежат докладные записки руководителю ФАС России о возбуждении дел о нарушении антимонопольного законодательства и законодательства Российской Федерации о естественных монополиях.
Обязательному визированию в Управлении контроля и административной реформы подлежат:
заключения по результатам служебных проверок, проводимых в ФАС России;
заключения и ответы по жалобам на действия (бездействие) должностных лиц ФАС России;
ответы на запросы правоохранительных органов и органов прокуратуры;
проекты документов о назначении и проведении контрольных мероприятий.
Обязательному визированию в Управлении международного экономического сотрудничества подлежат:
документы, направляемые в МИД России, посольства Российской Федерации, торговые представительства Российской Федерации, посольства и представительства зарубежных стран в Российской Федерации, международные организации, государственные органы зарубежных стран;
документы, направляемые в Минэкономразвития России, другим государственным органам и органам местного самоуправления Российской Федерации, а также хозяйствующим субъектам, касающиеся мер тарифного и нетарифного регулирования внешнеэкономической деятельности.
Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:
заместителями руководителя ФАС России - 2 рабочих дня;
подразделениями-соисполнителями - 2 рабочий день;
в Правовом управлении:
проекты нормативных правовых актов - 5 рабочих дней,
проекты остальных документов - 3 рабочих дня.
По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту, оформленных на отдельном листе.
Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня.
При несогласии исполнителя с замечаниями и предложениями должностного лица, визирующего проект документа, вопрос выносится на рассмотрение руководителя ФАС России или курирующего работу данного структурного подразделения заместителя руководителя ФАС России (служебная записка за подписью начальника управления) в течение 1 рабочего дня.
Проекты документов о назначении и проведении контрольных мероприятий визируются в течение 1 рабочего дня начальником структурного подразделения, инициирующего контрольное мероприятие, заместителем начальника Управления контроля и административной реформы и заместителем руководителя ФАС России, курирующим работу данного структурного подразделения.
В случае участия в контрольном мероприятии сотрудников нескольких структурных подразделений проекты вышеуказанных документов визируются также начальниками соответствующих управлений и заместителями руководителя ФАС России, курирующими данные управления.
Подготовка документов и их визирование осуществляется работником структурного подразделения, отвечающим за подготовку и проведение контрольного мероприятия (руководителем инспекции), с соблюдением условий конфиденциальности.
2.6.10. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. При этом печать обязательно должна закрывать часть наименования должности.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности:
акты (выполнения работ, списания, экспертизы и др.);
архивные справки;
гарантийные письма;
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дела в суде и арбитраже и др.);
договоры (о сотрудничестве, аренде помещения, материально-технической ответственности и др.);
заявки (на оборудование и т.д.);
заключения и отзывы ФАС России на диссертации и авторефераты;
запросы информации в депозитариях;
исполнительные листы;
командировочные удостоверения;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);
положение о ФАС России;
поручения (банковские, бюджетные и др.);
расчетные чеки;
реестры (чеков, бюджетных поручений);
смета расходов (на содержание аппарата управления и т.д.);
соглашения (трудовые и др.);
трудовые книжки;
удостоверения;
чековые книжки;
штатные расписания и изменения к ним.
На номерных бланках руководителя, его заместителей и ФАС России печать не ставится, кроме документов, названных выше.
2.6.11. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" на бланке проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения. В зависимости от содержания копия документа заверяется печатью Управления делами или Управления территориальных органов, кадров и государственной службы.
Например:
Верно
Заместитель начальника
Управления делами -
Начальник отдела-канцелярии Личная подпись И.В. Белянкина
_________________
(Дата)
Копии решений ФАС России по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений (на бланке) хозяйствующих субъектов и копии исходящих из Федеральной антимонопольной службы документов заверяет заместитель начальника Управления делами - начальник отдела-канцелярии (или его заместитель).
На заверенной копии ставится печать Управления делами.
Копии кадровых документов заверяет начальник Управления государственной службы и контроля государственной помощи или его заместитель, на копии ставится печать данного управления.
2.6.12. Отметка об исполнителе.
На исходящих документах обязательна отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа или, если места недостаточно, на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Например:
Н.И. Исаева
252-35-31
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.13. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается в электронной карточке входящего документа в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения делопроизводителем управления, в котором исполнен документ.
2.6.14. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждого листа документа и содержащая наименование файла на машинном носителе.