III. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

9. Документы, создаваемые в Агентстве, оформляются на бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые) установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата A4 (210 X 297), на стандартных листах бумаги формата A3 (420 X 297), A4 (210 X 297 мм), A5 (148 X 210 мм) и A6 (105 X 148) или с использованием электронных шаблонов бланков документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

На бумаге формата A3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

Бумагу форматов A6 и A5 допускается использовать для оформления указания по исполнению документа (резолюции) должностного лица.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое; 25 мм - верхнее; 24 мм - нижнее; 20 мм - правое.

10. В Агентстве применяются следующие бланки:

угловой бланк руководителя Агентства (приложение N 1);

угловой бланк первого заместителя руководителя Агентства (приложение N 2);

угловой бланк заместителя руководителя Агентства (приложение N 3);

общий продольный бланк письма Агентства (приложение N 4);

продольный бланк приказа Агентства (приложение N 5);

продольный бланк распоряжения Агентства (приложение N 6);

электронные шаблоны бланков документов.

Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланков документов оформляются в черном цветовом решении.

11. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Агентства, являются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения Агентства;

наименование должности;

справочные данные об Агентстве (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса и другие сведения);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Состав реквизитов документов определяется его видом и назначением.

Документ в электронном виде должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

12. Бланки документов Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются Управлением делами Агентства на основании заявок отдела делопроизводства на их изготовление. Управление делами оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и передачу в отдел делопроизводства изготовленных бланков документов по журналу учета поступления бланков (приложение N 7).

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка.

Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков в структурные подразделения Агентства (приложение N 7).

13. Бланки документов Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются под роспись в журнале выдачи бланков.

14. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Испорченные бланки возвращаются в отдел делопроизводства по реестру передачи испорченных номерных бланков ежемесячно (приложение N 8).

Решение об уничтожении испорченных бланков Агентства принимается на заседании Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК).

15. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем Агентства.

16. Документы, создаваемые в Агентстве должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

16.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Агентства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Агентства".

16.2. Наименование Агентства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Федеральном агентстве научных организаций, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2013 г. N 959 (далее - Положение об Агентстве).

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

16.3. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Агентства, бланк письма первого заместителя руководителя Агентства, бланк письма заместителя руководителя Агентства).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Агентства.

16.4. Справочные данные об Агентстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, интернет-адрес.

16.5. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

16.6. Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках приказов и протоколов.

16.7. Датой документа (поручения) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, поручение).

Дата документа (поручения) проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа (поручения), издаваемого совместно двумя или более органами власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа (поручения) оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2013 г.

16.8. Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения Агентства, управления Агентства, цифрового обозначения отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 007-7.4-14/46).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

16.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

16.10. Адресат

Документы адресуют органам власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Агентства постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

16.11. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, оформленных на бланках формата A5 и имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о применении печатей и штампов в Агентстве

Письмо (о чем?) О направлении информации

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, распоряжений, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.

16.12. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;

3-го лица единственного числа: Агентство полагает...; управление не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 <1>

--------------------------------

<1> При применении данного документа следует учитывать, что Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. N 636 утверждена новая структура федеральных органов исполнительной власти.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.

16.13. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам, письмам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другие), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

16.14. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

16.15. Согласование проекта документа с должностными лицами и работниками Агентства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На документах, подлинники которых помещаются в дела Агентства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приложение N 9).

В служебных письмах на бумажном носителе визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах на бумажном носителе (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При визировании документов посредством информационной системы электронного документооборота, лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).

В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, полистное визирование документов осуществляется в обязательном порядке.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания, мнения о проекте документа на бумажном носителе оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

16.16. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Не допускается подписывать (визировать) документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим временно обязанности в соответствии с приказом отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

16.17. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

16.18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

16.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: штамп "Копия верна", слово "Верно" (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Печать, как правило, захватывает часть наименования должности лица, заверившего копию.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

16.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, шрифт Times New Roman (размер шрифта 10 - 11).

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев

(499) 234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

16.21. Указания по исполнению документа формируются с помощью информационной системы электронного документооборота на бланках установленного образца (приложение N 10), прикрепляются к регистрационной контрольной карточке (далее - РКК) и являются неотъемлемой частью документа.

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Указания по исполнению документов могут выдаваться в форме электронных сообщений, подписанных ЭП.

16.22. Отметка о контроле документа проставляется на указаниях по исполнению документов к документам, поставленным на контроль. При постановке документа на контроль на указании по исполнению документов ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа. Информация о постановке документа на контроль фиксируется в РКК документа.

16.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля "Номер дела" РКК в информационной системы электронного документооборота.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

16.24. Отметка о поступлении документа на бумажном носителе в Агентство проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит дату поступления и входящий номер документа.

17. Подготовка, оформление нормативных правовых актов Агентства осуществляются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88, с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 мая 2009 г. N 155, Регламентом Федерального агентства научных организаций, утвержденным приказом Федерального агентства научных организаций от 26 июня 2015 г. N 23н.

17.1. Нормативные правовые акты Агентства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Агентства в пределах его компетенции.

17.2. Нормативные правовые акты издаются Агентством в пределах его компетенции в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.