Заявление о перечислении денежного аванса на командировочные расходы

Заявление о перечислении денежного аванса на командировочные расходы – это документ, с которым работник может обратиться в адрес работодателя, попросить перечислить денежные средств на зарплатную карту авансом за несколько дней до поездки. Сегодня мы разберемся, каким образом рассчитываются командировочные средства, выдаются сотрудникам, как за них придется отчитываться.

Командировочные расходы

Под командировочными расходами понимаются денежные средства, которые организация-работодатель выделяет своему сотруднику, чтобы тот мог отправиться в служебную поездку. Сюда включается транспорт до места работы, проживание и питание. Любые дополнительные расходы по типу досуга после рабочего дня возлагаются уже на самого работника, ведь являются факультативными. Компания-работодатель в ответственности исключительно за удовлетворение базовых потребностей своего сотрудника.

Размер командировочных расходов рассчитывается бухгалтерией на основании заключенных с контрагентами договоров, индекса потребительских цен в регионе, в который и направляется командируемый. Так, руководство фирмы должно заблаговременно решить следующие вопросы:

• когда и на чем сотрудник будет добираться до места работы в командировке;
• где он будет жить и в каких условиях;
• на какие средства питаться.

Цены на общепит могут существенно разниться от региона к региону. Например, если средний обед в столовой где-нибудь на Урале стоит порядка 250-300 рублей, то на дальнем востоке цены выше в два и более раза. Следует учитывать эти факторы при расчете размера суточных. По идее, работнику должно хватать на три полноценных приёма пищи в течение дня: завтрак, обед и ужин.

Выделение средств

На практике существует несколько способов обеспечения сотрудников командировочными средствами, а именно два:

• выделение командировочных авансом;
• расчет по факту возвращения.

Первый вариант видится более честным и прозрачным. Здесь работодатель выдаёт сотруднику денежные средства за несколько дней до поездки, а уже по факту возвращения на место работы командируемому придется отчитаться за каждый потраченный рубль. Те деньги, за которые отчитаться не вышло, придется компенсировать из своего кармана. Такой способ выделения командировочных называется авансовым.

Второй вариант предполагает, что работник будет тратить в служебной поездке свои личные деньги, а уже потом, по факту возвращения из командировки, работодатель всё компенсирует. Как правило, здесь речь идёт исключительно о суточных и питании, ведь едва ли есть какой-то смысл оставлять на усмотрение сотрудника вопросы питания и транспортировки.

Каким бы вариантом ни пользовалась бухгалтерия организации, к командировочным расходам работнику следует подойти со всей ответственностью. Необходимо понимать, что эти деньги выделены на конкретные цели, являются подотчетными.

Отчетность

Как мы уже сказали ранее, за каждый потраченный в командировке рубль придется отчитаться. Это правило актуально как для авансового расчета, так и для фактического. По факту возвращения из служебной поездки работник должен зайти в бухгалтерию и предоставить её представителям все имеющиеся на руках отчетные официальные бумаги. Сюда относятся чеки, квитанции, договоры, накладные и так далее. Кстати, за суточные отчитываться нет необходимости, ведь человек в принципе не может прожить без пищи. В теории работник может питаться и в более дорогих заведениях, на которые командировочные рассчитаны не были, добавляя разницу из своего кармана.

Крайне важно сохранять каждый чек и каждый договор с покупок и соглашений, ведь, если мы не сможем предоставить отчет в бухгалтерию, придется вкладывать деньги из своих.

Также отметим, что при выделении денежных средств авансом может сложиться ситуация, в которой останутся излишки. Это деньги, по идее, должны быть возвращены работодателю, однако он не имеет права вычесть их из зарплаты сотрудника самостоятельно. Для этого человеку потребуется написать заявление, в котором он укажет, что не возражает относительно удержания из его зарплаты энной суммы в счет возврата неистраченных командировочных средств.

Инструкция по составлению заявления

Заявление о перечислении денежного аванса на командировочные расходы мы бы посоветовали начать составлять с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании-работодателя, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО работника-заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Следующим шагом обращаемся к руководству и со ссылкой на приказ директору о направлении вас в командировку просим выделить денежные средства на командировочные расходы авансом. Кстати, работник вправе самостоятельно определить, в какой форме получить командировочные на поездку: наличными или безналом, переводом на зарплатную карту. Второй вариант видится более удобным и безопасным, ведь утрачивается всякая вероятность потерять деньги.

Примерный образец