Заявление на выдачу справки об обучении по электронной почте – это документ, с которым студент образовательного учреждения может обратиться в адрес его руководства, попросить подготовит подтверждающую сам факт обучения образовательную бумагу в цифровом варианте. Сегодня мы разберемся, что представляет собой справка об обучении, чем физический экземпляр отличается от цифрового, как обратиться с подобной официальной бумагой.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Образец заявления на выдачу справки об обучении по электронной почте
Бланк заявления на выдачу справки об обучении по электронной почте
Справка об обучении
Справка об обучении представляет собой документ, способный подтвердить сам факт обучения гражданина в образовательной организации. Если проводить аналогии с трудовой сферой, то это справка с места работы, но только от университета.
Подтверждение факта обучения может пригодиться в самых разнообразных местах. Рассмотрим несколько из них.
Во-первых, такая справка нужда государственным служащим при заполнении ежегодной декларации и сдаче соответствующих отчетов. Как правило, речь идёт об обучении их детей в институтах.
Во-вторых, справка может понадобиться при трудоустройстве студента в период обучения. Некоторые работодатели просят предоставить академическую справку вместо справки от обучения, хотя кому-то достаточно и самого факта получения знаний без документа с оценками по конкретным дисциплинам.
В-третьих, статус студента позволяет гражданам получать различные государственные пособия, участвовать в государственных программах. Для того, чтобы сотрудники соответствующего государственного ведомства смогли включить вас в списки, им придется предоставить справку об обучении.
Также многие частные коммерческие организации предоставляют студентам всевозможные бонусы и скидки, однако и здесь придется подтвердить свой статус. Конечно, в большинстве случаев студенты предъявляют студенческие билеты, однако надлежаще оформленная справка об обучении тоже подойдет.
Электронная справка
Справка об обучении является подтверждающим факт документом, а значит, должна быть оформлена соответствующе. Сейчас, когда информационные технологии постоянно развиваются, нет необходимости запрашивать в деканате именно физический экземпляр справки. Если официальная бумага будет заверена электронной цифровой подписью декана, её электронный вариант получит юридическую силу в полном объеме. Это крайне удобно для студентов очной формы обучения, на постоянно основе проживающих в другом регионе или населенном пункте, отличном от головного офиса университета, а также для студентов дистанционных ВУЗов, которые приезжают в институт лишь единожды для сдачи итогового государственного экзамена.
Сама справка печатается сотрудниками деканата на обычном принтере, сканируется, а затем через специальную программу заверяется электронной цифровой подписью. Каждая ЭЦП имеет свой уникальный номер, а значит, проверить достоверность справки не составит особого труда. Более того, едва ли кто-то захочет заниматься подделкой документов в случае со правкой об обучении в университете или колледже.
Форма документа
Заявление на выдачу справки об обучении по электронной почты студенту образовательного учреждения, вероятнее всего, придется формировать в свободной форме. Для этого обучающемуся потребуется освежить в памяти общие правила делового документооборота, научиться применять их на практике.
В силу того, что в ответ мы хотим получить именно электронную версию справки, подавать заявление мы также будем в электронном формате. Для составления документа нам потребуется компьютер и набор базовых офисных программ. Более того, мы не можем направить на почту ВУЗа текстовый документ, ведь на нем не будет нашей подписи. В любом случае придется распечатать электронный экземпляр заявления, заверить его автографом заявителя, отсканировать на принтере и только в таком виде передавать в работу.
Оставленный на бумаге автограф должен быть «живым», оставленным студентом собственноручно. По идее, подпись должна быть такой же, как и в студенческом билете, чтобы у сотрудников университета не возникло дополнительных вопросов. В теории заявление могло прийти на электронную почту и от злоумышленников, действующих в своих корыстных интересах.
Рассказываем, как составить заявление
Заявление на выдачу справки об обучении по электронной почте мы начнем составлять с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование образовательного учреждения, ФИО и должность его руководителя. Затем здесь же, сделав отступ с нового абзаца, обозначим ФИО студента, номер его академической группы. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, то есть не предназначено для выхода за пределы образовательного учреждения, указывать более подробные реквизиты по типу паспортных данных, ИНН и ОГРН нет никакой необходимости.
Ниже по документу мы обращаемся к руководству образовательного учреждения, просим подготовить справку об обучении на наше имя, направить её по следующему адресу электронной почты. В принципе, на этом процесс составления основного содержательного блока подходит к завершению. Нам осталось лишь заверить всё вышеизложенное своей подписью, проставить дату формирования официальной бумаги.
Примерный образец
Сложно назвать, в какие конкретно сроки университет отработает ваше обращение и подготовит соответствующую справку. По идее, временной промежуток может быть установлен один из локальных актов образовательного учреждения. Здесь всё будет зависеть от занятости сотрудников, в теории можно удовлетворить просьбу студента и в течение одного рабочего дня.
