Служебная записка о замене компьютера

Служебная записка о замене компьютера – это документ, с которым работник деловой офисной сферы может обратиться к системному администратору, заведующему по АХЧ или непосредственно директору компании с просьбой по замене рабочего устройства. Сегодня мы разберемся, в каких случаях обычно просят заменить рабочий персональный компьютер, какие решения по факту обращения может принять руководство, как правильно сформировать официальную бумагу.

Компьютеры на работе

Офисные компьютеры, используемые сотрудниками для работы, стоят на бухгалтерском учете компании, а значит, для того чтобы списать старое устройство и приобрести новое, потребуется провести определённые бумажные махинации. Заниматься всей этой работой будут сотрудники бухгалтерии при участии заведующего по административно-хозяйственной части. Самого работника, взаимодействующего с неисправным компьютером ежедневно, мало волнуют бюрократические моменты, ведь из-за некачественного оборудования страдает результат его работы.

Компьютер для работы в офисе собирает специфическим образом, и вот почему. Сам по себе персональный компьютер – это конструктор, то есть набор функционирующих вне зависимости друг от друга деталей. Если что-то одно сломалось, нет нужды менять весь системный блок, ведь достаточно будет установить причину проблемы и заменить одну или несколько запчастей. Как бы то ни было, сигнализировать о проблеме нужно сразу же, как только она появилась. Возможно, специалистам удастся «реанимировать» устройство, и оно начнет соответствовать современным стандартам.

Проблемы с ПК

Проблемы с офисными ПК не только препятствуют адекватному выполнению работы, но также нервируют сотрудников, делают их раздражительными. Мало кому приятно, когда рабочий процесс замедляется или вовсе останавливается из-за постоянных зависаний и вылетов программ.

По идее за тем, чтобы такого не происходило, должен следить системный администратор. Можно сказать, что этот человек является специалистом по компьютерам, разбирается не только в «железках», но также и программах. В большинстве случаев решить проблему с зависающим компьютером удаётся без замены каких-либо деталей, ведь достаточно просто почистить операционную систему или обновить её.

Офисному работнику погружаться в детали ремонта нет необходимости, ведь его трудовая функция заключается не в этом. Единственное, что потребуется сделать, - надлежащим образом сообщить ответственному лицу о наличии проблемы, ждать результата.

Служебная записка

Служебная записка является официальной бумагой из внутреннего документооборота компании, а значит, она никогда не покинет пределов предприятия. Сформировать и заявить документ может фактически любой работник, недовольный своим компьютером, будь то кадровик, юрист или заместитель директора. «Служебки» бывают вертикальными и горизонтальными, однако в нашем случае это деление неприменимо, так как официальные бумага будет адресоваться профильному специалисту, вне зависимости от его положения в корпоративной иерархии.

Специалист, получивший «служебку», должен в ближайшее время забрать проблемный персональный компьютер на диагностику, установить проблему, решить её и вернуть устройство на место. В тех случаях, когда поломка окажется действительно серьезной, потребуется просить руководство компании выделить денежные средства на ремонт запчастей или приобретение новых. Иногда организация может отказать по причине нехватки бюджетов.

Бухгалтерские нормативные правовые акты выделяет причины для списания оборудования, не позволяя избавляться от исправных устройств без повода. Среди причин фигурирует «моральное устаревание». Старый компьютер смело можно подвести под эту формулировку. В наше время компьютерные технологии развиваются ежегодно, использование ПК 2010 года может доставлять множество неудобств.

Рассказываем, как правильно оформить «служебку»

Трудовой кодекс Российской Федерации, равно как и любой другой нормативный правовой акт, не содержат в себе каких бы то ни было указаний по формированию служебных записок, что позволяет составлять их в произвольном виде. Иногда на предприятиях разрабатывают и закрепляют собственные бланки для удобства работников и придания документообороту единообразия. Если шаблонов в вашей компании не оказалось, всегда можно воспользоваться чистым листом бумаги и сделать всё самостоятельно.

В правом верхнем углу листа бумаги укажем, кому и от кого подаётся «служебка». Предварительно лучше уточнить, кто в вашей компании занимается ремонтом персональных компьютеров. В дательном падеже прописываем ФИО ответственного сотрудника, занимаемую им должность. Далее по тексту в родительном падеже обозначим аналогичный набор сведений об авторе записки.

Ниже по документу начинаем разъяснять суть проблемы. Здесь мы должны прописать, что конкретно нас не устраивает в работе служебного компьютера, какие неудобства это нам доставляет. Чем более детально описать проблему, тем лучше системный администратор поймет суть вопроса, скорее разрешит сложившуюся ситуацию. Ссылаемся на зависания системы, вылеты программ, ошибки в работе и так далее.

В завершение работы с документом исполнитель «служебки» оставляет дату её формирования, заверяет всё вышеизложенное своей подписью с расшифровкой. В таком виде официальную бумагу можно передавать на рассмотрение компетентному лицу.

Примерный образец