Служебная записка на удержание из заработной платы – это документ, с которым сотрудники предприятия могут обратиться к руководителю компании с инициативой по удержанию из зарплаты работника денежных средств. Сегодня мы расскажем, в каких случаях может потребоваться подобная официальная бумага, кто её составляет, как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Удержания из зарплаты
Трудовой кодекс Российской Федерации запрещает работодателю удерживать денежные средства из заработной платы своих работником по любым основаниям, кроме выплаты НДФЛ и судебных исполнительных документов. Налоги за своих сотрудников организации выплачивают самостоятельно. Что касаемо исполнительных документов, более подробную информацию можно подчерпнуть в ФЗ «Об исполнительном производстве». Если подчинённый задолжал денег, а суд это подтвердил, взыскатель имеет право обратиться к работодателю с исполнительным документом, потребовать удерживать часть заработной платы в свою пользу в счет исполнения обязательств.
Во всех остальных случаях удерживать деньги из зарплаты категорически запрещается. Если работник по ошибке бухгалтера получил лишнюю зарплату, не отгулял отпуск, в который уже ушел, или иным способом завладел денежными средствами, которые не принадлежат ему на законных основаниях, организация не сможет взыскать их в принудительном порядке. Здесь открывается две опции: попросить сотрудника написать служебную записку на удержание из заработной платы от своего имени либо подавать на него в суд со всеми подтверждающими документами.
Вариант со служебкой выглядит значительно проще в исполнении, однако далеко не всегда работники согласны отвечать взаимностью на подобные предложения работодателя. В любом случае без записки процедура не получит своего развития.
Служебная записка
Служебная записка на удержание из заработной платы может подаваться как непосредственно самим сотрудником, получившим лишние денежные средства, так и кем-то из руководящего состава организации. Разберемся, как эти случаи выглядят на деле.
В первой ситуации всё знакомо и прозаично. Представители организации в устной форме разъясняют работнику, что он необоснованно завладел принадлежащими не ему денежными средствами, должен их возвратить, предлагают самостоятельно и добровольно составить соответствующую служебную записку. Если человек согласен, он формирует служебку, передаёт её на рассмотрение директору или главбуху, а те в свою очередь на её основании проводят удержание. В частности, директору потребуется издать соответствующий приказ, а бухгалтеру – провести финансовые операции через бухгалтерию.
Рассмотрим второй вариант, когда со служебкой обращается другой человек. Как правило, это кто-то из представителей бухгалтерии либо непосредственный руководитель сотрудника, получивший лишние деньги. Служебка всё так же адресуется директору. В ней исполнитель разъяснит руководителю сложившуюся ситуацию, выразит необходимость удержать из зарплаты человека часть денежных средств по тем или иным основаниям. В дальнейшем уже директор поручит кадровику провести с подчинённым беседу, убедить его сформировать свою служебку, решить вопрос мирным путём.
Форма документа
Форма служебной записки на удержание из заработной платы не утверждается на законодательном уровне, что позволяет формировать её в произвольном виде. Это крайне удобно, ведь работникам не придётся тратить лишнее время на поиск актуальных ныне шаблонов. Следует иметь в виду, что каждая организация обладает возможностью самостоятельно сформировать бланк и закрепить его на локальном уровне. Использование фирменных бланков компании делает её документооборот более целостным и единообразным.
Как бы то ни было, если в вашей фирме ничего о фирменных бланках не слышали, всегда модно составить служебку в свободной форме. Для этого нам потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой. В качестве альтернативного варианта допускается исполнить документ в печатном виде.
Инструкция по составлению служебки
Служебная записка на удержание из заработной платы является деловой бумагой, а значит, должна формироваться в соответствии с общепринятой структурой. В частности, речь идёт о шапке, основном содержательном блоке с обращением к директору и разъяснением сути вопроса, дате формирования и подписи ответственного сотрудника. Разберемся, как правильно всё оформить.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать, кому и от кого заявляется служебка. В дательном падеже пропишем ФИО директора фирмы, её полное наименование с указанием на организационно-правовую форму. Затем в родительном падеже обозначим ФИО и должность сотрудника, заявляющего служебку.
Ниже по документу уважительно обращаемся к руководителю и поэтапно разъясняем сложившуюся ситуацию. Утверждаем, что работник компании по тем или иным причинам получил лишние денежные средства, которые ему не принадлежат, выражаем необходимость возвратить их обратно в бюджет фирмы. Если служебка составляется от имени самого работника, из зарплаты которого должны удерживать средства, соглашаемся на удержания в соответствии с нормами ТК РФ.
В завершение работы с документом ставим дату его формирования, а также заверяем всё вышеизложенное подписью исполнителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). В таком виде служебку можно назвать полностью сформированной и готовой к передаче на рассмотрение.
Примерный образец
