Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией – это распорядительный документ, в соответствии с которым часть времени отдыха работника заменяется на денежный эквивалент. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Замена отпуска денежной компенсацией

Статья 126 Трудового кодекса предусматривает возможность замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Однако тут есть свои тонкости. Во-первых, можно заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Во-вторых, такой возможности лишены беременные женщины и несовершеннолетние работники (до 18 лет). Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что уйти в отпуск – это скорее обязанность сотрудника, чем его право. Работодатель не имеет никакой законной возможности лишать своих подчинённых времени отдыха.

Согласие сторон

Формулировка статьи 126 ТК РФ звучит следующим образом: «часть отпуска может быть заменена». Следовательно, процедура требует согласия обеих сторон трудового договора. Сотрудник не имеет права требовать замены в одностороннем порядке. То же касается и работодателя. Процедура всегда начинается с соответствующего заявления подчинённого на имя руководителя организации, в котором он просит компенсировать неиспользованную часть отпуска. Директор в теории может отказать. Рекомендуется предварительно обговорить этот момент с начальником, а только потом писать заявление.

Процедура

Если согласие было получено, руководитель издаёт приказ о замене отпуска деньгами, отдаёт распоряжение бухгалтеру рассчитать конкретную денежную сумму и выплатить её работнику. Размер вознаграждения зависит от количества календарных дней. Сотрудник должен будет расписаться в приказе. Закон о труде обязывает знакомить подчинённых со всей документацией, издаваемой в их отношении.

Кто пишет приказ

В теории написать распоряжение может абсолютно любой сотрудник организации, умеющий работать с официальными бумагами. На практике руководитель крайне редко самостоятельно составляет приказы. Обычно он поручает эту задачу кому-то из своих подчинённых. Это может быть бухгалтер, кадровик или секретарь. В данном случае имеет смысл доверить написание документа кадровику или бухгалтеру, так как именно им придётся фактически выполнять распоряжение. Сотруднику кадровой службы придётся внести изменения в график отпусков, а бухгалтеру осуществить расчёты и совершить выплату.

Директор должен получить на стол уже итоговый вариант распоряжения на проверку. Если начальника всё устроит, на документе появится его автограф.

Основание и обоснование

Каждый приказ директора организации должен стоять на основании и обосновании. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае это будет заявление от сотрудника и статья 126 Трудового кодекса. В качестве обоснования прописывают реальную причину принятия решения. Только при наличии этих двух факторов документ будет иметь юридическую силу.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти не предъявляют особых требований к распорядительной документации организаций. Руководители предприятия вправе составлять свои приказы в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Приказ о замене отпуска денежной компенсацией не является исключением из общего правила.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:

• деловой стиль языка;
• наличие основания и обоснования;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• подписи всех упомянутых в тексте приказа лиц;
• автографы подлежат расшифровке.

Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации-работодателя, так как на нём по умолчанию прописаны реквизиты компании. При отсутствии такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, прописав сведения о фирме вручную.

Что касаемо изложения текста, то здесь всё стандартно. Ответственному за составление распоряжения сотруднику на выбор предлагается два варианта: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. По общему правилу оба варианта будут обладать равной юридической силой. На практике предпочтение обычно отдаётся именно печатной форме.

Пошаговая инструкция по составлению распоряжения

Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке приказа прописываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Затем присваиваем настоящему распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Второй шаг – мотивировочная часть. Здесь необходимо сослаться на полученное от работника заявление, указав его реквизиты (дата), а также на статью 126 Трудового кодекса.

Третий шаг – распорядительная часть. Ниже по документу пишем слово «приказываю» и по пунктам отдаём следующие распоряжения:

• заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска работника денежной компенсацией. Прописываем точное количество календарных дней;
• кадровику внести изменения в график отпусков;
• бухгалтеру осуществить расчёт компенсации и перечислить её работнику тем же способом, что и выдаётся заработная плата (наличными в кассе или посредством перевода на банковскую карту);
• возлагаем контроль за исполнение приказа. Эти полномочия может взять на себя руководитель фирмы лично.

Примерный образец

Четвертый шаг – подписание. Ознакомиться с содержанием приказа должны все упомянутые в нём лица: кадровик, бухгалтер, работник. Автографы подлежат обязательной расшифровке. Также на официальной бумаге должна появиться подпись директора, придающая ей юридическую силу. Документ должен храниться вместе с распорядительной документацией.