Акт приёма-передачи технической документации – это документ, подтверждающий, что одна сторона передала другой те или иные официальные бумаги, отражающие текущее состояние объекта. Процедура должна быть оформлена документально.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Техническая документация
Под технической документацией принято понимать набор официальных бумаг, отражающих текущее состояние объекта. Речь может идти о помещении, транспортном средстве, оборудовании и так далее. В качестве такой документации выступают различные акты осмотра, акты приёмки, паспорта, акты проверки отдельных элементов.
Распространение
Техническая документация следует за объектом, в отношении которого она была составлена. Следовательно, приём-передача осуществляется при отчуждении имущества, при его переходе к новому собственнику. Так новый владелец получит полную картину по вновь приобретенному объекту, сможет поставить его на учёт, запустить в эксплуатацию.
Представители государственных надзорных инстанций, пришедшие на предприятие с проверкой, могут затребовать предоставить техническую документацию на имущество. Как правило, это касается систем пожарной безопасности (сигнализация), системы вентиляции и иных инженерных коммуникаций.
Стороны
Сторонами выступают любые лица, обладающие правоспособностью для заключения гражданско-правовых сделок. Речь может идти о договоре купли-продажи, дарения и так далее. Контрагенты могут быть представлены как в виде как юридических, так и физических лиц, в том числе не связанных с предпринимательской деятельностью.
Роль акта
Если договор лишь выражает намерения сторон совершить те или иные действия, то акт приёма-передачи подтверждает фактическое исполнение обязательств. Документ не является самостоятельным, а выступает лишь приложением к заключённому между сторонами договору. В теории всю процедуру можно провести через одну официальную бумагу, указав в акте приёма-передачи объекта следующую за ним техническую документацию. Однако вариант с двумя обособленными документами видится более надёжным.
Подписывая акт, стороны отказываются от взаимных претензий. Любое дальнейшее разбирательство может происходить исключительно в судебном порядке. Заверенная представителями сторон официальная бумага выступит на суде весомым доказательством.
Кто составляет официальную бумагу
Закон не содержит чёткого указания на сторону, в обязанности которой должно войти составление акта приёма-передачи. Этот момент контрагенты вольны решить в индивидуальном порядке. На практике написанием документа занимается представитель передающей стороны, отчитываясь перед получателем.
Необходимо учесть, что не всегда официальную бумагу составляет и заверяет автографом один и тот же человек. Для подписания лицу необходимо обладать соответствующими полномочиями, подтверждающимися документально. Речь идёт об уставе общества или оформленной от имени руководителя предприятия доверенности для юридических лиц и о паспорте гражданина для физических, включая ИП. В тексте акте должна быть оставлена ссылка на уполномочивающий документ.
Форма документа
В настоящий момент любой документ, призванный урегулировать взаимоотношения между контрагентами в рамках гражданско-правовой сделки, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи технической документации относится к этой категории официальных бумаг и не является исключением из общего правила. Сотрудники предприятия вправе самостоятельно разработать шаблон и пользоваться им на постоянной основе.
Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования. К ним относят:
- указание реквизитов (дата, место, номер);
- автографы представителей должны быть расшифрованы;
- деловой стиль языка;
- соблюдение конкретной структуры (шапка, предмет, подписи).
Написать акт следует на чистом листе бумаги формата А4. Изложить содержание можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает составитель с учётом мнения контрагента, а также с оглядкой на особенности документооборота предприятия. Необходимо учесть, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. В подавляющем большинстве случаев стороны отдают предпочтение именно печатной форме.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
Для удобства работы с официальной бумагой разделим её на четыре условных составляющих: реквизиты, сведения о сторонах и их представителях, предмет соглашения и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В правом верхнем углу листа бумаги отметим, что документ является приложением к заключённому между сторонами договору, оставив на него ссылку. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.
Следующим шагом прописываем сведения о контрагентах и их представителях:
- наименования организаций со ссылкой на организационно-правовые формы или ФИО физ. лиц;
- ФИО и должности представителей;
- ссылки на уполномочивающие официальные бумаги.
Ниже по документу стороны утверждают факт приёма-передачи пакета технической документации, обозначают его полный перечень. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы. В такой форме можно максимально информативно отобразить информацию. Здесь же отмечаем, что стороны взаимных претензий не имеют, а также количество составленных актов.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить представители сторон, после чего документ обретёт должную юридическую силу.
