10.3. Организация оперативного хранения документов
10.3. Организация оперативного хранения документов 
10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования - в отделах, управлениях и отделах территориальных органов ФССП России.
Начальники отделов, управлений центрального аппарата, руководители территориальных органов ФССП России, работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
10.3.1.1. Дела хранятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и солнечного света.
10.3.1.2. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
10.3.1.3. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.
10.3.2. Выдача дел другим управлениям центрального аппарата ФССП России производится с разрешения начальника управления.
10.3.2.1. Выдача дел работникам отделов, управлений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение N 45). В ней указываются отдел, управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и обратном приеме дела.
Документы выдаются с оформлением листа-заместителя (Приложение N 45). Листы-заместители хранятся в делах до возвращения документа.
10.3.2.2. Дела и документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, управлениях, выдаются во временное пользование работникам других управлений, ответственным за делопроизводство, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
10.3.2.3. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Директора или его заместителя, курирующего Управление делопроизводства, по актам.
10.3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Директора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
