10.1. Составление номенклатур дел
10.1. Составление номенклатур дел 
10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ФССП России, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, положениями о ФССП России, об управлениях центрального аппарата и территориальных органах ФССП России, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Перед составлением номенклатуры в обязательном порядке изучаются документы, образующиеся в деятельности ФССП России, их виды, состав и содержание.
10.1.3. В ФССП России составляются номенклатуры дел управлений центрального аппарата (Приложение N 40) и сводная номенклатура дел ФССП России (Приложение N 41).
10.1.4. Номенклатура дел управления центрального аппарата ФССП России составляется не позднее 15 ноября текущего года работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и Управлением делопроизводства, подписывается начальником данного управления и представляется в архив.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делопроизводства.
10.1.5. Сводная номенклатура дел центрального аппарата ФССП России составляется Управлением делопроизводства на основе номенклатур дел управлений центрального аппарата ФССП России при методической помощи архива.
10.1.6. Сводная номенклатура ФССП России подписывается начальником Управления делопроизводства, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) ФССП России, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается не позднее конца текущего года Директором.
Согласовывается сводная номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре ФССП России.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел управления центрального аппарата ФССП России получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делопроизводства. Второй используется в Управлении делопроизводства в качестве рабочего. Третий применяется в архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
10.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом ФССП России.
10.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ФССП России.
10.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел центрального аппарата ФССП России являются названия управлений центрального аппарата ФССП России. В сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ФССП России. Раздел Управления делопроизводства располагается первым для удобства пользования сводной номенклатурой.
10.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ФССП России.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ФССП России цифрового обозначения управлений центрального аппарата ФССП России и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры данного управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 08-05, где 08 - обозначение управления центрального аппарата ФССП России (соответствует Управлению делами), 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
В сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в разных управлениях центрального аппарата ФССП России; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Российской академией государственной службы при Президенте Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей по вопросам, отнесенным к ведению ФССП России".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовые планы финансовых мероприятий";
"Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
10.1.14. Если в течение года в ФССП России возникают новые документированные участки работы, то наименования и индексы дел, не предусмотренных номенклатурой, дополнительно вносятся в нее. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры могут оставляться резервные номера.
10.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
