5.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

5.1.1. Формирование документального фонда Судебного департамента осуществляется Управлением делами и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в центральный архив Судебного департамента.

5.1.2. Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством об архивном деле, Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

5.1.4. В Судебном департаменте составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Судебного департамента.

5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента (приложение N 28 к Инструкции) на очередной год составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с управляющим делами и работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами до 1 ноября текущего года.

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

5.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает, согласовывает и представляет в Управление делами номенклатуру дел подразделения для включения в номенклатуру дел Судебного департамента.

5.1.7. На основе номенклатур дел структурных подразделений Управлением делами ежегодно составляется номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 29 к Инструкции).

5.1.8. Номенклатура дел Судебного департамента визируется работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, подписывается управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), и ежегодно утверждается Генеральным директором Судебного департамента.

5.1.9. Номенклатура дел Судебного департамента печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел Управления делами номенклатуры дел, второй - используется в Управлении делами в качестве рабочего экземпляра, третий - применяется в центральном архиве Судебного департамента, четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Управлении делами в электронном виде.

5.1.10. После утверждения номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.11. Номенклатура дел Судебного департамента в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.12. В случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

5.1.13. Наименованиями разделов номенклатуры дел Судебного департамента являются наименования структурных подразделений.

Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Судебного департамента. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

5.1.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой "Для служебного пользования", отражающие все документируемые участки работы, включая справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.15. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

5.1.15.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Судебном департаменте цифрового обозначения структурного подразделения (приложение N 15 к Инструкции), отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 6-3-04, где:

6 - обозначение Управления делами;

3 - обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами;

04 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

5.1.15.2. Группы цифр индекса дела отделяются одна от другой с помощью тире.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

5.1.15.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

5.1.15.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

5.1.15.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

5.1.15.6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название структурного подразделения Судебного департамента (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

5.1.15.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.).

Например: "Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента".

5.1.15.8. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Например: "Протоколы заседаний коллегии Судебного департамента".

5.1.15.9. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование.

Например: "Переписка с управлениями Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по вопросам состояния зданий".

5.1.15.10. При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: "Переписка по вопросам государственной службы".

5.1.15.11. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

5.1.15.12. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, распорядительных документов Верховного Суда Российской Федерации, решений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями Судебного департамента. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.1.15.13. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

5.1.15.14. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень документов с указанием сроков их хранения, а при его отсутствии срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

5.1.15.15. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

5.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

5.1.17. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 28 к Инструкции).

5.1.18. Сведения о количестве и категориях заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляются в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись номенклатуры дел (приложение N 29 к Инструкции), которая передается в центральный архив Судебного департамента.