3.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.2.1. Документы, создаваемые Судебным департаментом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.2.3. При подготовке служебных документов на компьютере используется текстовый редактор "Microsoft Word" с применением шрифта "Times New Roman", размер шрифта N 13 или N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

При подготовке нормативных правовых актов применяется шрифт N 14.

При оформлении таблиц допускается использование шрифтов других размеров.

3.2.4. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

3.2.6. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.2.7. Контрастность печати документа должна обеспечивать его последующее качественное сканирование и копирование с использованием копировально-множительной техники.

3.2.8. Отдельные виды документов (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается оформлять от руки.

3.2.9. При оформлении документов от руки, визировании и подписании документов используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.

3.2.10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Судебного департамента, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального государственного органа;

в) наименование структурного подразделения федерального государственного органа;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном государственном органе;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

3.2.11. Кроме перечисленных в пункте 3.2.10 реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, "Эмблема Судебного департамента", отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2.12. При оформлении реквизитов документов следует руководствоваться следующими требованиями:

3.2.12.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Судебного департамента Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального государственного органа".

На бланках документов структурных подразделений Судебного департамента вместо Государственного герба Российской Федерации воспроизводится эмблема Судебного департамента в одноцветном варианте.

3.2.12.2. Наименование федерального государственного органа.

Наименование Судебного департамента (полное и сокращенное) помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".

Сокращенное наименование "Судебный департамент" помещается в скобках под полным наименованием.

3.2.12.3. Наименование структурного подразделения федерального государственного органа.

Наименование главного управления, управления или самостоятельного отдела Судебного департамента указывается на бланках документов структурных подразделений Судебного департамента под сокращенным наименованием Судебного департамента в точном соответствии с штатным расписанием Судебного департамента.

3.2.12.4. Наименование должности.

Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента).

Наименование должности лица указывается под сокращенным наименованием Судебного департамента.

3.2.12.5. Справочные данные о федеральном государственном органе.

Справочные данные о Судебном департаменте указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Судебного департамента, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.

3.2.12.6. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.12.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, решение коллегии).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства Судебного департамента при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. На докладных, служебных, объяснительных записках, заявлениях и т.п. дата оформляется ниже подписи.

При использовании цифрового способа, дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 18.01.2017.

При использовании словесно-цифрового способа оформления даты, месяц обозначается словом, например: 18 января 2017 г.

Дата приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола оформляется словесно-цифровым способом.

3.2.12.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа оформляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Судебном департаменте, цифровым или буквенно-цифровым способом.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер письма, докладной (служебной) записки состоит из буквенно-цифрового индекса (приложение N 15) и порядкового номера документа, отделенных друг от друга дефисом или косой чертой, например:

N СД-АГ/101, N СД-4/102, N вн.-4/103, где:

СД - буквенный индекс Судебного департамента;

АГ - буквенный индекс должностного лица;

вн. - буквенный индекс внутреннего документа;

4 - цифровой индекс структурного подразделения;

101, 102, 103 - порядковые номера документов.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12.9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

На служебных записках ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта оформляется выше реквизита "вид документа" от левой границы текстового поля. Например, ссылка на служебную записку Управления делами оформляется следующим образом:

На N вн.-6/74 от 15 марта 2017 г.

3.2.12.10. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (Москва) включается в бланки документов Судебного департамента, за исключением бланков писем, или указывается составителем при подготовке документа (кроме докладных, служебных, аналитических, объяснительных записок и т.п.).

3.2.12.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Лично" и т.п.) оформляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа, например:

3.2.12.12. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти и иные государственные органы, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, иной государственный орган, организацию или их структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, иного государственного органа, организации или его заместителю наименование органа или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

--------------------------------

<*> Здесь и далее в настоящей Инструкции обозначение инициалов имени, отчества (при наличии) и фамилии в соответствующем падеже. Может применяться в обратной последовательности, например: "Фамилия И.О.".

При адресовании документа руководителю подразделения органа государственной власти, иного государственного органа, организации или его заместителю, наименование органа или организации указывается в именительном падеже, наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже, например:

При адресовании документа в несколько структурных подразделений одной организации или несколько однородных организаций по спискам рассылки их названия указываются обобщенно, например:

или:

или:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные федеральные государственные органы, кассационные суды общей юрисдикции, кассационный военный суд, апелляционные суды общей юрисдикции, апелляционный военный суд, верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, другим постоянным корреспондентам.

3.2.12.13. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа и центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ
                                              Генеральный директор
                                              Судебного департамента
                                              при Верховном Суде
                                              Российской Федерации

                                              Личная подпись   И.О. Фамилия
                                              "__" __________ 2017 г.

При утверждении документа приказом, распоряжением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

3.2.12.14. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе на свободном от текста поле (в заголовочной части документа) или на специальном бланке резолюции (приложение N 19 к Инструкции), а также на отдельном листе с указанием входящего номера и даты документа, к которому оформлена резолюция.

Указания по исполнению документа, включенного в электронный документооборот Судебного департамента, оформляются в поле "Поручение" регистрационной карточки СЭД.

Указания по исполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей в дательном падеже, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом "(отв.)", является головным (ответственным) исполнителем поручения.

3.2.12.15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - это краткое изложение содержания документа.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк), телеграмм, телефонограмм, извещений, докладных (служебных) записок и других документов, оформленных на бланках или листах формата A5.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "О создании аттестационной комиссии".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Должностной регламент (кого?) ведущего специалиста.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов, подготовленных на бланках с продольным расположением реквизитов, заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.12.16. Текст документа.

В Судебном департаменте документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...коллегия решила...; Судебный департамент не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных государственным органом - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 мая 2015 г. N 449 "Об условиях хранения, учета и передачи вещественных доказательств по уголовным делам";

"В соответствии с Положением о социально-бытовой комиссии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденным приказом Судебного департамента от 28 февраля 2012 г. N 42, ...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.2.12.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, и обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на верхнем поле документа справа или на листе с резолюцией руководителя.

3.2.12.18. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем, докладных (служебных) записок и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах, докладных (служебных) записках отметка о приложении оформляется под текстом документа от границы левого поля. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа и центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю, например:

Приложения к правилам, инструкциям, положениям программам и другим подобным документам являются составной частью основного документа и имеют сквозную нумерацию страниц вместе с этим документом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то на утверждаемом документе в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения документа.

3.2.12.19. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Запрещается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. В этом случае в подготовленный проект документа вносятся соответствующие изменения.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

или:

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности руководителя по вакантной должности, подпись оформляется следующим образом:

или:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. На гарантийных письмах подпись главного бухгалтера является обязательной.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, руководителям органов государственной власти Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации и их заместителям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, подписываются Генеральным директором Судебного департамента или по его поручению заместителем Генерального директора Судебного департамента.

Письма, адресованные в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, иные органы и организации, подписываются Генеральным директором Судебного департамента, заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений Судебного департамента в пределах установленной компетенции.

Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента подписываются председателем коллегии или лицом, председательствовавшим на заседании коллегии.

Протоколы совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп подписываются лицом, председательствовавшим на совещании (заседании).

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Протокол заседания комиссии может подписываться лицом, председательствовавшим на заседании комиссии и секретарем комиссии.

Право подписи приказов и распоряжений, договоров (контрактов) заместителями Генерального директора Судебного департамента, руководителями структурных подразделений устанавливается настоящей Инструкцией и/или специальными актами Судебного департамента.

3.2.12.20. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи проставляется в виде специального штампа на документах, подписанных электронной подписью.

Отметка об электронной подписи содержит информацию о сертификате ключа электронной подписи и его владельце.

3.2.12.21. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись   И.О. Фамилия
Дата

или:

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

На утверждаемых документах гриф согласования может оформляться в левом верхнем углу документа, например:

Внешнее согласование документа при необходимости осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными государственными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый, пожарный и др.);

подведомственными организациями;

общественными организациями.

Внешнему согласованию документа должно предшествовать внутреннее согласование.

3.2.12.22. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Судебного департамента (внутреннее согласование) оформляется визой и означает согласие с содержанием визируемого проекта документа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Управляющий делами
Личная подпись   И.О. Фамилия
11.01.2017

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Судебного департамента, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения, решения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Судебного департамента, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю, а при недостаточности места - на оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Визирование документа может оформляться на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование проекта приказа оформляется визами на листе согласования включающими в себя наименование должности, фамилию, инициалы, личную подпись визирующего и дату.

В случае отсутствия лица, указанного в листе согласования, перед наименованием должности этого лица добавляются слова "Врио" (временно исполняющий обязанности) или "Зам." (заместитель), а в графе "Подпись" указываются инициалы и фамилия лица, визирующего проект приказа.

Приложение к проекту приказа, распоряжения, решения визируется руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласовано с учетом замечаний и др.)
Начальник Юридического отдела
Личная подпись   И.О. Фамилия
10.02.2017

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю для последующего доклада лицу, подписывающему документ.

Внутреннее согласование проекта документа осуществляется с:

руководителями непосредственного исполнителя;

Управлением делами в случаях, установленных настоящей Инструкцией;

руководителями структурных подразделений, являющихся соисполнителями проекта документа;

руководителями структурных подразделений, полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта документа.

Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений Генерального директора Судебного департамента, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении (резолюции), и заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль их деятельности.

3.2.12.23. Печать.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "М.П." или иным образом.

Порядок использования печатей в Судебном департаменте устанавливается специальным актом Судебного департамента.

3.2.12.24. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии подтверждает верность копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом и включает информацию: о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи; дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле
Судебного департамента N 6-3-02 за 2016 г.
Верно
Заместитель управляющего делами

Личная подпись     И.О. Фамилия
Дата         Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, и отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 12 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Копии документов (выписки из документов) заверяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента, в которых созданы эти документы, их заместителями или иными работниками, уполномоченными руководителями указанных структурных подразделений.

Копии приказов, распоряжений, решений коллегии Судебного департамента и выписки из них заверяются управляющим делами Судебного департамента, его заместителями и иными работниками Управления делами, уполномоченными на это управляющим делами Судебного департамента.

Копии приказов, распоряжений, решений коллегии Судебного департамента, рассылаемые в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды и органы Судебного департамента заверяются печатью Управления делами.

Выписки из приказов, распоряжений Судебного департамента по личному составу и организационно-штатным вопросам могут заверяться начальником Управления государственной службы и кадрового обеспечения, его заместителями и иными работниками Управления государственной службы и кадрового обеспечения, уполномоченными на это начальником управления, с проставлением печати управления.

Копии документов (выписки из документов), помещаемые в личные дела, могут заверяться работниками, осуществляющими учет личного состава.

Копии документов (выписки из документов), оформляемые для совершения юридически значимых действий в государственных органах, заверяются уполномоченными лицами с проставлением печати Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Копии (визовые экземпляры) писем заверяются непосредственными исполнителями, подготовившими эти письма, например:

Верно
Главный специалист
отдела кадров Судебного департамента
Управления государственной  службы и
кадрового обеспечения

Личная подпись          И.О. Фамилия
Дата

3.2.12.25. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

8-499-234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.2.12.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из:

справки об исполнении документа, содержащей ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа иные краткие сведения об исполнении;

слов "В дело";

индекса дела, в которое помещается документ;

подписи исполнителя или его непосредственного руководителя и даты.

Отметка об исполнении документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента или его заместителя и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, его непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения Судебного департамента, в котором исполнен документ, или его заместителем.

Определение индекса дела, в которое помещается документ, исполненный в структурном подразделении Судебного департамента и подлежащий хранению в деле Управления делами, осуществляется Управлением делами при приеме документа на хранение.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом, или информация об ознакомлении с электронной копией этого документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Справка об исполнении документа, исполненного без направления ответа либо составления иного документа, свидетельствующего о его исполнении, должна содержать информацию о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.), о дате и результате окончательного исполнения.

Направление в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и (или) направления ответа на обращение, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

3.2.12.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Судебный департамент содержит индекс, очередной порядковый номер (входящий номер) и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, оформленного на бумажном носителе, проставляется в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа документа (без учета приложений) в виде регистрационного штампа с указанием количества листов.

3.2.12.28. Ссылка на документ.

Ссылка на документ при необходимости может оформляться для автоматического поиска и контроля информации и представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Отметка проставляется исполнителем в момент подготовки документа.