3.10. Подготовка и оформление служебных писем
3.10.1. Служебные письма Судебного департамента готовятся как:
доклады о выполнении актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
доклады о выполнении поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Совета судей Российской Федерации и его Президиума;
информация в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации по обращениям граждан, направленным для рассмотрения по компетенции в Судебный департамент, и иным вопросам;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, разработанных Судебным департаментом, и иным документам;
отзывы, поправки и заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
ответы на обращения и запросы органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и частных лиц;
инициативные письма.
3.10.2. При оформлении служебных писем используется следующий состав реквизитов (приложения N 11 и N 12):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального государственного органа;
наименование структурного подразделения федерального государственного органа;
наименование должности;
справочные данные о федеральном государственном органе;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о приложении;
подпись;
виза;
отметка об исполнителе.
При оформлении служебных писем на бланке письма структурного подразделения вместо реквизита "Государственный герб Российской Федерации" используется реквизит "Эмблема Судебного департамента" (приложение N 13 к Инструкции).
3.10.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.
При создании электронных служебных писем в системе электронного документооборота используется утвержденный электронный шаблон письма и реквизит "отметка об электронной подписи".
3.10.4. Служебные письма, подписываемые Генеральным директором Судебного департамента совместно с руководителями двух и более федеральных государственных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования федеральных государственных органов указываются в реквизите "Подпись" (приложение N 14 к Инструкции).
Регистрационные номера и дата совместного письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.
3.10.5. Сроки подготовки писем-ответов (докладов) устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов (резолюциями).
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента.
При необходимости подготовки проектов информационно-разъяснительных писем, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента руководители структурных подразделений докладывают предложения Генеральному директору Судебного департамента, в соответствии с его поручением организуют подготовку проекта информационно-разъяснительного письма и представляют его на рассмотрение специально созданной рабочей группы Судебного департамента.
3.10.6. В служебных письмах используется реквизит "Заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.
3.10.7. Тексты писем-ответов (докладов) должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюциям).
3.10.8. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью.
Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Этикетная фраза "С уважением," может быть написана от руки руководителем, подписывающим письмо.
3.10.9. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Служебные письма излагаются:
от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от 3-го лица единственного числа (Судебный департамент не считает возможным...", "Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов предлагает рассмотреть возможность...");
от 1-го лица единственного числа на должностных бланках ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");
3.10.10. Проекты служебных писем проходят процедуру внутреннего согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
непосредственный исполнитель;
начальник отдела в структурном подразделении (главном управлении, управлении) или заместитель начальника самостоятельного отдела, ответственный за подготовку документа;
работник Управления делами, осуществляющий проверку правильности оформления (редакторскую обработку) текста документа (для служебных писем, подписываемых Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями);
руководитель структурного подразделения, подготовившего проект документа;
руководители структурных подразделений, являющиеся соисполнителями проекта документа;
руководители структурных подразделений, полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;
заместитель Генерального директора Судебного департамента, осуществляющий координацию и контроль деятельности структурного подразделения, подготовившего проект документа;
заместители Генерального директора Судебного департамента, осуществляющие координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта документа.
Проекты информационно-разъяснительных писем, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, рассматриваются и согласовываются специально созданной рабочей группой Судебного департамента. На визовом экземпляре согласованного проекта информационно-разъяснительного письма проставляется штамп рабочей группы.
3.10.11. Внешнее согласование проекта письма оформляется реквизитом "Гриф согласования документа".
3.10.12. Служебные письма подписываются:
Генеральным директором Судебного департамента;
заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с установленным распределением обязанностей;
руководителями самостоятельных структурных подразделений в соответствии с установленными полномочиями структурных подразделений.
3.10.13. На должностных бланках при оформлении реквизита "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
3.10.14. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Судебного департамента.
3.10.15. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".
3.10.16. Копия письма (визовый экземпляр) оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и дополняется реквизитами "отметка о заверении копии", "виза" и "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".
Регистрационный номер и дата документа на копии (визовом экземпляре) письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.
3.10.17. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.10.18. Датой письма является дата его подписания.