4.2. Управление делами (отдел делопроизводства)
4.2.1. Управление делами (отдел делопроизводства) (далее - управление, отдел) предназначены для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда.
4.2.2. Основными направлениями деятельности управления, отдела являются:
организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение документов, образующихся в процессе деятельности управления, отдела;
прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;
организация и обеспечение функционирования в соответствии с нормативными правовыми актами в структурных подразделениях суда единой системы регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
обеспечение распределения документов по передаче в секретариат, а также председателю суда (заместителям) для рассмотрения и вынесения резолюций для дальнейшего исполнения (рассмотрения);
учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;
своевременное доведение зарегистрированных документов руководству суда и исполнителям;
подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;
осуществление систематизации документов;
оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, установленных процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции, контроль за соблюдением порядка их выдачи;
обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;
осуществление справочно-информационной работы по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями по вопросам получения, прохождения и отправки судебных дел, документов и материалов;
получение и отправка корреспонденции суда с использованием услуг почтовой связи, Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, и, в необходимых случаях, с нарочным;
выполнение работ с использованием компьютерной, копировальной и аудиозаписывающей (аудиовоспроизводящей) техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы и др.), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;
методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;
ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда положением о приемной суда (при отсутствии секретариата председателя суда);
организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, в том числе аудиодокументов; выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда; оформление, ведение, хранение учетных документов архива; оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.;
подготовка, обработка информации и ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции управления, отдела;
обеспечение судопроизводства по всем категориям дел с использованием Интернет-портала ГАС "Правосудие";
ведение учета движения документов и дел, а также сроков их прохождения в суде;
осуществление взаимодействия с иными структурными подразделениями суда, государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции управления, отдела;
выполнение иных функций, возложенных на управление, отдел.