I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
1.2. Федеральная служба по труду и занятости организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (зарегистрирован в Минюсте России 27 января 2006 г. N 7418), Регламента Федеральной службы по труду и занятости, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости.
1.3. Настоящая Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости (далее - Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Федеральной службы по труду и занятости (далее - Роструд), в том числе и обязательные для всех работников центрального аппарата Роструда основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.5. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Роструда возлагается на начальников этих подразделений, а также работников, ответственных за делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.
Об утрате служебных документов немедленно докладывается начальнику структурного подразделения Роструда, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Управлению делами.
1.6. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Роструда, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Роструда (не реже одного раза в год) возлагаются на Управление делами.
1.7. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес Роструда.
1.8. Контроль за исполнением документов, их оформление и формирование в дела производятся Управлением делами и структурными подразделениями Роструда.
1.9. Начальники структурных подразделений Роструда обязаны:
1.9.1. Своевременно в день поступления документов или на следующий день обеспечить доведение их до исполнителей.
1.9.2. Организовать оперативное ознакомление работников с документами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, приказами и другими документами Роструда, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов. Нормативные правовые акты органов государственной власти должны находиться на ознакомлении в структурном подразделении Роструда не более 2-х дней. При необходимости по заявке руководства структурного подразделения Роструда Управлением делами делается ксерокопия нормативного правового акта органов государственной власти.
1.10. Вновь принятые на работу в центральный аппарат Роструда работники должны быть ознакомлены начальниками структурных подразделений Роструда со структурой центрального аппарата Роструда, положением о соответствующем структурном подразделении Роструда, их должностными инструкциями, а также настоящей Инструкцией.
1.11. При уходе работников структурного подразделения Роструда в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все не исполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их работникам структурного подразделения Роструда.
1.12. При уходе работника структурного подразделения Роструда, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие начальник структурного подразделения Роструда возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения.
При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря заместителя руководителя Роструда его обязанности возлагаются заместителем руководителя Роструда на одного из работников структурных подразделений Роструда, деятельность которых координирует данный заместитель руководителя Роструда (по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения Роструда и с уведомлением Управления делами).
1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый начальником структурного подразделения Роструда, согласованный с начальником Управления делами.