8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Документальный фонд Службы - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
8.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Службы возлагается на Правовое управление.
8.1.3. В Службе составляются номенклатуры структурных подразделений (Приложение N 15) и номенклатура дел Службы (сводная) (Приложение N 16).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении с участием члена экспертной комиссии этого же структурного подразделения и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с Отделом документооборота, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Отдел документооборота.
Формы номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее - Правила хранения 2015 г.).
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.
8.1.4. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел документооборота.
8.1.5. номенклатура дел Службы (сводная) составляется Отделом документооборота на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником Отдела документооборота, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Службы, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.
В случае изменения функций и структуры Службы номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертной проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Отдела документооборота либо хранится в Отделе правового и нормативного регулирования, если сводная номенклатура утверждена приказом Службы. Второй используется в Отделе документооборота в качестве рабочего, третий применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в Приложении N 18 к настоящей Инструкции.
8.1.6. Номенклатура дел Службы включается в СЭД частично или полностью в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.
8.1.7. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и пунктом 6.2 Правил делопроизводства разрабатывается и утверждается перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, ее территориальных органах и ФКУ "Информационный вычислительный центр Федеральной службы по надзору в сфере транспорта", с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
