4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Регистрация документа - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.9.2. Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности и награждениях регистрируются и хранятся в отделе правового и нормативного регулирования Правового управления.

4.9.3. Приказы Службы по личному составу регистрируются и хранятся в Административном управлении.

4.9.4. Постановления коллегии Службы и протоколы заседаний Общественного совета Ространснадзора регистрируются и хранятся в Административном управлении.

4.9.5 Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем Ространснадзора или лицом, его замещающим, регистрируются и хранятся в Отделе документооборота (кроме документов, указанных в п. 4.9.4).

4.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководством структурных подразделений, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

4.9.7. Гражданско-правовые договоры регистрируются и хранятся в Финансовом управлении.

4.9.8. Доверенности, выдаваемые от имени Службы, оформляются на бланке письма Службы (Приложение N 1, 4 к настоящей Инструкции) и регистрируются в Отделе документооборота.

4.9.9. Внутренние документы, информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые руководителю Службы, регистрируются в структурном подразделении исполнителя. Повторной регистрации внутренние документы не подлежат.

4.9.10. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.9.11. При регистрации внутренних документов, имеющих гриф ограничения доступа, электронная копия документа к РК в СЭД не прикрепляется.

4.9.12. Внутренние документы, подписанные помощниками и советниками руководителя Службы, регистрируются в СЭД Отделом документооборота.

4.9.13. Объяснительные записки по кадровым вопросам не создаются в электронной форме и хранятся в личных делах работников.

4.9.14. Передача зарегистрированных внутренних документов структурными подразделениями осуществляется посредством СЭД. Далее документы направляются согласно резолюциям в РК.

4.9.15. Регистрация докладных записок на имя руководителя Службы, заместителя руководителя Службы возможна в Отделе документооборота.

4.9.16. Подписанные докладные записки регистрируются в структурных подразделениях - исполнителя в СЭД и направляются Адресатам.

4.9.17. Докладные записки, направленные на имя руководителя Ространснадзора проходят через Отдел документооборота, где проверяется качество оформления и содержания документа. При необходимости Отдел документооборота вправе вернуть докладную записку исполнителю для получения необходимых виз или для доработки, в том числе материалами.

Информация о контроле рассылается всем должностным лицам согласно резолюции.

4.9.18. Докладные записки на имя руководителя Службы в обязательном порядке визируются руководителями структурных подразделений Ространснадзора.

4.9.19. Докладные записки об изменении головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя Службы (исполняющего обязанности руководителя Службы), давшего поручение, на докладной записке, подписанной начальником Управления (исполняющим обязанности начальника Управления), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.

Докладная записка визируется начальником Управления (исполняющим обязанности начальника Управления), на которого предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем руководителя Службы.

4.9.20. Регистрация докладных записок руководителю Ространснадзора при его нахождении в отпуске, командировке не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются заместителю руководителя Службы, исполняющему обязанности руководителя Службы.

4.9.21. Регистрация документов без необходимых виз не производится. В исключительных случаях указание о регистрации документов дается начальником Правового управления.