4.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

4.4.1. Основой построения СЭД в Службе является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в СЭД РК документа.

При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной ЭП электронных документов.

В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются, к поступившему документу, справочные данные из СЭД.

4.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.3. Все входящие документы регистрируются в Отделе документооборота, за исключением:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Службы;

государственные контракты, договоры, соглашения;

планы, ведомости;

командировочные удостоверения;

заявления работников Службы;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

книги, периодические издания, статьи из них;

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

4.4.4. Исходящие документы за подписью заместителей руководителя Службы и начальников управлений регистрируются в структурных подразделениях ответственными работниками за делопроизводство.

4.4.5. Входящие документы регистрируются в день их поступления либо на следующий день, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

4.4.6. На входящих документах, на бумажных носителях, подлежащих регистрации в Отделе документооборота, на поле в правой нижней части первого листа документа, ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой, он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в СЭД.

4.4.7. Пакеты с правительственными документами, доставленные фельдъегерской связью непосредственно в Экспедицию или Отдел документооборота, вскрываются, после чего документы сканируются и регистрируются в СЭД.

На полученном оригинале документа, на бумажном носителе проставляется регистрационный номер.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются работниками Отдела документооборота непосредственно в СЭД.

Поступающие через факсимильную связь, а также по электронной почте служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

4.4.8. При получении бумажного оригинала документа работник Отдела документооборота формирует в СЭД РК входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля - вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов, их прикрепление к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Если документ получен по электронной почте, электронная копия документа из электронного письма не распечатывается. При наличии вложенного файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

4.4.9. В Отделе документооборота регистрационный номер входящего документа состоит из буквенно-числового индекса.