4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 
4.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной связи, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.
Корреспонденция в Службу доставляется в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
4.2.2. Прием всех поступающих в Службу документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в Отделе документооборота группой экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Отделе документооборота или Экспедиции. Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником Отдела документооборота, в вечернее время и в выходные дни - ответственным дежурным по Службе.
4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Службы с пометкой "Лично".
При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй отправляется отправителю документа.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа с сопроводительным письмом.
4.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или, когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в Правовое управление, сохраняются во всех случаях.
4.2.5. Все документы и обращения граждан на бумажных носителях, доставленные в Службу ФГУП "Почта России", фельдсвязью, курьерами, поступают в Экспедицию, где сканируются в целях последующего прикрепления электронных копий к РК.
4.2.6. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, а также наградные, визовые и т.п. направляются в Отдел документооборота для регистрации в СЭД без сканирования.
4.2.7. Все обращения граждан, поступающие в Службу, регистрируются в СЭД для последующего рассмотрения и доведения по принадлежности.
4.2.8. Документы, адресованные заместителям руководителя или в управления, после регистрации и определения головного исполнителя, передаются головным исполнителям в соответствующие структурные подразделения по установленному графику. Работники структурных подразделений получают документы в Экспедиции.
4.2.9. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные в Службу (без указания должностного лица), руководителю Ространснадзора, после регистрации в Отделе документооборота передаются в Управление транспортной безопасности для организации перевода в суточный срок. Дальнейший порядок исполнения письма на иностранном языке направляется Правовым управлением.
4.2.10. Поступившая в Службу на имя Руководителя Службы срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной заместителям руководителя и начальникам управлений, сообщается работниками, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
4.2.11. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Службы для направления на исполнение.
4.2.12. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется Отделом документооборота.
