3.7. Оформление отдельных видов документов в Службе

3.7. Оформление отдельных видов документов в Службе

3.7.1. Состав документов Ространснадзора

Управленческая деятельность Службы в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанных организационно-распорядительных документов Службы, издаваемых в пределах ее компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Службы.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Ространснадзора, протоколах заседаний координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Службы с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Службы создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Службой и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сфер ведения, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Службе могут издаваться совместно с другими органами государственной власти акты по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

возможность оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а также оформлены.

3.7.2. Приказ и распоряжение

3.7.2.1. Решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам оформляются в виде приказа Службы.

По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Службы издаются распоряжения Службы.

Проекты приказов (распоряжений) разрабатываются управлениями на основании поручений руководителя Службы, его заместителя либо в инициативном порядке в пределах компетенции Службы.

Организацию подготовки и оформление проектов приказов по кадровым вопросам осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

3.7.2.2. Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности подписываются (утверждаются) руководителем Ространснадзора или лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты приказов Службы по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) руководителем Ространснадзора или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с установленным порядком и регистрируются в Административном управлении.

Проекты распоряжений Службы подписываются (утверждаются) руководителем Ространснадзора или лицом, исполняющим его обязанности.

Контроль правильности оформления приказов и распоряжений Службы осуществляет уполномоченный сотрудник Правового управления.

После регистрации приказов и распоряжений Службы, уполномоченный сотрудник Правового управления осуществляет направление акта непосредственному исполнителю, подготовившему акт, для дальнейшего исполнения и направления причастным лицам.

Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Службы указан в Приложении N 10 к настоящей Инструкции.

В случае представления на согласование в Министерство транспорта Российской Федерации Службой проекта нормативного правового акта должностное лицо, записанное в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве транспорта Российской Федерации.

3.7.3. Положение, правила, инструкция

3.7.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Службы, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.

3.7.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.

Управления (должностные лица), до сведения которых доводится положения (правила, инструкция), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).

3.7.4. Протокол заседания (совещания)

3.7.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Решения коллегии Службы оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Службы (Научно-технический совет и т.п.) - в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Ространснадзора или заместителями руководителя Службы, составляются ответственными лицами.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

3.7.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Ространснадзора (заместителю руководителя Ространснадзора), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и другими должностными лицами по усмотрению руководителя Ространснадзора.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта постановления коллегии Ространснадзора осуществляется аналогично визированию протоколов.

3.7.4.3. После подписания руководством Службы протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью руководителя Службы - в Отдел документооборота;

за подписью заместителя руководителя Службы - уполномоченному сотруднику за регистрацию документов соответствующего заместителя руководителя Ространснадзора;

за подписью руководства Службы (как председателей советов, комиссий) - уполномоченному сотруднику за регистрацию документов советов, комиссий;

за подписью начальников управлений - уполномоченному сотруднику за регистрацию документов в управлениях.

3.7.4.4. Регистрационные номера протоколов заместителей руководителя и начальников управлений определяются и проставляются в месте регистрации, в соответствующих структурных подразделениях.

3.7.4.5. Ответственное должностное лицо, подготовившее протокол, осуществляет регистрацию протокола, доводит его до участников совещания, подключенных к СЭД в электронном виде и рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

Подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

К протоколу совещания составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем документа.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

Оригинал протокола совещания, проведенного руководителем Ространснадзора, представляется в Правовое управление.

Рассылку копии постановления коллегии Ространснадзора всем ее членам осуществляет Административное управление.

Рассылка копий постановления коллегии Ространснадзора осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

3.7.4.6. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

3.7.4.7. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководителем Ространснадзора, хранятся в Правовом управлении. Подлинники протоколов постановлений коллегии Ространснадзора хранятся в Административном управлении. Подлинники протоколов совещаний заместителей руководителя Службы - у соответствующих заместителей руководителя Службы. Подлинники протоколов совещаний начальников управлений - у соответствующих начальников управлений.

Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством Службы как председателями советов, комиссий, хранятся у уполномоченного сотрудника за хранение документов советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Службы, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

3.7.4.8. Постановления коллегии Ространснадзора и протоколы печатаются на бланках установленной формы размером шрифта N 14.

3.7.4.9. Протоколы совместных с другими федеральными органами исполнительной власти совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Ространснадзора указан первым, после подписи на подлинниках ставятся регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Правовом управлении, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Правовое управление подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.

3.7.5. Поручения руководителя Службы и заместителей
руководителя Службы

3.7.5.1. Указания руководителя Службы, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Службы оформляются в виде поручений на бланке поручение (Приложение N 7 к настоящей Инструкции).

Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются руководителем Службы и заместителями руководителя Службы.

3.7.5.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Службы (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю руководителя Службы визируются в следующем порядке:

исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект поручения;

начальник управления, подготовившего документ;

заинтересованные начальники управлений;

если подписывает руководитель Службы, визирует заместитель руководителя Службы, курирующий работу управления (кроме управлений прямого подчинения);

Проект поручения, представляемый на подпись руководителю Службы, визируется доверенным лицом (редактором) руководителя Службы.

3.7.5.3. Визы проставляются на подлиннике проекта поручения на оборотной стороне последнего листа документа.

Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Службы или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через Отдел документооборота.

3.7.5.4. Подписанные руководителем Ространснадзора поручения регистрируются в отделе документооборота.

Подписанные заместителями руководителя Ространснадзора поручения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Датой поручения является дата его подписания.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.

Поручения доводятся до исполнителей с использованием СЭД либо управлением, ответственным за подготовку проекта поручения, копии поручений на бумажных носителях направляются адресатам.

3.7.5.5. Поручение имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации. Печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта N 14. Сокращенное наименование Министерства печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;

наименование Службы - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта. Печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта N 14. Сокращенное наименование Службы печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;

наименование вида документа - поручение. Отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером шрифта N 17 и выравнивается по центру документа;

место издания - Москва;

дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 7 марта 2022 г.;

номер поручения состоит из знака "N" и числового выражения;

Текст поручения отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.

Требования к оформлению реквизитов "Адресат", "Отметка о наличии приложений", "Подпись", "Отметка об исполнителе" аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем.

3.7.6 Служебная переписка

Виды официальных документов информационно-справочного характера.

Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.7.7 Служебное (деловое) письмо

Служебные (деловые) письма Службы готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Службы, заместителю руководителя Службы и требующему их подписи (визирования, резолюции), прикладывается материалы, содержащие краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.

При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица - автора документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

текст документа;

отметка о приложении;

виза согласования документа;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе документа.

Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюциями руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Заголовок к тексту документа", в котором в краткой форме формируется тема письма.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма и "С уважением" в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.

Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Ространснадзор не считает возможным..., Ространснадзор предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).

Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Службы.

Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Ространснадзора, заместителем руководителя Ространснадзора (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником управления.

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя Службы и заместителей руководителя Службы и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Начальник Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.

3.7.8 Телеграмма

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы, в том числе категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ", подписываются руководителем Службы.

Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите "Подпись" указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.

Телеграмма на подпись руководителю Службы готовится в одном экземпляре.

Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.

При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководителем Службы телеграмме список рассылки с указанием адресатов.

Подписанные руководителем Службы телеграммы передаются в Административное управление. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.

Образец оформления телеграммы категории "Правительственная" приведен в Приложении N 12 к настоящей Инструкции.

3.7.9. Телефонограмма

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляется и принимается телефонограмма работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Службы.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена адресату в возможно короткий срок.

Передача телефонограмм внутри Службы не допускается.

3.7.10 Записка (докладная, аналитическая,
служебная, объяснительная)

Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование управления - автора документа;

наименование вида документа;

дата документа,

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа, если текст более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо Службы);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.

3.7.11. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров

3.7.11.1. Договор - это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Служба) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

3.7.11.2. Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются руководителем Ространснадзора или заместителями руководителя Ространснадзора (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).

3.7.11.3. Проект договора, подготовленный на подпись руководителю Ространснадзора или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект договора;

начальником Финансового управления;

начальником Правового управления;

заместителем руководителя Ространснадзора, курирующим работу управления-исполнителя.

3.7.11.4. Проект договора, подготовленный на подпись заместителю руководителя Ространснадзора, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект договора;

начальником Финансового управления;

начальником Правового управления.

В отдельных случаях возможно визирование проекта договора иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Ространснадзора или заместителя руководителя Ространснадзора.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

3.7.11.5. Проведение правовой экспертизы гражданско-правового договора Правового управления осуществляется в срок не менее семи рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Ространснадзора или заместителем руководителя Ространснадзора.

3.7.12. Решение

Решение о проведении контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых службой (Далее - Решение), оформляется на бланке Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и подписывается руководителем или заместителем руководителя Службы.

Решения регистрируются и хранятся по месту их подписания.