3. Основные функции Отдела

3. Основные функции Отдела

В целях выполнения поставленных задач на Отдел возлагаются следующие функции:

3.1. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Росархива.

3.2. Ведет общее делопроизводство в Росархиве: прием и учет входящих документов, осуществляет доклад их руководству и передачу на исполнение, а также прием и учет исполненных исходящих документов, отправку корреспонденции, подготавливает законченные производством дела к архивному хранению и уничтожению.

3.3. Контролирует соблюдение сроков рассмотрения и исполнения в структурных подразделениях Росархива поступающих документов, в том числе обращений российских и иностранных граждан, ведет их статистический учет.

3.4. Разрабатывает и представляет в установленном порядке на экспертизу и утверждение сводную номенклатуру дел Росархива.

3.5. Ведение реестра почтовых адресов архивных органов и учреждений Российской Федерации, внесение в него необходимых изменений и дополнений.

3.6. Осуществляет проверки оформления и согласования проектов приказов Росархива, разрабатываемых структурными подразделениями Росархива.

3.7. Готовит и оперативно представляет информацию для официального сайта Росархива по профильным отделу направлениям.

3.8. Обеспечивает хранение и выдачу во временное пользование документов архива Росархива.

3.9. Организует ежедневное дежурство в приемной Руководителя Росархива (кроме воскресных и праздничных дней).

3.10. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну:

взаимодействует с органами ФСБ России, ФСТЭК России по вопросам, входящим в функции подразделения по защите государственной тайны;

разрабатывает нормативные правовые акты, готовит распоряжения и поручения Руководителя Росархива по вопросам обеспечения режима секретности в Росархиве и федеральных архивных учреждениях;

контролирует выполнение нормативных правовых актов и приказов руководства Росархива по защите государственной тайны;

оказывает организационную и методическую помощь федеральным государственным учреждениям подведомственным Росархиву в обеспечении режима секретности;

ведет секретное делопроизводство в Росархиве, в том числе прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку спецсвязью документов, формирование и инвентарный учет секретных дел, подготовку их к архивному хранению;

организует и проводит ежеквартальные и годовые проверки наличия секретных документов в Росархиве, составляет акты о результатах проверок;

разрабатывает номенклатуру должностей работников Росархива, подлежащих оформлению на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям, вносит в данную номенклатуру необходимые изменения и дополнения, согласовывает их с ФСБ России;

оформляет совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград материалы на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям работников Росархива и директоров федеральных архивных учреждений;

оформляет и выдает справки о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;

определяет состав работников Росархива, допущенных к документам по мобилизационной подготовке и шифртелеграммам;

организует печатание и размножение совершенно секретных и секретных документов, их регистрацию в установленном порядке;

готовит заключения о степени осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну, работников Росархива и директоров федеральных архивных учреждений, подведомственных Росархиву;

осуществляет документационное обеспечение постоянно действующей Технической комиссии Росархива по защите государственной тайны (в соответствии с положением о комиссии и в пределах компетенции Отдела как подразделения по защите государственной тайны).

3.11. Обеспечивает Росархив оборудованием, инвентарем и канцелярскими принадлежностями. Ведет складской учет находящихся в Росархиве товарно-материальных ценностей.

3.12. Готовит предложения и документы к рассмотрению:

Комиссией по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, а также списанию пришедшего в негодность имущества (по линии работы отдела);

Центральной конкурсной комиссией Росархива (в части приобретения оборудования и инвентаря для нужд Росархива).

3.13. Обеспечивает совместно с ОЭТО Росархива подготовку к заседаниям коллегии Росархива, а также другим мероприятиям всероссийского значения, проводимым Росархивом в г. Москве, в части размещения в гостиницах и хозяйственного обслуживания приглашенных лиц (в пределах компетенции Отдела).

3.14. Оформляет пропуска на внос и вынос материалов из здания Росархива, на въезд служебных автомобилей руководства Росархива.

3.15. Готовит документы для прикрепления к медицинскому обслуживанию руководства Росархива и руководителей самостоятельных структурных подразделений, оформления путевок в санаторно-курортные учреждения, снятия с медицинского обслуживания уволенных из Росархива государственных служащих.