Приказ Минздрава России от 21.06.2022 N 429 (ред. от 26.07.2022) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации"

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 21 июня 2022 г. N 429

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве здравоохранения Российской Федерации и в соответствии с пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства здравоохранения Российской Федерации организовать и обеспечить работу с документами в соответствии с положениями Инструкции.

3. Признать утратившими силу приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации:

от 27 июня 2012 г. N 19 "Об утверждении Временной Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации";

от 1 октября 2012 г. N 380 "О внесении изменений во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 26 ноября 2012 г. N 968 "О внесении изменений во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации", утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 24 декабря 2012 г. N 1354 "О внесении изменений во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 19 августа 2014 г. N 451 "О внесении изменений во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации", утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 9 января 2018 г. N 6 "О внесении изменений во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации", утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 5 июля 2018 г. N 420 "О внесении изменения во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации", утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 10 августа 2018 г. N 524 "О внесении изменения во Временную Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации", утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 27 июня 2012 г. N 19";

от 22 июня 2021 г. N 656 "О внесении изменений в некоторые приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации в части исключения Федерального медико-биологического агентства из ведения Министерства здравоохранения Российской Федерации".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
М.А.МУРАШКО

1. Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее соответственно - Министерство, Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами, а также с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 25 декабря 2020 г. N 199.

Инструкция является обязательной для исполнения всеми государственными служащими Министерства (далее - государственные служащие).

2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства.

3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Министерства.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, за исключением сроков их исполнения.

6. Особенности обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве регулируются приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 14 июля 2020 г. N 700н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве здравоохранения Российской Федерации".

7. Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче в архив Министерства. <1>

--------------------------------

<1> Статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации 2011, N 50, ст. 7344; 2021, N 27. ст. 5187).

8. Особенности делопроизводства по обращениям граждан определяются Инструкцией об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28 июля 2015 г. N 493н.

9. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, применения современных информационных технологий и технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется Департаментом управления делами и кадров Министерства.

10. Организация, ведение и совершенствование системы электронного документооборота в Министерстве, а также обеспечение управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами осуществляется Департаментом цифрового развития и информационных технологий Министерства.

11. Работа с документами, содержащими сведения о государственной тайне, осуществляется Отделом по защите государственной тайны Министерства в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

12. Ведение делопроизводства в Министерстве может осуществляться с использованием СЭД и системы Учета и контроля исполнения документов (далее - УКИД).

13. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

14. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Министерства осуществляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях Министерства.

15. На государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, возлагаются следующие функции:

а) прием и регистрация поступающих в структурное подразделение Министерства документов;

б) регистрация исходящих из структурного подразделения Министерства документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

в) контроль за прохождением документов в структурном подразделении Министерства;

г) выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

д) подготовка для руководителя структурного подразделения Министерства сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ж) ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

з) проверка наличия документов, находящихся на исполнении у государственных служащих структурного подразделения Министерства;

и) контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

к) разработка номенклатуры дел структурного подразделения Министерства;

л) подготовка и своевременная передача дел в архив Министерства;

м) проведение для вновь принятых в структурное подразделение Министерства государственных служащих инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

16. Переписка между отделами (государственными служащими) внутри структурного подразделения Министерства не допускается.

17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

18. Государственные служащие несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>.

--------------------------------

<2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878; 2012, N 50, ст. 6954; 2018, N 32, ст. 5097); статья 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4082; 2009, N 7, ст. 777; 2016, N 26, ст. 3891).

При утрате документов государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, информирует руководство структурного подразделения Министерства и общий отдел Департамента управления делами и кадров Министерства (далее - общий отдел), после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа его заверенной копией.

19. При уходе в отпуск, выезде в командировку или в случае увольнения и перемещения по службе государственные служащие обязаны передать все находящиеся у них документы другому государственному служащему по указанию руководства структурного подразделения Министерства.

20. Вновь принятые государственные служащие, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства, обязаны в течение трех рабочих дней, начиная с даты поступления на работу, пройти в общем отделе инструктаж по ведению делопроизводства.

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

"внутренняя опись" - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

"виза" - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

"включение документа в СЭД" - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;

"временное хранение документов" - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

"гриф утверждения" - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

"гриф согласования" - реквизит, выражающий согласие Министерства, не являющегося автором документа, с его содержанием;

"государственные органы" - органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации;

"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Министерства, помещенных в отдельную обложку;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, обработку, оперативное хранение и использование документов;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

"документационное обеспечение (управления), ДОУ" - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

"документальный фонд" - совокупность документов, образующихся в деятельности Министерства;

"структурированная информация" - зафиксированная на носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

"документирование" - запись информации на носителе по установленным правилам;

"документооборот" - движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

"документопоток" - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

"должностное лицо" - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Министерстве;

"дубликат документа" - повторный экземпляр подлинника документа;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

"запрос" - обращение пользователя в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа, в Министерство либо к должностному лицу о предоставлении информации о деятельности Министерства;

"индекс дела" - цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве;

"индивидуальный срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Министерства или резолюцией (поручением);

"информационно-телекоммуникационная сеть" - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

"классификация" - систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;

"конвертирование" - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

"контроль исполнения документов" - совокупность действий, направленных на своевременное исполнение документов;

"конфиденциальность информации" - обязательное для выполнения государственным служащим, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

"копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

"лист-заверитель дела" - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

"лист согласования (визирования) документа" - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

"межведомственное информационное взаимодействие" - взаимодействие, осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами;

"метаданные документа" - структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности Министерства;

"миграция (электронных документов)" - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

"пометка ограничения доступа к документу" - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;

"носитель (документированной) информации" - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

"обращение гражданина" - направленное в Министерство или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Министерство;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;

"оперативное хранение документов" - хранение документов в структурном подразделении Министерства до их передачи в архив Министерства или уничтожения;

"опись дел структурного подразделения Министерства" - учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении Министерства и подлежащих передаче на хранение в архив Министерства;

"официальное опубликование документа" - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале;

"официальный документ" - документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

"официальный сайт Министерства - сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", содержащий информацию о деятельности Министерства, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат Министерству;

"оформление документа" - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных Инструкцией;

"первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)" - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Министерство;

"печать" - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе;

"предварительное рассмотрение документов" - изучение документа, поступившего в Министерство, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;

"признаки заведения дела" - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"подпись" - реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица;

"постоянное хранение документов" - вечное хранение документов без права их уничтожения;

"регистрационно-учетная форма" - документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронной форме, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

"регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

"реквизит документа" - элемент оформления документа;

"реквизиты документа в Межведомственном электронном документообороте (далее - МЭДО)" - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов согласно требованиям системы МЭДО;

"резолюция (поручение)" - реквизит, содержащий указания должностного лица Министерства по исполнению документа;

"сайт в сети "Интернет" - совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети "Интернет";

"сетевой адрес" - идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

"система межведомственного электронного документооборота" - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и Министерством, а также иными федеральными органами государственной власти;

"система электронного документооборота" - система автоматизации делопроизводства и документооборота в Министерстве, обеспечивающая возможность внутреннего электронного документооборота;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также государственные служащие Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;

"согласование документа (визирование)" - оценка проекта официального документа заинтересованными федеральными органами государственной власти и организациями;

"срок хранения документов" - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

"типовой срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

"уничтожение документов" - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией);

"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;

"хранение документов" - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к электронному документу или иным образом связана с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронный документ" - документ, информация которого представлена в электронной форме;

"электронный документооборот" - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы;

"юридическая значимость документа" - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

"юридическая сила документа" - свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.

1. Состав документов, образующихся в Министерстве, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2. Документы создаются на бумажном носителе, в электронной форме (документы, созданные в электронной форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

3. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Министерства, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

4. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

5. Документы в Министерстве оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

6. Электронные документы Министерства должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

7. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

а) создание электронных текстовых документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

б) открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

в) сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

г) создание новых электронных табличных документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

д) открытие существующих электронных табличных документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

ж) сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов с использованием формата Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством системы МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в регистрационной карточке документа (далее - РК).

8. Бланки документов.

8.1. Для создания документов в Министерстве используются:

а) бланк письма Министерства;

б) бланк письма Министра;

в) бланк письма первого заместителя Министра;

г) бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра;

д) бланк письма заместителя Министра;

е) бланк приказа Министерства.

8.2. Бланки документов Министерства изготавливаются полиграфическим и штемпельно-граверным предприятием, имеющим сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, <3> на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля документа.

--------------------------------

<3> Пункт 1 постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461).

Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит "Государственный герб Российской Федерации", который располагается над реквизитом 05 "наименование Министерства", частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).

8.3. Бланк приказа Министерства включает реквизиты:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Министерства;

в) наименование вида документа;

г) место составления или издания документа;

д) отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".

8.4. Бланк письма Министерства должен включать следующие реквизиты:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Министерства;

в) справочные данные Министерства;

г) отметки для проставления реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит "наименование должности лица".

Образцы бланков Министерства приведены в приложении N 1.

8.5. Документы создаются на бумажном носителе и в форме электронных документов.

8.6. Документы Министерства, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

8.7. При создании документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

8.8. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

8.9. Для создания документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения. Размер шрифта - N 12 - 14 пт <4>.

--------------------------------

<4> Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: "pt").

8.10. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

8.11. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

8.12. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.

8.13. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) документа.

9. Оформление реквизитов документа:

9.1. При подготовке документов в Министерстве используются реквизиты:

а) наименование Министерства - автора документа;

б) наименование должности лица - автора документа;

в) справочные данные о Министерстве;

г) наименование вида документа;

д) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) место составления (издания) документа;

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) адресат;

м) гриф утверждения документа;

н) заголовок к тексту;

о) текст документа;

п) отметка о приложении;

р) гриф согласования документа;

с) виза;

т) подпись;

у) отметка об электронной подписи;

ф) печать;

х) отметка об исполнителе;

ц) отметка о заверении копии;

ч) отметка о поступлении документа;

ш) резолюция;

щ) отметка о направлении документа в дело.

9.2. Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

9.3. На документах указывается полное официальное наименование Министерства. Сокращенное наименование помещается в скобках под полным его наименованием.

Наименование Министерства размещается:

а) на бланках с угловым расположением реквизитов - слева;

б) на бланках с продольным расположением реквизитов - сверху.

9.4. Наименование должности лица указывается под наименованием Министерства.

9.5. Справочные данные о Министерстве.

Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номера справочных телефонов, факса.

9.6. Наименование вида документа указывается на бланке приказа Министерства.

9.7. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

а) арабскими цифрами, разделенными точками: 05.08.2020;

б) словесно-цифровым способом: 5 августа 2020 г.

Датой документа, разработанного совместно двумя или более федеральными государственными органами власти, является дата подписания документа последней стороной.

9.8. Регистрационный номер документа.

Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, разработанном совместно двумя и более федеральными государственными органами власти, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов в заголовочной части или преамбуле документа.

9.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего документа.

Реквизит используется в бланках писем Министерства, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате входящего письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

9.10. Место составления (издания) документа.

Указывается в бланках приказов, а также внутренних информационно-справочных документах (актах, протоколах и других).

Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления: Москва. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово "город" в виде графического сокращения "г." не указывается.

9.11. Пометка ограничения доступа к документу.

Пометка ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пометка ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" дополняется номерами экземпляров издаваемого документа. Пометка отделяется от адресата одним межстрочным интервалом.

Например:

9.12. Адресат.

Реквизит "адресат" используется при оформлении писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть орган государственной власти, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение Министерства, должностное лицо, гражданин.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица.

Например:

При адресовании документов должностным лицам органов государственной власти, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

Например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Например:

При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже.

Например:

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа типового содержания органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения адресат указывается обобщенно.

Например:

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Например:

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов готовится список рассылки и письма рассылаются по списку. Образец списка рассылки в приложении N 2.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента.

Например:

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны на русском и латинском языках, через запятую (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

9.13. Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (указом, постановлением, приказом, распоряжением).

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование государственного органа или органа местного самоуправления, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения.

Например:

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

9.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?" (формулируется с предлогом "О" ("Об") или на вопрос "чего?".

Например:

приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) О предоставлении информации;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки.

Например:

Об утверждении Положения

о системе межведомственного

электронного документооборота

9.15. Текст документа.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и, по возможности, кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа не допускается употребление:

а) просторечной и экспрессивной лексики;

б) иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

в) обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

г) аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

д) ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

а) наименование документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

б) наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

а) в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... постановляет:...");

б) в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю:...");

в) в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("... приказываем:...") или от третьего лица множественного числа (постановляют:...");

г) в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

д) в деловых письмах, оформленных на бланках Министерства, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "администрация считает возможным...");

е) в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц Министерства, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... структурное подразделение не располагает...", "... агентство готово рассмотреть...");

ж) в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

з) в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений Министерства, государственных служащих (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах используются:

а) вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

б) заключительная этикетная фраза: "С уважением,...".

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от верхнего края листа - 10 мм.

9.16. Отметка о приложении.

Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля одним их следующих способов и отделяется одним межстрочным интервалом:

а) если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

б) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них):

в) если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты:

Приложение: Договор о сотрудничестве от 12 мая 2020 г. N 65 в 2 экз.

г) если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо ФКУ "Государственный архив Российской Федерации" от 5 июня 2020 г. N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

д) если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

ж) если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: Аналитическая справка о... на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip).

Например:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

а) в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается:... (приложение) или... (приложение N 1);

б) на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения документа.

9.17. Гриф согласования документа.

Гриф согласования проставляется на документах, согласованных органами государственной власти. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

а) на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения документа или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

б) на последнем листе документа под текстом;

в) на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным, координационным, методическим или иным органом, в грифе согласования документа указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Например:

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма.

Например:

9.18. Виза.

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Согласование проектов документов в Министерстве проводится в электронном виде в СЭД, кроме проектов приказов и документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

В исходящих документах на бумажном носителе визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело, на лицевой стороне подписного листа.

В приказах визы проставляются на оборотной стороне подписного листа.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

9.19. Подпись.

Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию).

Например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма Министерства, но подписывается руководителем структурного подразделения Министерства, в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения Министерства.

Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица Министерства должность этого лица в подписи не указывается.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения Министерства, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом.

Например:

Слова "исполняющий обязанности" пишутся в виде графического сокращения "и.о." ("временно исполняющий обязанности" - "врио").

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя структурного подразделения Министерства, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

9.20. Отметка об электронной подписи (далее - ЭП).

Реквизит используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.

Отметка об ЭП формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями.

Например:

9.21. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах гражданско-правового характера.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, указан в приложении N 7 к Инструкции.

9.21.1. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации заверяет подлинность подписи должностного лица Министерства на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для финансово-хозяйственных документов, указан в приложении N 8 к Инструкции.

9.21.2. В Министерстве может использоваться малая печать Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - малая печать Министерства), представляющая собой круг диаметром 25 мм с находящимся в центре Государственным гербом Российской Федерации, вокруг которого расположены концентрические окружности диаметром 18 мм и 24 мм. Между внешней и внутренней окружностями помещается надпись: "МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ", высота шрифта - 1,5 мм.

Примерный перечень документов, на которые ставится малая печать Министерства, указан в приложении N 7 к Инструкции.

9.21.3. На финансово-хозяйственных документах и ценных бумагах печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом "МП" без захвата наименования должности и подписи.

9.21.4. Печатями Департамента управления делами и кадров и Департамента экономики и цифровой трансформации здравоохранения удостоверяются копии документов Министерства, не воспроизводящие подпись подлинника.

9.21.5. Печатями Департамента управления делами и кадров, Департамента экономики и цифровой трансформации здравоохранения, Финансово-экономического департамента, Департамента учетной политики и контроля, а также Правового департамента заверяются копии документов, требующие заверения для придания им юридической силы.

9.21.6. Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и была хорошо читаема.

9.21.7. Департаменты Министерства, не указанные в пункте 9.21.5 настоящей Инструкции, могут иметь печать со своим наименованием, если это предусмотрено положениями об этих структурных подразделениях.

9.21.8. Порядок изготовления, выдачи, использования, хранения, учета и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве определяется Положением о порядке изготовления, выдачи, использования, хранения, учета и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 19 марта 2021 г. N 226.

9.22. Отметка об исполнителе.

Включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (государственного служащего, подготовившего проект документа), наименованием структурного подразделения Министерства и адресом электронной почты ответственного исполнителя.

Отметка об ответственном исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, может оформляться как нижний колонтитул и печатать шрифтом 10 пт.

Например:

Тихомиров Сергей Николаевич

+7 (495) 627-00-00, доп. 1077

Или

Тихомиров Сергей Николаевич, Департамент управления делами и кадров, ведущий специалист

+7 (495) 627-00-00, доп. 1077, TixomirovSN@mizdrav.gov.ru

9.23. Отметка о заверении копии.

Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Например:

Подлинник документа находится в Министерстве здравоохранения Российской Федерации в деле N 01-05 за 2019 год.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети "Интернет", СЭД), заверяются ЭП руководителя Министерства или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных материальных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

- наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

- наименования документов, копии которых направляются получателю;

- названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

- дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном материальном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

9.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит подтверждением факта поступления документа в Министерство на бумажном носителе и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

9.25. Резолюция.

Резолюция на документе - указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на бланке резолюции или вносится непосредственно в РК документа в СЭД.

Резолюция должна включать: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

При указании нескольких исполнителей фамилия и инициалы ответственного исполнителя указывается первой.

9.26. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в РК.

Проекты документов, подготовленные Министерством, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением Министерства - исполнителем.

Согласование проекта документа Министерства оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 9.17, а виза - в соответствии с пунктом 9.18 настоящей Инструкции.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Министерстве с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

Согласование проектов документов может проводиться в электронной форме в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатывается из СЭД на оборотной стороне подписного листа.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) должностным лицом Министерства. Подпись должностного лица Министерства на документе заверяется печатью Министерства.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью должностного лица Министерства. Собственноручная подпись должностного лица Министерства на документе оформляется в соответствии с пунктом 8.19 Инструкции.

Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются приказом Министерства или непосредственно уполномоченным должностным лицом Министерства посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 9.17 Инструкции и проставляется на следующие документы (если документ не утверждается приказом Министерства):

а) акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами);

б) графики работ, отпусков, сменности;

в) должностные инструкции, должностные регламенты;

г) инструкции (технологические, по технике безопасности и др.);

д) классификаторы информации, документов;

е) методические рекомендации, методические указания, методики;

ж) номенклатура дел Министерства;

з) нормы и нормативы (времени, численности государственных служащих, расхода материалов, электроэнергии и др.);

и) описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу);

к) отчеты (о выполнении планов, программ и др.);

л) перечни (должностей, организаций, видов информации, документов и др.);

м) планы (кроме оперативных);

н) положения;

о) порядки;

п) правила;

р) программы;

с) регламенты (в том числе административные);

т) стандарты организации;

у) структура и штатная численность;

ф) уставы;

х) унифицированные формы документов;

ц) штатное расписание.

В целях регулирования деятельности Министерства, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами, Министерство в пределах своей компетенции, издает:

- приказы, имеющие нормативный характер, а по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства - приказы ненормативного характера;

- протоколы заседаний, координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов;

- информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях Министерство может издавать документы совместно с другими государственными органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон.

12.1. Система правовых актов, разрабатываемых Министерством, включает в себя федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации.

Правовые акты издаются в форме нормативных правовых актов и правовых актов.

К нормативному правовому акту предъявляются следующие требования:

1) принятие (издание) акта Министерства в пределах его компетенции;

2) принятие (издание) акта в порядке и по форме, установленными законодательством;

3) обеспеченность реализации правовых предписаний акта;

4) согласованность акта с другими нормативными правовыми актами;

5) согласованность правовых норм одного и того же акта между собой;

6) соответствие акта установленным правилам юридической техники.

12.3. Нормативными правовыми актами могут быть утверждены программы, правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к нормативному правовому акту и его неотъемлемыми составными частями и обладающие равной с ним юридической силой.

12.4. Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены нормативных правовых актов регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

12.5. При подготовке нормативного правового акта, учитываются положения следующих нормативных правовых актов и методических документов:

- Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания";

- Федеральный закон от 31 июля 2020 г. N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях";

- Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации";

- Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти";

- постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (далее - Правила);

- постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов" (далее - Основные требования);

- постановление Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. N 877 "Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти";

- постановление Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318 "О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации";

- постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации)";

- постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 389 "О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации";

- постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (далее - Правила проведения антикоррупционной экспертизы);

- постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851 "О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения";

- приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51 "Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти";

- приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. N 105 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

- методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (письмо Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 17 марта 2021 г. N П14-16346);

- методические рекомендации по оформлению проектов актов Правительства Российской Федерации (письмо Аппарата Правительства Российской Федерации от 13 сентября 2021 г. N П15-63946).

При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации.

12.5.1. Подготовка и внесение проектов федеральных законов (далее - законопроекты) в Правительство Российской Федерации осуществляются Министерством в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации <5>.

--------------------------------

<5> Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 23, ст. 2313; 2022, N 5, ст. 770).

Министерство разрабатывает законопроекты на основе плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, ежегодно утверждаемого Правительством Российской Федерации, а также в целях выполнения международных обязательств Российской Федерации, во исполнение нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, и поручений Председателя Правительства Российской Федерации, плана организации законопроектных работ в Министерстве на соответствующий год.

Концепции законопроектов и проекты технических заданий на их разработку (далее - концепции и проекты ТЗ) разрабатываются в соответствии с Основными требованиями <6>.

--------------------------------

<6> Постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов" (Собрание законодательства Российской Федерации 2001, N 32, ст. 333; 2015, N 12, ст. 1758).

Организация подготовки законопроектов возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной выше деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Министерства.

Подготовленные ответственными структурными подразделениями Министерства законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются на согласование в заинтересованные структурные подразделения Министерства.

Согласование законопроектов, концепций и проектов ТЗ осуществляется заинтересованными структурными подразделениями Министерства в срок не позднее 7 календарных дней с даты их поступления в эти структурные подразделения Министерства либо в более короткий срок по решению руководства Министерства.

Завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений Министерства законопроекты, концепции и проекты ТЗ до направления их на согласование в заинтересованные органы государственной власти и иные организации в обязательном порядке подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом Министерства.

Законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются в Правовой департамент Министерства с приложением всех актов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены. Правовая экспертиза законопроектов, концепций и проектов ТЗ без приложения указанных актов (документов) не проводится, а законопроекты, концепции и проекты ТЗ возвращаются исполнителю.

Срок проведения правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ составляет не менее 7 дней со дня поступления в Правовой департамент Министерства. При проведении правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ исполнитель указанных проектов может привлекаться ответственным исполнителем Правового департамента Министерства, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений по данным проектам. Законопроекты, концепция и проект ТЗ с замечаниями и предложениями передаются ответственным исполнителем Правового департамента Министерства исполнителю проекта на доработку, а в РК документа в СЭД делается соответствующая запись.

Доработанные законопроект, концепция и проект ТЗ с приложением предыдущего законопроекта, концепции и проекта ТЗ, по тексту которых делались замечания и предложения, передаются исполнителем ответственному исполнителю Правового департамента Министерства, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия правильности доработанного проекта. При отсутствии замечаний законопроект, концепция и проект ТЗ визируются руководством Правового департамента Министерства.

При наличии неурегулированных разногласий законопроект, концепция, проект ТЗ не визируются и возвращаются исполнителю вместе с заключением на них, подписанным руководством Правового департамента Министерства.

Подготовка финансово-экономических обоснований к законопроектам осуществляется структурными подразделениями Министерства, ответственными за подготовку законопроекта, совместно с Финансово-экономическим департаментом.

Согласование законопроектов с заинтересованными органами государственной власти и организациями осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы. Направление законопроектов на заключение в Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации и обсуждение общественно значимых из них с Общественным советом при Министерстве осуществляются по решению структурных подразделений Министерства, ответственных за подготовку законопроектов.

Согласование законопроектов, подготавливаемых в рамках реализации федеральных проектов, осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 г. N 1288.

Согласование законопроектов, подготавливаемых в рамках реализации национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением о системе управления реализацией национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2019 г. N 234.

В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке законопроектов и результатах их общественного обсуждения, независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов, в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы <7>, они размещаются структурными подразделениями Министерства, ответственными за подготовку законопроектов, в установленном порядке на официальном сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт regulation.gov.ru) в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации.

--------------------------------

<7> Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации 2010, N 10, ст. 1084; 2017, N 29, ст. 4374).

При наличии разногласий по законопроекту, в том числе выявленных по результатам проведения оценки регулирующего воздействия, структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку законопроекта, организуется согласительное совещание с участием заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра (далее соответственно - распределение обязанностей, заместители Министра) и представителей заинтересованных органов государственной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. Законопроект может быть внесен в Правительство Российской Федерации с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными руководителями указанных органов или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.

Законопроект после его согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о подготовке законопроекта и результатах его общественного обсуждения, а также независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов до внесения в Правительство Российской Федерации направляется с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки законопроекта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации <8>, законопроекты направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

--------------------------------

<8> Пункт 60 Регламента Правительства Российской Федерации (Собрание законодательства РФ 2004, N 23, ст. 2313; 2021, N 19, ст. 3222).

Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, визируется Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, содержащим основание внесения законопроекта, сведения о содержании и согласовании законопроекта, с приложением следующих документов:

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта, оформленной в соответствии с пунктом 53 Регламента Правительства Российской Федерации;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений, предлагаемых к принятию законопроектом, оформленного в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента Правительства Российской Федерации;

перечня федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

перечня нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

заключений, предусмотренных пунктами 60, 60(1), 60(2) и 60(4) Регламента Правительства Российской Федерации;

заключения федерального государственного научно-исследовательского учреждения "Институт законодательства. и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации".

Перечни нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона, должны включать в себя наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, примерный срок подготовки, краткое описание каждого акта (цель, предмет и содержание правового регулирования), а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях - ответственном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов.

В случаях, установленных пунктами 53 и 60(5) Регламента Правительства Российской Федерации, законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации также с протоколами заседаний Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, Правительственной комиссии по проведению административной реформы или ее подкомиссии, на которых рассмотрены соответствующие законопроекты.

В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме в редактируемом текстовом формате.

Оформление законопроектов осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, подготовленными Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

12.5.2. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В наименованиях законопроектов о внесении изменений в законодательные акты не допускаются уточняющие формулировки, такие как "в части...", "в связи..." и т.п., в том числе заключенные в скобки. При наличии такой формулировки необходимо исключить ее из наименования законопроекта во время подготовки его к принятию во втором чтении.

Также необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского
кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

12.5.3. Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и наименование. Наименование параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статья законопроекта является его основной структурной единицей, имеет сквозной порядковый номер. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Наименование статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

1. ..................... (часть 1)

2. ..................... (часть 2)

В случае если статья имеет наименование, то точка после номера статьи не ставиться и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзационного отступа полужирным шрифтом.

Статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части статей обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов

осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

Статья 33. Сертификация

1. .............. (часть 1)

2. .............: (абзац первый части 2)

1).............; (пункт 1 части 2)

2).............: (пункт 2 части 2)

а).............; (подпункт "а" пункта 2 части 2)

б).............. (подпункт "б" пункта 2 части 2)

или

Статья 33

1. .............. (часть 1)

2. .............: (абзац первый части 2)

1).............; (пункт 1 части 2)

2).............: (пункт 2 части 2)

а).............; (подпункт "а" пункта 2 части 2)

б).............. (подпункт "б" пункта 2 части 2)

Корректным вариантом использования абзацев в тексте статьи считается такой, когда часть делится на пункты, пункт делится на подпункты, а подпункт (при необходимости дальнейшего расширения) может делиться на абзацы (не более пяти).

Например:

Статья 33

1. ................. (часть 1)

2. ................: (абзац первый части 2)

1)................; (пункт 1 части 2)

2)................: (абзац первый пункта 2 части 2)

а)................: (абзац первый подпункта "а" пункта 2 части 2)

................; (абзац второй подпункта "а" пункта 2 части 2)

................; (абзац третий подпункта "а" пункта 2 части 2)

................; (абзац четвертый подпункта "а" пункта 2 части 2)

б)................ (подпункт "б" пункта 2 части 2)

Деление частей в статье либо частей в разных статьях одного законопроекта и на пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия, не допускается.

Деление пунктов в частях статьи либо в разных статьях одного законопроекта и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.

В случае если статья состоит из одной части, то часть не обозначается. Подобная статья после двоеточия может иметь пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Такие статьи рекомендуется оформлять следующим образом:

Статья 4. Принципы гражданской службы

Принципами гражданской службы являются:

1) .................; (пункт 1 статьи 4)

2) .................; (пункт 2 статьи 4)

3) .................; (пункт 3 статьи 4)

4) .................. (пункт 4 статьи 4)

12.5.4. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

12.5.5. Оформление пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - "пояснительная записка" печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту федерального закона "О внесении изменений в статью
1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге
с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Содержание пояснительной записки определяется пунктом 53 Регламента Правительства Российской Федерации. <9>

--------------------------------

<9> Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 23, ст. 2313; 2021, N 28, ст. 5534).

Образец оформления законопроекта прилагается.

                                                 Вносится Правительством
                                                 Российской Федерации
                                                             /\
                                                   24 пт     │
                                                             \/

                                                                     Проект

                                                             /\
                                                             │
                                                    42 пт    │
                                                             │
                                                             \/

                             ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
                              /\
                              │
                      38 пт   │
                              \/

                 О Московском государственном университете
                имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском
                       государственном университете

            /\
            │
     24 пт  │
            \/
    Статья 1. Отношения, регулируемые настоящим Федеральным законом

  1.  Настоящим  Федеральным  законом  определяются  особенности  правового
положения   ведущих   классических  университетов  Российской  Федерации  -
федерального    государственного    образовательного   учреждения   высшего
профессионального образования "Московский государственный университет имени
М.В. Ломоносова" (далее - Московский государственный университет имени М.В.
Ломоносова) и...
         /\
         │   (Далее текст не приводится)
   36 пт │
         \/
     Президент
Российской Федерации

12.6.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации (далее соответственно - проекты актов Президента Российской Федерации, проект указа Президента Российской Федерации, проект распоряжения Президента Российской Федерации), осуществляется Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации. <10>

--------------------------------

<10> Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 1996, N 19, ст. 2257).

12.6.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

12.6.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

12.6.4. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных проектах распоряжений Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

12.6.5. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" и "место издания" при необходимости размещения текста проекта акта Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть проекта указа Президента Российской Федерации может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть, в проекте распоряжения Президента Российской Федерации - распорядительную часть.

12.6.6. Преамбула в проектах указов Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

12.6.7. Пункты в тексте проектов актов Президента Российской Федерации нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые акты Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

12.6.8. При наличии приложений к проектам актов Президента Российской Федерации (далее - приложения) в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста проектов актов Президента Российской Федерации дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля, пробелом не разделяются.

Место издания в проектах актов Президента Российской Федерации отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На проектах распоряжений Президента Российской Федерации место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

12.6.9. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги формата A4.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов актов Президента Российской Федерации.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Если в тексте проекта акта Президента Российской Федерации дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения к нему в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на соответствующий акт Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита выравниваются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

12.6.10. При наличии в тексте проекта акта Президента Российской Федерации формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении к нему в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на данный акт Президента Российской Федерации, его дату, номер.

Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

12.6.11. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте проекта акта Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта акта Президента Российской Федерации в нижней его части.

На приложениях визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образцы проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 5 к Инструкции.

12.7.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее соответственно - проекты актов Правительства Российской Федерации, проекты постановлений Правительства Российской Федерации, проекты распоряжений Правительства Российской Федерации) осуществляется Министерством в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации <11> и инструкцией.

--------------------------------

<11> Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2022, N 5, ст. 770).

12.7.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.

Проекты актов Правительства Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

- наименование вида проектов актов Правительства Российской Федерации - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

- дата в проектах актов Правительства Российской Федерации отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

- номер в проектах актов Правительства Российской Федерации печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения Правительства Российской Федерации через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

Место издания в проектах актов Правительства Российской Федерации отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

12.7.3. Заголовок проектов актов Правительства Российской Федерации (далее - заголовок) печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

12.7.4. Текст в проектах актов Правительства Российской Федерации (далее - текст) отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текстовая часть проекта постановления Правительства Российской Федерации может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть, в проекте распоряжения Правительства Российской Федерации - распорядительную часть.

12.7.5. Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая и распорядительная часть проектов актов Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

12.7.6. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

12.7.7. При наличии приложений к проекту акта Правительства Российской Федерации (далее - приложения) в тексте на них обязательно делается ссылка.

12.7.8. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

12.7.9. Приложения печатаются на отдельных листах бумаги формата A4 и визируются.

12.7.10. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проектов актов Правительства Российской Федерации.

12.7.11. Порядок оформления приложений аналогичен оформлению приложений к проектам актов Президента Российской Федерации.

12.7.12. Если в тексте упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 14, ст. 2062)".

12.7.13. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования государственных органов и организаций, в проектах распоряжений Правительства Российской Федерации - их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Образцы проектов актов Правительства Российской Федерации приведены в приложении N 6 к Инструкции.

12.8. Подготовка и оформление правовых актов Министерства.

Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции. <12>

--------------------------------

<12> П. 1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации 2021, N 31, ст. 5904).

Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах своей компетенции в виде приказов.

Подготовка проектов актов осуществляется в соответствии с Правилами <13>.

--------------------------------

<13> П. 1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации 2021, N 31, ст. 5904).

Структурные подразделения Министерства не вправе издавать нормативные правовые акты.

Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм - не допускается. <14>

--------------------------------

<14> П. 2 постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации 1997, N 33, ст. 3895; 1999, N 8, ст. 1026; 2019, N 38, ст. 5313).

Проект нормативного правового акта (далее - проект акта) может быть разработан как:

- новый впервые изданный нормативный правовой акт;

- изменение нормативного правового акта, которым вносятся изменения в действующий нормативно правовой акт.

Нормативный правовой акт может быть:

- постоянно действующим (без ограничения срока его применения);

- временным (действующим в течение указанного в нем срока или до наступления определенного события).

Проект нормативного акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Согласование проектов актов, подготавливаемых в рамках реализации федеральных проектов, по решению проектного комитета по национальному проекту или федеральному проекту, утвержденному президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам, осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 г. N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации".

Проекты актов создаются на бумажном носителе.

12.8.1. Ответственность за подготовку проекта акта Министерства, его согласование по установленному образцу с заинтересованными структурными подразделениями Министерства несет руководитель структурного подразделения Министерства, которому поручена подготовка проекта акта.

Образец листа согласования проекта акта в приложении N 2.

12.8.2. Подготовка проекта акта Министерства возлагается на одно или несколько структурных подразделений Министерства с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта.

12.8.3. Срок подготовки акта и его подписания Министерства во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, не превышает одного месяца, если не установлен другой срок.

12.8.4. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных актов Министерства, а также актов, издаваемых совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

12.8.5. Проекты актов Министерства оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем Министерства.

Заголовок к проекту акта печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка по центру полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к проекту акта формулируется с предлогом "о" ("об"), кратко и точно отражая содержание текста проекта акта.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
О создании экспертной комиссии

Проект акта состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании (преамбуле) указывается основание, причина или цель издания проекта акта.

Например:

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия"...

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение в архив организации и к уничтожению...

Распорядительная часть проекта акта начинается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку 1,25 пт.

Распорядительная часть проекта акта может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

Каждое поручение (задание) оформляется в проекте акта как отдельный пункт. Пункты проекта акта располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному структурному подразделению Министерства, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения Министерства в именительном падеже.

Например:

... приказываю:

1. Департаменту управления делами и кадров (Фамилия И.О.) в срок до 1 ноября 2021 г. подготовить и представить...

...

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Например:

...

Директору Департамента учетной политики и контроля (Фамилия И.О.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение смету командировочных расходов на 2022 год в срок до 30 ноября 2021 года.

...

Предписываемое действие в проекте акта выражается глаголом в неопределенной форме: "внести", "разработать". Не допускается употреблять неконкретные выражения такие как "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько поручений (заданий) с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения (задания) выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретного исполнителя.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка.

Например:

Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 5 августа 2010 г. N 175 "Об утверждении Экспертной комиссии организации".

Последний пункт проекта акта - пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы.

Например:

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на статс-секретаря - заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации И.О. Фамилия.

В отдельных случаях руководитель Министерства может оставить контроль за собой:

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Не включается в текст проект акта пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения Министерства и должностные лица Министерства, до сведения которых необходимо довести содержание утвержденного акта, перечисляются в списке рассылки, который готовится исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения Министерства, готовившего проект акта, с последующей передачей в общий отдел.

При подготовке проекта акта не допускается:

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений Министерства, организаций, подведомственных организаций - исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

При наличии приложений в тексте проекта акта в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки:... (приложение N 1);... (приложение N 2);... "согласно приложению", на приложении оформляется отметка о приложении:

Издание вместе с проектом акта приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный актом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, - с указанием номера приложения), например:

12.8.6. Проекты актов подлежат обязательному согласованию.

Визы оформляются на листе согласования, размещенном на оборотной стороне подписного листа проекта акта (образец листа согласования в приложении N 4), включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Приложения к акту визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

В случае наличия возражений по проекту акта, возникших при его согласовании, данные возражения, подписанные руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства (а при его временном отсутствии - заместителем руководителя структурного подразделения Министерства), прилагаются к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Подготовленный проект акта должен быть проверен на соответствие правилам русского языка.

12.8.7. Акты подписывают Министр и заместитель Министра.

12.8.8. Акты могут издаваться Министерством совместно с другими заинтересованными органами государственной власти и организациями.

При оформлении акта, издаваемого совместно с другими органами государственной власти:

бланк не используется;

наименования организаций печатаются на одном уровне;

наименование вида документа "ПРИКАЗ" располагается по центру.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций - авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа "приказываем", подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

12.8.9. Копии приказов рассылаются в соответствии со списком рассылки.

Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД и при необходимости на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" - minzdrav.gov.ru.

12.8.10. Приказы нормативного характера.

Приказы, имеющие нормативный характер (положения, инструкции, правила и т.п.).

В подготовке проектов приказов Министерства участвует Правовой департамент Министерства.

Одновременно с разработкой проекта приказа должны быть подготовлены предложения о внесении изменений или признании утратившими силу либо отмене ранее изданных приказов или их отдельных положений, которые оформляются отдельными приказами или отражаются в одном из пунктов приказа, содержащими ссылку на признаваемый утратившим силу или отменяемый приказ (отдельное положение) с указанием его даты, номера, наименования, даты и регистрационного номера, присвоенного Министерством юстиции Российской Федерации при государственной регистрации, либо дату и номер письма Министерства юстиции Российской Федерации, которым приказ признан не нуждающимся в государственной регистрации. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу" или "отменить".

В случае признания утратившим силу приказа, зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации, соответствующий документ о признании утратившим силу должен быть представлен на государственную регистрацию в установленном порядке в Министерство юстиции Российской Федерации. <15>

--------------------------------

<15> П. 79 Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных, органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных приказом Минюста России 23.04.2020 г. N 105).

Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Министерства (в случае его временного отсутствия - заместителем руководителя структурного подразделения Министерства), разработавшего проект приказа, руководством структурного подразделения Министерства (в случае его временного отсутствия - заместителем руководителя структурного подразделения Министерства) и (или) руководителем Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения, председателем Федерального фонда обязательного медицинского страхования, которым в проекте приказа предусматриваются поручения или задания, руководителем Департамента управления делами и кадров или его заместителем, к полномочиям которого отнесены вопросы, касающиеся правильности оформления документов в Министерстве, руководителем Правового департамента Министерства, заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку проекта приказа.

Визирование проектов приказов нормативного характера руководителем Правового департамента осуществляется полистно (на обороте каждого листа проекта приказа и приложения).

Подписанный приказ нормативного характера подлежит обязательной регистрации в общем отделе. Датой приказа является дата его подписания. Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.

Приказы нумеруются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года. Приказы, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, нумеруются с добавлением буквы "н".

Подписанные приказы, оформленные и согласованные в нарушение порядка, установленного настоящим пунктом, регистрируются только по указанию Министра.

В ходе рассмотрения представленных на визирование в Правовой департамент Министерства проектов приказов нормативного характера принимается решение о необходимости (отсутствии необходимости) направления проекта приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации. В случае принятия положительного решения Правовым департаментом на оборотной стороне приказа делается запись "Подлежит государственной регистрации Министерством юстиции Российской Федерации", которая утверждается подписью руководителя Правового департамента.

Подлежащие государственной регистрации приказы нормативного характера направляются исполнителем в Министерство юстиции Российской Федерации не позднее 10 дней со дня их подписания в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).

В случае если приказ подписан лицом, исполняющим обязанности Министра, копия распорядительного документа о возложении на него соответствующих обязанностей прилагается к приказу.

Копии приказов должны быть заверены печатью в Департаменте управления делами и кадров Министерства. Данные копии должны быть двухсторонними (с копированием оборотной стороны каждого листа, на котором располагается виза руководителя Правового департамента), четкими для прочтения, текст должен быть без уменьшения масштаба.

К приказу прилагается справка, оформленная в соответствии с требованиями Министерства юстиции Российской Федерации. <16>

--------------------------------

<16> Приказ Минюста России от 23 апреля 2020 г. N 105 "Об утверждении разъяснений о применении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Зарегистрирован в Минюсте России 27 апреля 2020 г. N 58222).

Ответственность за организацию работы по подготовке приказов для направления их на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего приказ.

Зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации приказ передается структурным подразделением Министерства, разработавшим приказ, в общий отдел в день его получения из Министерства юстиции Российской Федерации.

К приказу прилагаются заключение Министерства юстиции Российской Федерации о проведении антикоррупционной экспертизы, указатель рассылки, подготовленный исполнителем и подписанный руководством структурного подразделения Министерства.

При размножении приказов личная подпись Министра, заместителя Министра заверяется штампами общего отдела. Приказы направляются адресатам общим отделом в соответствии с указателем рассылки.

Один экземпляр копии приказа в обязательном порядке направляется в Правовой департамент для осуществления систематизированного учета актов Министерства.

12.8.11. Приказы ненормативного характера.

К приказам ненормативного характера относятся приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим текущим вопросам деятельности Министерства.

Указанная категория приказов не нуждается в государственной регистрации Министерством юстиции Российской Федерации.

Проекты приказов ненормативного характера визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Министерства, разработавшего проект приказа, а также руководством структурных подразделений Министерства в пределах компетенции и (или) руководителем Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения, председателем Федерального фонда обязательного медицинского страхования, которым в проекте приказа предусматриваются поручения или задания, руководителем Департамента управления делами и кадров Министерства или его заместителем, к полномочиям которого отнесены вопросы, касающиеся правильности оформления документов в Министерстве, руководителем Правового департамента Министерства или его заместителем в соответствии с полномочиями, определенными должностным регламентом.

Визирование проектов приказов ненормативного характера осуществляется на обороте последнего листа проекта приказа. Приложения к проекту приказа визируются структурным подразделением Министерства, вносящим проект приказа.

Не подлежат визированию в Правовом департаменте Министерства следующие проекты приказов ненормативного характера:

а) издаваемые по результатам предоставления Министерством государственных услуг;

б) об аттестации уполномоченных лиц производителей лекарственных средств для медицинского применения и уполномоченных лиц производителей биомедицинских клеточных продуктов;

в) о передаче федеральным органам исполнительной власти, федеральным учреждениям, подведомственным Министерству, а также в собственность субъектов Российской Федерации имущества (лекарственных препаратов), приобретенных за счет средств федерального бюджета по государственным контрактам, заключенным Министерством в рамках реализации возложенных на него полномочий;

г) по личному составу, в том числе в отношении руководителей подведомственных Министерству организаций и подготовленные отделом профилактики коррупционных и иных правонарушений Департамента управления делами и кадров в целях противодействия коррупции (за исключением приказов о приеме на работу (назначении на должность), а также об увольнении (освобождении от должности) и расторжении трудового договора (служебного контракта);

д) о присвоении квалификационных категорий медицинским, фармацевтическим или педагогическим работникам;

е) о награждении граждан нагрудным знаком "Почетный донор России" и ведомственными наградами Министерства.

Проекты приказов ненормативного характера о создании координационных и совещательных органов (советы, комиссии, группы, коллегии), в том числе межведомственных, в установленной сфере деятельности подлежат визированию в Правовом департаменте только в случае включения в состав указанных органов представителей Правового департамента.

Проекты приказов ненормативного характера, представляемые на подпись Министру, визируются заместителями Министра в соответствии с полномочиями, определенными установленным в Министерстве распределением обязанностей.

Регистрационный номер приказа Министерства ненормативного характера состоит: из порядкового номера или порядкового номера с добавлением буквы или букв, а также иных суффиксов, соответствующих категории приказа, например: приказы о командировках государственных Министерства - N 126к, по вопросам поощрения - N 126п, по личному составу - N 126лс, по подведомственным кадровым вопросам - N 126пк, по территориальным кадровым вопросам - N 126тк.

Приказы Министерства подписывает Министр, заместитель Министра; приказы по отпускам главных, ведущих, старших и младших групп должностей - заместитель Министра.

Регистрация, рассылка, формирование в дела и хранение подлинников приказов:

- по личному составу, по кадровым вопросам в отношении руководителя и заместителей руководителя Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения, командированию государственных служащих, поощрению (премированию) государственных служащих Министерства, о награждении и поощрении работников системы здравоохранения, передача их на архивное хранение осуществляется отделом государственной службы и кадров Департамента управления делами и кадров Министерства;

- по основной деятельности Министерства - общим отделом;

- по кадровым вопросам в отношении руководителей подведомственных организаций и учреждений - отделом кадровой работы с подведомственными учреждениями Департамента управления делами и кадров Министерства;

- о присвоении квалификационных категорий медицинским, фармацевтическим или педагогическим работникам - Департаментом медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении, о государственной регистрации установленных производителями лекарственных препаратов предельных отпускных цен на лекарственные препараты, включенные в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов;

- Департаментом регулирования обращения лекарственных средств и медицинских изделий.

13. Протокол заседания (совещания).

13.1. Деятельность Министерства по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

13.2. Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

13.3. Протокол оформляется в течение одного - трех дней после проведения заседания (совещания), если сроки его подготовки не оговорены.

13.4. Реквизитами протокола являются: наименование Министерства, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

13.5. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется.

Например:

протокол заседания аттестационной комиссии

протокол заседания научно-методической комиссии.

Датой протокола является дата заседания (совещания). Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания: например, 12 - 13 мая 2021 г.

13.6. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании (совещания) превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания (совещания).

13.7. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания (совещания), включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

Образец оформления полного протокола.

13.8. Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия и инициалы докладчика по вопросу и принятые решения.

Образец оформления краткого протокола.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРОТОКОЛ

Москва

оперативного совещания у заместителя Министра И.О. Фамилия

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О....

1. О рассмотрении вопросов финансово-хозяйственной деятельности...

_________________________________________________

(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Установить, что...

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль....

2. Об участии в заседании рабочей группы по...

_________________________________________________

(Фамилия И.О. <17*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

--------------------------------

<17*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о....

13.9. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

13.10. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания.

13.11. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки, а также в виде выписок по почте с сопроводительным письмом.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

14.1. Деловые (служебные) письма (далее - письма) готовятся Министерством как:

- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы ФОИВ;

- ответы на запросы органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- ответы на запросы иных государственных органов;

- ответы на запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- ответы на парламентские запросы;

- ответы на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительного органа государственной власти субъектов Российской Федерации;

- ответы на обращения гражданина или организации;

- ответы на запрос граждан или организаций о предоставлении информации о деятельности Министерства;

- запросы о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

- сопроводительные письма к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;

- инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций Министерства;

14.2. При составлении писем оформляются следующие реквизиты:

- адресат;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);

- отметка об исполнителе.

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит "ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего письма".

Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма (например, "просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание") в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

14.3. Письма печатаются на бланках установленной формы (приложение N 1).

14.4. Письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти (далее - ФОИВ), оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования ФОИВ - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись".

14.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц Министерства, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Министерства.

14.6. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

14.7. При составлении писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза.

14.8. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("просим...", "предлагаем...", "напоминаем...");

от 3-го лица единственного числа ("Министерство считает возможным...", "Министерство не располагает возможностью...");

от 1-го лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю..."), если письмо оформляется на должностном бланке.

14.9. Если проект письма оформляется на бумажном носителе, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) - на стандартных листах бумаги формата A4.

Письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) писем проводится на лицевой стороне подписного листа второго экземпляра документа.

14.10. Письмо подписывается уполномоченным лицом. Подписанное письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

14.11. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

14.12. Письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств - бывших республик в составе СССР), составляются на русском языке, проходя согласование со всеми заинтересованными лицами Министерства.

Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты "ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего письма" и "заголовок к тексту". На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

Реквизит "адресат" оформляется справа от основных реквизитов бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем - почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна. Адрес оформляется латинскими буквами (наименование страны дополняется ее названием на русском языке через запятую).

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами.

Например:

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США - название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.

Например:

В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например:

24 января 2021 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например:

2021, January 24.

В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата.

Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Новиков!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой "С уважением, ...".

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

15.1. Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются Министром или заместителями Министра.

15.2. Телеграммы должны иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

15.3. Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным (не более 500 символов).

15.4. Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы тремя межстрочными интервалами. В реквизите "Подпись" указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

15.5. Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя (образец составления телеграммы в приложении N 3).

15.6. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.

15.7. При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Министерства телеграмме список рассылки с указанием адресатов.

15.8. Подписанные руководством Министерства телеграммы передаются в общий отдел для регистрации.

16. Записка (докладная, служебная).

Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями Министерства и руководством Министерства.

Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения Министерства, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока, предусмотренного в номенклатуре дел, формируемой в Министерстве исключительно в электронной форме в СЭД. За исключением документов, содержащих сведения ограниченного распространения.

В Министерстве для работы с докладными (служебными) записками в электронной форме используются электронные шаблоны докладных (служебных) записок.

Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются выводы.

Регистрация докладных (служебных) записок осуществляется в СЭД.

Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководителем, регистрация, отправка).

Цель документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задачи документооборота - организовать движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота; - обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

17.1 Принципы организации документооборота

17.1.1. Организация документооборота основывается на принципах:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

- предварительное рассмотрение входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- рассмотрение документов руководством Министерства;

- однократность регистрации документов;

- доведение документов до исполнителей;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

- обработка и отправка исходящих документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот Министерства осуществляется с использованием СЭД, УКИД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.

17.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние (внутриведомственные) документы.

В состав входящих и исходящих документов включаются:

документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, и ответы на них;

документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

иностранная корреспонденция;

дипломатическая почта;

документы от организаций, подведомственных Министерству;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма.

17.1.3. В условиях применения СЭД в Министерстве используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе, документы на бумажном носителе.

17.1.4. Документы Министерства, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром, перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается Министром после согласования с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документ в электронной форме должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Документы в электронной форме создаются в СЭД с использованием ЭП. ЭП обладают должностные лица, которые имеют право подписи. Документы в электронном виде группируются в СЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Документы в электронной форме после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел, формируемой в Министерстве. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.

17.1.5. Для документов, имеющих пометку ограничения доступа "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными, при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Для документов, имеющих пометку ограничения доступа "ДСП" в РК ставится пометка "ДСП". Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

17.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной, факсимильной связи, в электронной форме по каналам МЭДО, электронной почтой, а также путем личной передачи документов группу экспедиционной обработки документов общего отдела (далее - Экспедиция).

С помощью почтовой, фельдъегерской связи, телеграфной, в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Прием всех поступающих в Министерство документов на бумажных носителях фельдъегерской, почтовой и телеграфной связью осуществляется централизованно в Экспедиции.

Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - государственным служащим общего отдела, в вечернее время и в выходные дни - оперативным дежурным по Министерству.

Все поступившие документы подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки;

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

- проставление отметки о поступлении документа в Министерство.

Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой "Лично".

Конверты после проверки подлежат уничтожению. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или, когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты прикладываются к отправлению для дальнейшего хранения. После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

Ошибочно доставленные документы пересылаются (возвращаются) отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа государственным служащим Экспедиции составляется акт в двух экземплярах о возврате документа отправителю. Один экземпляр акта остается в Экспедиции, второй посылается отправителю вместе с документом.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Департамента управления делами и кадров для его дальнейшей утилизации.

17.2.2. Входящие электронные документы, полученные по информационно-телекоммуникационным каналам связи (факсограммы, документы, поступившие по электронной почте, посредством МЭДО, полученных через сайт Министерства) принимаются общим отделом и отделом по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам связи и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки ЭП и подтверждения ее действительности; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой ЭП, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (факсограммы, документы, поступившие по электронной почте, посредством МЭДО, через сайт Министерства) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

17.2.3. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях:

- Анкеты (резюме), направляемые в Министерство в целях трудоустройства.

- Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

- ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

- Графики, наряды, заявки, разнарядки.

- Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

- Конкурсная документация.

- Научно-техническая и проектная документация.

- Корреспонденция, адресованная государственным служащим Министерства с пометкой "Лично".

- Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

- Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы.

- Прейскуранты.

- Пригласительные билеты, приглашения.

- Программы конференций, совещаний.

- Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

- Соболезнования.

- Учебные планы, программы.

- Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

17.2.4. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству Министерства, передается в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью для перевода и последующей передачи на регистрацию.

17.3.1. Предварительное рассмотрение проводится государственными служащими сотрудниками общего отдела в целях распределения поступающих в Министерство документов на требующие обязательного рассмотрения Министром, заместителями Министра и направляемые непосредственно руководителям структурных подразделений Министерства.

17.3.2. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется до регистрации документа.

17.3.3. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется государственными служащими сотрудниками общего отдела на основании распределения функциональных обязанностей между Министром, заместителями Министра и положений о структурных подразделениях Министерства.

17.3.4. По результатам предварительного рассмотрения входящие документы государственными служащими сотрудниками общего отдела распределяются на документопотоки, направляемые:

на рассмотрение Министру;

на рассмотрение заместителям Министра (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);

на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения Министерства по направлениям их деятельности.

17.4.1. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз.

Документы, поступающие от организаций непосредственно в структурные подразделения Министерства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в общий отдел.

17.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

17.4.3. Сведения о входящем документе вносятся в РК СЭД, а входящему документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года.

17.4.4. На всех зарегистрированных входящих документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются входящий регистрационный номер документа и дата регистрации.

17.4.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются на сканирование общим отделом, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к РК документа.

17.4.6. По завершении регистрации входящие документы передаются Министру, заместителям Министра, руководству структурных подразделений Министерства, либо лицам, их замещающим для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).

17.4.7. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения Министром, заместителями Министра, передаются в соответствующие структурные подразделения Министерства на исполнение и размещения в дело в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.

Подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей по одному документу, передаются ответственному исполнителю.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения Министерства используются реестры передачи документов.

17.4.8. Документы на бумажных носителях, содержащие информацию ограниченного распространения, при регистрации не сканируются, заполняется РК документа, на оригинале документа проставляется регистрационный номер.

После утверждения проектов резолюций общий отдел осуществляет размножение данных документов и доводит их до исполнителя под роспись в журнале. Оригиналы остаются на хранении в общем отделе.

17.4.9. При регистрации документов, имеющих приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги), адресованные руководству Министерства, в Министерство (без указания должностного лица), сканируются и прикрепляются к РК только их сопроводительные письма, а в РК документов устанавливается отметка в комментариях. На оригиналах документов на бумажных носителях проставляются регистрационные номера. После чего оригиналы сопроводительных писем с приложениями направляются ответственному исполнителю.

17.4.10. В случае ошибочного направления документа в структурное подразделение Министерства его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации документа в Министерстве возвращает его в общий отдел с пометкой для внесения соответствующих исправлений в РК и передачи документа по принадлежности.

17.5.1. Рассмотрение документов, переданных общим отделом руководству Министерства осуществляется в день передачи документов или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Документы, требующие срочного рассмотрения, с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" рассматриваются незамедлительно.

17.5.2. Результаты рассмотрения документа руководством Министерства оформляются в виде резолюции в СЭД.

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения (задание), срок исполнения) вносятся в РК СЭД общим отделом и сотрудниками приемных заместителей Министра, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.

17.5.3. Документы, направляемые Министру (входящая корреспонденция или проекты документов на подписание), передаются через общий отдел, заместителям Министра - через сотрудников их приемных.

Проекты резолюций Министра готовит Департамент управления делами и кадров.

17.5.4. Документы, адресованные заместителям Министра, в их отсутствие направляются другим заместителям Министра в соответствии с распределением их функциональных обязанностей.

17.5.5. Передача на исполнение документов от заместителей Министра осуществляется только в структурные подразделения Министерства, деятельность которых они координируют в соответствии с положениями о структурных подразделениях Министерства.

В случае необходимости участия в рассмотрении документа иного структурного подразделения Министерства его включение в резолюцию в качестве соисполнителя осуществляется с согласования заместителя Министра, курирующего данного структурное подразделение Министерства. О чем делается соответствующая пометка в РК в СЭД.

17.5.6. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.

Документы, поступающие в структурные подразделения Министерства, принимаются и обрабатываются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении Министерства.

17.5.7. Не допускается закрытие и списание документов в СЭД "в дело", если в резолюции Министра или заместителя Министра нет прямого указания - "для использования в работе", "для информации" либо во входящем документе не сказано, что он направляется для информации или учета в работе.

17.6.1. Ответственность за составление и оформление, а также согласование проекта документа с заинтересованными ФОИВ и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Министерства - ответственный исполнитель документа.

17.6.2. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители (далее - соисполнители) документа также несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа и представление ответственному исполнителю в половину установленного срока необходимых материалов (проектов документов, заключений, справок, сведений и т.д.). Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы для исполнения документа.

17.6.3. Проекты документов Министерства готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе - бланки установленной формы или бумага стандартного формата A4.

Проекты документов включаются в СЭД.

17.6.4. До представления на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность оформления проектов документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - списка рассылки.

17.6.5. Согласование проектов исходящих документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исходящего документа на бумажном носителе (визы проставляются на лицевой стороне подписного листа).

17.6.6. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами (ответственным исполнителем, его непосредственным руководителем, руководством структурного подразделения Министерства - ответственного исполнителя, руководством структурных подразделений Министерства - соисполнителей, заместителем Министра в соответствии с его распределением обязанностей) и подписанные уполномоченным лицом, регистрируются в СЭД.

17.6.7. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

17.6.8. Перед регистрацией исходящих документов проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по списку рассылки, наличие отметки об исполнителе.

Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю документа на доработку независимо от факта его подписания.

17.6.9. Отсутствие виз на документе не допускается. Документ визируется ответственным исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителем структурного подразделения Министерства, заместителем Министра, курирующим данное структурное подразделение Министерства, даже если во время его отсутствия входящий документ был направлен на исполнение в структурное подразделение Министерства заместителем Министра, его замещающим. Перечень лиц, визирующих документ, может быть изменен по прямому указанию Министра. Проекты федеральных законов, направляемые на согласование в другие министерства и ведомства, визируются в Правовом департаменте, статс-секретарем - заместителем Министра.

17.6.10. При поступлении служебной записки об отсутствии предложений в проект документа, добавлять в маршрут согласования в СЭД руководителя структурного подразделения Министерства, направившего служебную записку не требуется.

При поступлении служебной записки с предложениями от соисполнителей, необходимо добавлять руководство данного структурного подразделения Министерства в маршрут согласования в СЭД.

17.6.11. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об исходящем документе фиксируются в РК, к которой прикрепляется электронная копия исходящего документа.

17.6.12. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на исходящем экземпляре документа, а также на визовом экземпляре исходящего документа, остающимся в деле.

17.6.13. Исходящие документы за подписью Министра, заместителей Министра регистрируется в общем отделе.

Исходящие документы за подписью руководства структурного подразделения Министерства регистрируются в соответствующем структурном подразделении Министерства.

Исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов могут также регистрироваться в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.

17.6.14. Исходящий документ, подписанный Министром, заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

17.7.1. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из Министерства, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, специальной связи, курьером (нарочно), экспресс-почтой, а также передаются по информационно-телекоммуникационным каналам связи (факсограммы, документы, направление по электронной почте, посредством МЭДО).

17.7.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и предоставляться на отправку в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

17.7.3. Отправку исходящих документов на бумажном носителе производит Экспедиция.

17.7.4. Документы на отправку предоставляются с реестром для отправки исходящей корреспонденции почтой в котором указываются наименование структурного подразделения Министерства, подготовившего документ, номера отправляемых документов, их дата регистрации, вид почтового отправления (простое, заказное, заказное с уведомлением о вручении), подпись лица, составившего реестр, дата составления реестра.

17.7.5. Документы на отправку предоставляются с проставленными адресами.

17.7.6. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные учреждения Министерства).

17.7.7. Исходящие документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу, с отметкой исполнителя документа о виде.

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения Министерства, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным исходящим документом.

Общий отдел подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения Министерства - ответственных исполнителей документов.

17.7.8. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются ответственному исполнителю.

17.7.9. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

17.7.10. Отправляемая средством почтовой связи корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии со списком рассылки, приложенным к документу), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;

- документы, направляемые средством почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт;

- на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется список, который затем возвращается в общий отдел с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

17.7.11. Отправку документов по информационно-телекоммуникационному каналу связи "телеграф" осуществляет общий отдел.

17.7.12. Отправку документов по МЭДО осуществляет общий отдел, отдел по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров, а также государственные служащие ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера <18> и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

--------------------------------

<18> Приказ Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. N 199 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления".

17.7.13. Отправка документов по электронной почте, факсу осуществляется ответственными исполнителями документов самостоятельно.

17.8.1. Прохождение внутренних (внутриведомственных) документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

17.8.2. Подписанные приказы по основной деятельности Министерства регистрируются и хранятся в общем отделе.

17.8.3. Приказы Министерства по личному составу, приказы о награждениях регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Департамента управления делами и кадров.

17.8.4. Протоколы коллегии Министерства регистрируются и хранятся в Департаменте мониторинга, анализа и стратегического развития здравоохранения.

17.8.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых Министром или лицом, его замещающим, заместителями Министра, регистрируются в организационном отделе Департамента управления делами и кадров.

17.8.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в структурных подразделениях Министерства, регистрируются и хранятся в подразделениях Министерства.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.

17.8.7. Доверенности, выдаваемые от имени Министерства, оформляются на бланке письма Министерства и регистрируются в общем отделе.

17.8.8. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) регистрируются в структурных подразделениях Министерства в СЭД.

17.8.9. При регистрации внутренних (внутриведомственных) документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, электронный образ документа к РК СЭД не прикрепляется.

17.8.10. Передача зарегистрированных внутренних документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется посредством СЭД. Далее документы направляются согласно резолюциям в РК СЭД.

17.8.12. Подлинники документов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

17.9.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по Министерству в целом, по отдельным структурным подразделениям Министерства, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

17.9.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по базе данных СЭД.

17.9.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в Министерстве, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

18.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

18.2. Внесение сведений о документе в СЭД осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК.

18.3. В процессе движения документа в Министерстве (создание проекта документа, внесение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.

18.4. Внесение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документом осуществляется посредством заполнения полей РК.

18.5. В РК вносятся следующие сведения о входящем документе:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- дата поступления документа;

- входящий регистрационный номер;

- способ доставки документа;

- краткое содержание документа;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- сведения об ЭП;

- результат проверки ЭП;

- электронный адрес адресата;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

18.6. В РК вносятся следующие сведения об исходящих документах:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации-корреспондента;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- количество листов основного документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- гриф ограничения доступа к документу;

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- сведения об электронной подписи;

- ссылки на файл отправляемого документа;

- электронный адрес корреспондента;

- способ доставки документа корреспонденту.

18.7. При внесении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

- наименование структурного подразделения Министерства, подготовившего проект документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- структурное подразделение Министерства (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

- отметка о контроле;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

18.8. Состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на их обращения:

- фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

- наименование организации-корреспондента;

- дата обращения гражданина, организации;

- регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

- дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

- дата поступления обращения гражданина, организации;

- входящий регистрационный номер;

- краткое содержание обращения гражданина, организации;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа, наименование органа власти, организации);

- отметка о контроле;

- сведения об ЭП (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного ЭП);

- результат проверки электронной подписи;

- электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

- почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

- вопрос по тематическому классификатору;

- ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься иные сведения.

18.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе движения документов исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

18.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы с документами, включенными в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений Министерства, должностных лиц, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел;

справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

18.11. Пользователи СЭД разделяются на группы. Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Министерства пользователя СЭД.

18.12. Руководители и государственные служащие Министерства, имеющие ключи ЭП, при рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронной форме в СЭД должны использовать способы подтверждения действий при помощи ЭП.

Документы в электронной форме, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по каналам МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" только в случае, если СЭД адресатов поддерживают взаимодействие по МЭДО.

При получении документов в электронной форме, подписанных ЭП, перед регистрацией должна осуществляться проверка ее подлинности.

При создании бумажной копии документа в электронной форме (подлежащего передаче по каналам МЭДО), подписанного ЭП и хранящегося в СЭД, на бумажной копии автоматически проставляется штамп со сведениями о сертификате ЭП.

Документ в электронной форме, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

19.1.1. Контроль исполнения документов - представляет собой совокупность действий, направленных на своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Организация контроля срока исполнения документов включает:

- предварительную проработку документа,

- постановку документа на контроль,

- контроль над ходом исполнения документа, информирование Министра и его заместителей, а также руководителей структурных подразделений Министерства об исполнении поручений, зафиксированных в документах,

- снятие с контроля по установленным в Министерстве правилам.

19.1.2. Контролю подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, указаний и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра.

19.1.3. Контроль за исполнением документов в Министерстве осуществляют:

а) отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров Министерства - за исполнением поручений вышестоящих органов, а также поручений Министра;

б) государственные служащие Отдела по защите государственной тайны Министерства - за исполнением документов, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

в) государственные служащие, работающие в приемных заместителей Министра - за исполнением контрольных поручений заместителей Министра, а также приказов (поручений), контроль над исполнением которых возложен на заместителей Министра;

г) руководители структурных подразделений Министерства - организуют работу по обеспечению качественного и своевременного исполнения контрольных документов в структурном подразделении Министерства;

д) исполнители - обеспечивают исполнение документов в соответствии с установленными сроками исполнения.

19.2.1. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях, поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) указания по исполнению документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и ведомств - с даты их поступления в Министерство. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

19.2.2. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

а) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

б) без указания конкретной даты исполнения с пометкой "СРОЧНО", "НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО" или аналогичным указанием - в 3-дневный срок;

в) с пометкой "ОПЕРАТИВНО" - в 10-дневный срок;

г) если срок исполнения не указан - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения;

д) по запросам Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней со дня получения указанных запросов;

е) по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления депутатского запроса;

ё) по письмам, поступившим из федеральных органов исполнительной власти на согласование по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, - до 10 дней с даты регистрации (если не указан иной срок);

ж) по письмам, поступившим из иных организаций, - до 1 месяца со дня поступления (если не указан конкретный срок);

з) по внутренним распорядительным документам (приказам, протоколам, поручениям Министра и его заместителей) - в указанный в документе срок и, если срок не указан, в срок до 1 месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

19.3.1. Рассмотренные руководством Министерства документы, после определения ответственного исполнителя, направляются в отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров для постановки на контроль.

Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

19.3.2. Ответственность за исполнение документа в срок и полноту рассмотрения и разрешения вопроса по существу несет должностное лицо, обозначенное в резолюции по исполнению документа руководством Министерства первым (или обозначенное словом "свод", "ответственный").

19.3.3. Ответственный исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации от соисполнителей и подготовку необходимых проектов ответов для направления на подпись руководству Министерства.

19.3.4. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

а) по документам, направленным на исполнение поручением Министра, либо лицом его замещающим, - на основании резолюции Министра, либо лицом его замещающим, давшим поручение;

б) по документам, направленным на исполнение Департаментом управления делами и кадров - на основании возврата документа в общий отдел, посредством СЭД, с указанием верного исполнителя документа.

19.3.5. Письменные предложения руководству Министерства с обоснованием необходимости изменения основного исполнителя представляются руководителем заинтересованного структурного подразделения Министерства в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

19.3.6. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений Министерства), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений Министерства обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

19.3.7. Соисполнители (структурные подразделения Министерства) обязаны в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представить ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений Министерства.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

19.3.8. Если в процессе работы выявляется невозможность исполнения поручений по документам в установленный срок, продление этого срока может быть разрешено только лицом или организацией, которые установили срок исполнения, при наличии объективных причин. Оформление отсрочки исполнения поручений по документам должно быть сделано до истечения сроков исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

19.3.9. В случае если поручение было исполнено с нарушением срока, руководитель структурного подразделения Министерства, ответственного за исполнение поручения, не позднее 2-х дней после исполнения поручения представляет руководству Министерства письменное объяснение о причинах его неисполнения в срок и принятых мерах.

19.4.1. Контроль исполнения документов (поручений) прекращается на основании:

а) фактического исполнения документов, принятия (утверждения) соответствующего правового акта, разработка которого поручалась Министерству (на основании документированного подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям, лицам);

б) информации, поступившей из Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации, о приостановлении, отзыве, исполнения документа (поручения) (в отношении поручений и указаний Президента Российской Федерации), информации, поступившей о соответствующем решении от Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в отношении поручений Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации);

в) приостановление исполнения документа (поручения), а также его отмены Министром или фактического исполнения документов (поручения) определенными Министром и его заместителями, должностными лицами и представления документированной информации о решении, принятом Министром (в отношении поручений Министра);

г) соответствующих указаний по исполнению документа заместителя Министра (в отношении поручений заместителя Министра).

19.4.2. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

а) запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления депутатам исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;

б) поручения руководства Министерства по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы и организации исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;

в) поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у Министра, - после доклада руководству соответствующих предложений.

г) документы, находящиеся на личном контроле Министра, - после документированного подтверждения факта исполнения данного поручения (при недокументированном решении вопроса - после представления соответствующей служебной записки ответственного исполнителя с резолюцией Министра).

При необходимости снятия с контроля исполнения документ, по которому отсутствует исходящие письмо, либо в нем нет прямой ссылки на данный документ в качестве основания, либо по своему содержанию его нельзя отнести к категории окончательного исполнитель представляет в Департамент управления делами и кадров соответствующую служебную записку, согласованную с курирующим заместителем Министра, либо при необходимости с Министром, с аргументированной информацией об исполнении документа.

19.4.3. В случае если Министерство является соисполнителем по документам (поручениям), включая документы (поручения) по рассматриваемым Министерством законопроектам, контроль за исполнением документов (поручений) прекращается на основании документированных подтверждений их исполнения соответствующими структурными подразделениями Министерства и направлении в установленном порядке Министерством ответственному исполнителю соответствующих результатов рассмотрения документов (предложений, заключений проектов актов и иных материалов) или решения о согласовании проектов актов.

Решение о снятии документа с контроля в указанном случае принимает Министр либо курирующий заместитель Министра.

Промежуточный ответ автору обращения или запрос информации не могут являться основанием для признания документа исполненным и для снятия его с контроля.

Документы, представленные на подпись Министру, заместителям Министра или возвращенные на доработку, не считаются исполненными в установленный срок.

Для снятия с контроля документы должны быть оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Ответственность за полноту и достоверность представляемой информации об исполнении документа несет ответственный исполнитель.

При выполнении всех требований документ отделом контроля за исполнением снимается с контроля. Информация об исполнении документа и снятии его с контроля заносится в СЭД.

19.4.4. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о списании его "в дело" с краткими сведениями или ссылкой на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении.

19.4.5. Отдел контроля за исполнением:

- ежедневно запрашивает у ответственных исполнителей информацию о состоянии исполнения документов, находящихся на особом контроле;

- еженедельно информирует подразделения Министерства (руководителей и ответственных за контроль) о приближении сроков исполнения документов;

- еженедельно и в оперативном порядке представляет руководству Департамента управления делами и кадров информацию о состоянии исполнения документов;

- ежедневно информирует заместителя Министра, ответственного за контроль, о ходе исполнения документов особого контроля;

- в случае неисполнения документа на следующий день после истечения срока информирует об этом руководство Департамента управления делами и кадров и заместителя Министра, ответственного за контроль;

- еженедельно информирует заместителей Министра о состоянии исполнительской дисциплины в курируемых ими структурных подразделениях Министерства;

- еженедельно и по запросам представляет Министру информацию о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве.

Должностные лица, ответственные за контроль исполнения документов в структурных подразделениях Министерства, обязаны:

- по запросам отдела контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров представлять сведения о ходе исполнения документов, находящихся на контроле исполнения;

- ежедневно информировать руководство своего структурного подразделения Министерства о приближении сроков исполнения документов и ситуациях, препятствующих их исполнению.

20.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства Министерства и руководителя структурного подразделения Министерства. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

20.2. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и при необходимости - повторное согласование;

подготовку списка рассылки документа, если документ адресован нескольким адресатам;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело.

20.3. При направлении документа на исполнение нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

20.4. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя структурного подразделения Министерства передается другому исполнителю этого структурного подразделения Министерства с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю структурного подразделения Министерства для внесения изменений в РК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.

20.5. При увольнении или переходе на другой участок работы государственный служащий обязан сдать документы и дела руководителю Департамента или, по его указанию, вновь назначенному государственному служащему.

20.6. Ответственный исполнитель организует согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными лицами в компетенцию которых он входит и при необходимости проводит доработку проекта документа по замечаниям представленным этими лицами.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись Министру, заместителю Министра ответственный исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия имя отчество лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено - причину отклонения).

20.7. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение) Министру, заместителю Министра.

20.8. Подписанный документ ответственный исполнитель в соответствии с порядком, установленным Инструкцией, передает в общий отдел на регистрацию, отправку и включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве, ответственный исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

20.9. В ходе исполнения документа ответственный исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

20.10. Ответственный исполнитель, а также соисполнители не имеют права разглашать содержание поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

20.11. Результатом исполнения документа является документ, подготовленный исполнителем, подписанный руководителем и направленный соответствующему адресату.

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Министерства, образуют документальный фонд государственного органа.

Создание документального фонда осуществляется общим отделом и делопроизводителями структурных подразделений Министерства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.

21.1.1. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), сроки их хранения и является основным учетным документом, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

21.1.2. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

21.1.3. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности Министерства, включая входящие документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (при их наличии), парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, обращения граждан и организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них, документы государственных и негосударственных организаций, документы общественных и религиозных организаций, документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

21.1.4. При составлении номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе Министерства, номенклатурой дел Министерства за прошедший год, локальными нормативными актами Министерства, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности Министерства, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

21.1.5. В номенклатуру дел, формируемую в Министерстве, включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов <19*>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

--------------------------------

<19*> Копии документов включаются в номенклатуру дел Министерства, если копия - единственный экземпляр документа в Министерстве, а также, если копии необходимы для деятельности структурного подразделения Министерства.

Не включаются в номенклатуру дел, формируемую в Министерстве, периодические издания, книги, брошюры.

21.1.6. Сводная номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется общим отделом на основании номенклатур дел структурных подразделений Министерства по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях <20> (далее - Правила хранения).

--------------------------------

<20> Приложения N 25 и N 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).

Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

21.1.7. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, подписывается начальником общего отдела, визируется лицом, ответственным за архив, утверждается Министром после согласования проекта номенклатуры дел с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией Федерального казенного учреждения "Государственного архива Российской Федерации".

21.1.8. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, в конце каждого года уточняется, утверждается Министром и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

21.1.9. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение Министерства в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел данного структурного подразделения Министерства и представляет ее в общий отдел для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, после чего раздел номенклатуры вышеуказанного структурного подразделения Министерства присоединяется к действующей сводной номенклатуре дел.

21.1.10. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется в трех экземплярах:

- 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел Министерства является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Департамента управления делами и кадров;

- 2-й экземпляр номенклатуры дел Министерства передается в архив Министерства в качестве учетного документа;

- 3-й экземпляр номенклатуры дел Министерства передается в Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации", в случае ее согласования экспертно-проверочной комиссией Федерального казенного учреждения "Государственного архива Российской Федерации".

В структурные подразделения Министерства номенклатура дел, формируемая в Министерстве, рассылается общим отделом в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

21.1.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

21.1.12. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, строится по структурной схеме (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Министерства, расположенные в соответствии с утвержденной структурой Министерства).

21.1.13. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства составляется в каждом структурном подразделении Министерства государственным служащим, ответственным за делопроизводство данного структурного подразделения Министерства, при участии ведущих специалистов подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения Министерства.

21.1.14. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения Министерства, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел, формируемой в Министерстве и состоит из индекса структурного подразделения Министерства (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Министерства или классификатором структурных подразделений Министерства) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения Министерства;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел, формируемую в Министерстве, следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование Министерства, структурного подразделения Министерства, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (Министерства, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность структурного подразделения Министерства, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

- "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются).

Например:

- "Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета";

- "Протоколы оперативных совещаний у Министра и документы к ним".

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

- "Протоколы заседаний Экспертного совета".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

- "Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

- "Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

- "Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

- "Переписка с ООО "Горсвязь" о предоставлении услуг связи".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

1) если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

- "Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы".

2) если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

- "Переписка с ФГБУ "ФРЦ" Минздрава России о планировании и отчетности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

- "Отчеты структурных подразделений Министерства за 2017 год";

- "Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

21.1.15. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

21.1.16. В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

21.1.17. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронной форме с указанием наименования информационной системы:

- "Электронной документы. СЭД "Канцелярия";

- База данных "Служебные записки".

21.1.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, в каждом структурном подразделении Министерства оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" ("ЭПК" - Экспертно-проверочной комиссией) и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Министерстве.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел формируемой Министерстве, передаются в архив Министерства, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

21.2.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

21.2.2. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

- в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

- приложения помещаются вместе с основными документами;

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- факсограммы, телеграммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

Документы внутри дела располагаются снизу-вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

21.2.3. Для обеспечения сохранности, учета документов Министерства и дел структурных подразделений Министерства, а также доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

21.2.4. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, формируемой в Министерстве, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

21.2.5. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем структурного подразделения Министерства в случаях:

- перед передачей документов в архив Министерства;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения Министерства;

- при реорганизации и ликвидации Министерства или структурного подразделения Министерства.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

21.2.6. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, формируемой в Министерстве, руководителями структурных подразделений Министерства принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и представляется в общий отдел.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом общим отделом и руководителем структурного подразделения Министерства (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в общем отделе и структурном подразделении Министерства; третий экземпляр акта представляется в архив Министерства при передаче дел структурного подразделения Министерства на архивное хранение.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив проводится на основании описей дел структурных подразделений Министерства постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Министерства не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

21.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства ответственными делопроизводителями государственными служащими структурных подразделений Министерства.

21.3.2. Для проведения работы по экспертизе ценности документов в Министерстве приказом Министра создается ЦЭК.

Задачи, функции, права, организация работы ЦЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <21>.

--------------------------------

<21> Примерное Положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 г. N 31 (зарегистрирован в Минюсте России 24 июня 2019 г. регистрационный N 55005).

21.3.3. Основными функциями ЦЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел Министерства, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Министерстве.

21.3.4. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства осуществляется:

- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Министерстве;

- отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, правильность определения сроков хранения дел.

21.3.5. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" (отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно") подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение.

21.3.6. Отбор электронных документов для передачи в архив Министерства осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").

21.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК акты и описи утверждаются председателем ЦЭК.

21.3.8. Дела, образовавшиеся в деятельности Министерства и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Министерства по месту формирования документов в дела.

21.3.9. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

- оформление реквизитов обложки дела по форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия Министерства, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <22>.

--------------------------------

<22> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г. регистрационный N 38830).

21.3.10. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства заполняются реквизиты: наименование Министерства, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

- наименование Министерства;

- наименование структурного подразделения Министерства;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (части);

- заголовок дела (тома, части);

- крайние даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием Министерства указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

21.3.11. При оформлении обложки дела:

- наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения Министерства указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой Министерства;

- индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел Министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

- даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования Министерства или структурное подразделения Министерства в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение Министерства на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование Министерства (структурного подразделения Министерства), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел, формируемой в Министерстве. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

21.3.12. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования Министерства и структурного подразделения Министерства, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

21.3.13. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

21.3.14. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

21.3.15. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

21.3.16. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

21.3.17. Описи дел составляются в структурных подразделениях Министерства под методическим руководством общего отдела.

Описи дел составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- дела по личному составу;

- электронные дела;

- дела, состоящие из документов, характерных для Министерства (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Описи дел структурных подразделений Министерства составляются по формам, установленным Правилами хранения.

По описям дел структурных подразделений Министерства документы передаются в архив Министерства.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

21.3.18. Описи дел структурных подразделений Министерства представляются в архив Министерства не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

21.3.19. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

- порядковый номер дела по описи;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- примечания.

21.3.20. При составлении описи дел структурного подразделения Министерства соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел, формируемой в Министерстве;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний");

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением Министерства со ссылкой на акт, о наличии копий.

21.3.21. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел, формируемой в Министерстве.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

21.3.22. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений Министерства устанавливается по согласованию с архивом Министерства.

21.3.23. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

- порядковый номер электронного дела по описи;

- индекс электронного дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- срок хранения дела;

- объем электронного дела в Мб;

- примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

21.3.24. Описи дел структурного подразделения Министерства подписываются руководителем структурного подразделения Министерства и согласовываются с общим отделом Департамента управления делами и кадров. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

21.3.25. Описи дел структурного подразделения Министерства составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Министерства. В архив Министерства также передается по экземпляру описей дел в электронной форме в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

21.3.26. Подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется структурным подразделением Министерства - владельцем соответствующей информационной системы совместно с Департаментом цифрового развития и информационных технологий, обеспечивающим функционирование информационной системы.

21.3.27. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Министерства, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- конвертация электронного документа в формат архивного документа;

- формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <23>;

--------------------------------

<23> Пункт 4.34 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г. регистрационный N 38830).

- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения Министерства;

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Министерства не по информационно-коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения Министерства (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив Министерства;

- проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

- проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями государственного служащего архива и государственного служащего структурного подразделения Министерства, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации, или уполномоченного им должностного лица.

21.4.1. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Министерства составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения) <24>.

--------------------------------

<24> Приложение N 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).

На основе предложений структурных подразделений Министерства общий отдел составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всего Министерства по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

21.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-х летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

21.4.3. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

21.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЦЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

21.4.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается председателем ЦЭК (Министром) после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

21.4.6. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста общего отдела и датой:

"Уничтожено. См. акт N ____ от _______. Подпись, инициалы, фамилия".

21.4.7. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

21.4.8. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле архивного фонда.

21.5.1. Передача дел в архив Министерства производится по описям дел структурных подразделений Министерства.

21.5.2. Уполномоченный, государственный служащий архива Министерства, проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел государственные служащие структурного подразделения Министерства обязаны устранить в двухнедельный срок.

21.5.3. Прием каждого дела в архив Министерства производится в присутствии государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Министерства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями государственного служащего архива и государственного служащего (делопроизводителя) структурного подразделения Министерства, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

21.5.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства делопроизводитель структурного подразделения Министерства в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел, формируемой в Министерстве.

22.1. Выдача дел, находящихся на хранении в архиве Министерства, для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по письменному запросу государственных служащих Министерства на имя руководителя Департамента управления делами и кадров.

22.2. В письменном запросе государственных служащих Министерства о выдаче дел, документов во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело, документ и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

22.3. Дела, документы выдаются во временное пользование государственным служащим Министерства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

22.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей о получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа государственный служащий общего отдела вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями о получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела, документы изымались по запросам государственных органов, (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора) подлинники документов должны быть возвращены в Министерство и помещены в дело.

22.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде электронных копий.

22.6. Порядок доступа государственных служащих Министерства и работников к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами Министерства, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями государственных служащих Министерства и работников в СЭД.

Государственным служащим Министерства, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются на физически обособленном материальном носителе, высылаются по электронному адресу государственного служащего, запрашивающего документ, или иным образом.

22.7. В архиве Министерства, структурном подразделении Министерства, выдавшем дело, документ, ведется учет выданных дел, документов и контроль их своевременного возврата. Электронные дела, документы возврату не подлежат.

22.8. Государственные служащие Министерства обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование дел, документов на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях. Запрещается передача полученных документов или их копий государственным служащим других структурных подразделений Министерства и работникам или организаций.

22.9. Изъятие (выемка) дел, документов, образовавшихся в деятельности Министерства, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

22.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения уполномоченного лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

22.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Министерства и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых дел, документов.

22.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись государственного служащего, ответственного за формирование и (или) хранение дела.

22.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается и уничтожается.

Согласовано

Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
14 февраля 2022 г.

Образец бланка письма Министерства

Образец должностного бланка письма Министра

Образец должностного бланка письма заместителя Министра

Образец должностного бланка письма
Статс-секретаря - заместителя Министра

Образец должностного бланка письма
Первого заместителя Министра

Образец бланка приказа Министерства

Образец бланка поручения Министра

Образец бланка поручения заместителя Министра

Образец бланка поручения статс-секретаря -
заместителя Министра

Образец бланка поручения Первого заместителя Министра

Образец оформления рассылки писем
(документов, телеграмм) по списку

Образец оформления телеграмм

Образец оформления листа согласования к приказу

Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации прилагаются.

                                                                         /\
                                                                  Проект  │
                                                                          │
                                   УКАЗ                    не менее 9 см  │
                     ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                      │
                                                                         \/
                         Об утверждении Положения
               об Управлении Президента Российской Федерации
                        по государственным наградам
                        /\
                         │
                  18 пт  │
                        \/
    1.  Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской
Федерации по государственным наградам.
    2. Настоящий указ вступает в силу со дня его подписания.
     /\
      │
32 пт │ │
      │
     \/
     Президент
Российской Федерации
     /\
      │
48 пт │ │
      │
     \/
    Москва, Кремль
     /\
      │
      │ 18 пт
      │
     \/
    Дата
     /\
      │
      │ 18 пт
      │
     \/
      N

                                                                         /\
                                                                  Проект  │
                                                                          │
                             РАСПОРЯЖЕНИЕ                  не менее 9 см  │
                     ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                      │
                                                                         \/

    1.  Выделить  в  2020  году  из  Резервного фонда Президента Российской
Федерации:
    40   млн   рублей   правительству...   области   для   Государственного
историко-архитектурного    и    художественного   музея-заповедника...   на
проведение   ремонта   и   реставрации  памятника  истории  и  культура...,
расположенного по адресу...;
    (Далее текст не приводится)

     /\
      │
32 пт │
      │
     \/
     Президент
Российской Федерации
     /\
      │
48 пт │
      │
     \/
Дата
     /\
      │
      │ 18 пт
      │
     \/
N

Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации прилагаются.

                                                                     Проект

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                                               /\
                                                │
                                                │ 24 пт
                                                │
                                               \/
                       от "__" _______ г. N ____
                                               /\
                                                │
                                                │ 24 пт
                                                │
                                               \/
                                МОСКВА

           Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
                       органах исполнительной власти
                                               /\
                                                │
                                                │ 24 - 36 пт
                                                │
                                               \/

    В  соответствии  со  статьей  11  Федерального  закона  "Об информации,
информационных  технологиях и о защите информации" Правительство Российской
Федерации постановляет:
    1. Утвердить прилагаемые Правила ...
    ...

    (Далее текст не приводится)
     /\
      │
36 пт │
      │
     \/

Председатель Правительства
   Российской Федерации                                          И. Фамилия

                                                                     Проект

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ
                                               /\
                                                │
                                                │ 24 пт
                                                │
                                               \/
                       от "__" _______ г. N ____
                                               /\
                                                │
                                                │ 24 пт
                                                │
                                               \/
                                МОСКВА
                                       /\
                                        │
                                        │ 24 - 36 пт
                                        │
                                       \/
    Утвердить    прилагаемые    технические    требования   к   организации
взаимодействия  системы  межведомственного  электронного документооборота с
системами  электронного документооборота федеральных органов исполнительной
власти.

     /\
      │
36 пт │
      │
     \/

Председатель Правительства
   Российской Федерации                                          И. Фамилия

1.1. Представления и ходатайства.

1.2. Все виды доверенностей.

1.3. Соглашения, договоры, контракты.

1.4. Служебный контракт (трудовой договор).

1.5. Заключения и отзывы на диссертации и авторефераты.

1.6. Уставы.

1.7. Командировочные удостоверения.

1.8. Почетная грамота.

1.9. Благодарности.

1.10. Отчеты и протоколы.

1.11. Свидетельства.

1.13. Разрешение на проведение клинического исследования.

1.14. Регистрационное удостоверение лекарственного препарата.

1.15. Решение о регистрации лекарственного препарата для медицинского применения.

1.16. Решение об отказе в регистрации лекарственного препарата.

1.17. Нормативная документация по качеству лекарственного средства.

1.18. Решение о включении фармацевтической субстанции, произведенной для реализации, в государственный реестр лекарственных средств для медицинского применения.

1.19. Архивные справки.

2.1. Удостоверения личности.

2.2. Удостоверения к нагрудным знакам:

- "Отличник здравоохранения";

- "Почетный донор".

2.3. Удостоверения к медали:

- "За заслуги перед отечественным здравоохранением";

- "Медаль имени Николая Александровича Семашко".

1. Акты (приема выполненных ремонтных работ, оборудования, списания, экспертизы и прочие).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей).

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений и прочие).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и прочие).

5. Заявки (на оборудование, изобретения и прочие).

6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и прочие).

7. Исполнительные листы.

8. Нормы расхода.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и прочие).

11. Поручения (бюджетные, банковские, платежные (сводные в банки) на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и прочие).

12. Протоколы (согласования планов поставок).

13. Смета расходов.

14. Справки (лимитные, о начисленной и причитающейся зарплате и прочие).

15. Титульные списки.