3.10. Контроль исполнения документов
3.10. Контроль исполнения документов 
3.10.1. Регламентирующие нормативные правовые акты
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5971; 2009, N 52 (ч. 2), ст. 6609), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964), Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 3 марта 2006 г. N 27.
3.10.2. Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной
Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Министра по неправительственной корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Министром (или лицом, его замещающим), постановлений коллегии Министерства и обращений граждан обеспечивается работниками Инспекции.
Абзац исключен. - Приказ Минтранса России от 29.02.2012 N 53.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Министром (или лицом его замещающим), и постановлений коллегии Министерства обеспечивается работниками протокольно-организационного отдела Административного департамента.
Контроль за исполнением поручений заместителей Министра осуществляется соответствующими секретариатами заместителей Министра.
Контроль за исполнением поручений руководства Министерства, адресованных в департаменты, осуществляется непосредственно директорами этих департаментов.
В департаментах назначаются должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину.
3.10.3. Порядок постановки документов на контроль
Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Министра и постановлениях коллегии Министерства, включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Постановка документов на контроль в Инспекции включает в себя отметку о контроле в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (Приложение N 11 к настоящей Инструкции) и внесении информации в регистрационную форму ЕСАДД: краткое содержание поручения Министерству (обращения в Министерство), головной исполнитель документа (согласно указаниям по исполнению документа Министра или заместителя Министра, давшего поручения) и контрольный срок исполнения документа.
Постановка протокола (постановления) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа головного исполнителя документа и установку контрольного срока исполнения документа с внесением соответствующей информации в регистрационную форму ЕСАДД.
Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в Канцелярии документы, адресованные руководству Министерства и поступившие в Министерство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям и указаниям Президента Российской Федерации, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по указаниям по исполнению руководства Министерства.
Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России;
межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения). Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным Приказом Минтранса России от 3 марта 2006 г. N 27 (зарегистрирован Минюстом России 25 апреля 2006 г., регистрационный N 7735).
Инспекция осуществляет контроль за своевременным исполнением:
правительственных документов;
неправительственных документов, поступивших на имя Министра или в адрес Министерства (без указания должностного лица);
обращений граждан, поступивших на имя Министра или в адрес Министерства (без указания должностного лица).
Абзац исключен. - Приказ Минтранса России от 29.02.2012 N 53.
По указанию руководства Министерства могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Оперативный контроль поручений Министра и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием Министра или заместителей Министра, возлагается на департамент, подготовивший поручение (совещание).
Департаменты, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения) поручений в Инспекцию.
3.10.4. Сроки исполнения поручений руководства Министерства
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - исполняются в трехдневный срок;
представление информации по запросам СМИ - в течение семи дней с момента поступления запроса в Министерство;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок до одного месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса;
по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя документа на согласование в Министерство, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации - срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;
представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Инспекция устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в резолюции руководства Министерства.
По поручениям без указания конкретной даты исполнения документа контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
По протоколам совещаний контрольный срок исполнения устанавливает протокольно-организационный отдел Административного департамента. Если плановый срок не указан - 30 дней с даты проведения совещания.
3.10.5. Ответственность за исполнение документов и поручений
Если поручение Министра или заместителей Министра дано нескольким должностным лицам Министерства, федеральной службы и федеральных агентств и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный", является головным исполнителем поручения.
Головным исполнителем поручения Министра или заместителей Министра также могут быть федеральная служба или федеральные агентства.
Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.
Соисполнители документа несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.
В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями документа головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Инспекцию.
Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию руководства Административного департамента, работников Инспекции давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
3.10.6. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения и снятие документов и поручений с контроля
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа Министра (исполняющего обязанности Министра), давшего поручение, на докладной записке, подписанной директором департамента (исполняющим обязанности директора), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.
Докладная записка визируется директором (в его отсутствие - исполняющим обязанности директора) департамента, руководителем федеральной службы или федерального агентства (в их отсутствие - исполняющим обязанности руководителя федеральной службы или федерального агентства), на которые предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем Министра. При отсутствии согласия директора департамента (руководителя федеральной службы или федерального агентства) или курирующего заместителя Министра докладная записка направляется статс-секретарю - заместителю Министра, осуществляющему контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве, для принятия решения.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя Министра осуществляется только по решению заместителя Министра, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск и т.д.) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем Министра в соответствии с приказом Министерства "О распределении обязанностей между заместителями Министра транспорта Российской Федерации".
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению, подписанному директором Административного департамента, осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа директора Административного департамента.
Докладная записка на имя Министра (заместителя Министра, директора Административного департамента) представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения. Срок, отведенный на визирование, - незамедлительно, но не более трех дней с даты оформления поручения (включая срок принятия решения статс-секретарем - заместителем Министра).
По поручениям, имеющим пометки "срочно", "незамедлительно" или аналогичные, докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения статс-секретарю - заместителю Министра для принятия решения.
После принятия решения Министром (исполняющим обязанности Министра, заместителем Министра, директором Административного департамента) первичный головной исполнитель документа незамедлительно информирует об этом соисполнителей документа и представляет подлинник новых указаний по исполнению документа с оригиналом поручения в Инспекцию для внесения соответствующей корректировки в регистрационную форму ЕСАДД.
При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя Министра (заместителя Министра, давшего поручение).
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения документа.
Секретариаты заместителей Министра (помощники заместителей Министра) своевременно информируют Инспекцию о принятом решении по докладной записке, представленной заместителю Министра.
Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.
Головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя Министра с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Министерства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой датой исполнения документа.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.
Поручения и указания Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляется докладная записка на имя Министра о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.
Объяснения, представленные Министру, визируются заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей).
Снятие с контроля документов осуществляется Инспекцией и секретариатами заместителей Министра по поручениям руководства Министерства после представления головным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения; в случае направления документа за подписью руководства департамента необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа) курирующему заместителю Министра любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем Министра копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью руководства департамента доклад не требуется.
Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Министерства дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме ЕСАДД: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или департамента, в котором исполнен документ. На подлиннике документа в штампе "Контроль" ставится отметка о снятии с контроля исполнения документа.
Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых Министром (постановлениях коллегии Министерства), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в Инспекцию материалов, подтверждающих факт исполнения документа.
Решение о возможности снятия с контроля не выполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого Министром (постановлении коллегии Министерства), принимается Министром (исполняющим обязанности Министра). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя Министра. О принятом решении Министра головной исполнитель документа информирует Инспекцию.
По правительственным и неправительственным документам решение принимается Министром или заместителем Министра, давшим поручение.
3.10.7. Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты
Инспекция еженедельно направляет департаментам, федеральной службе и федеральным агентствам информацию (напоминания) о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах.
Протокольно-организационный отдел Административного департамента ежемесячно направляет департаментам, федеральной службе и федеральным агентствам информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых Министром (постановлениях коллегии Министерства).
Должностные лица департаментов, федеральной службы и федеральных агентств, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в Инспекцию информацию о ходе исполнения документов.
Инспекция формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в департаментах, федеральной службе и федеральных агентствах для информирования руководства Министерства с периодичностью: оперативные отчеты - еженедельно; аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).
