4.1. Делопроизводство при рассмотрении обращений в Секретариате Конституционного Суда
4.1. Делопроизводство при рассмотрении обращений
в Секретариате Конституционного Суда 
4.1.1. В процессе рассмотрения обращений Секретариатом Конституционного Суда формируются следующие документы: ответы заявителю, заключения (справки) по обращению для его передачи судьям для предварительного изучения в соответствии со статьей 41 Федерального конституционного закона "О Конституционном Суде Российской Федерации".
4.1.2. Переписка с заявителями по поводу обращений осуществляется на бланке Секретариата Конституционного Суда за подписью исполнителя (либо по решению начальника соответствующего подразделения за его подписью, либо его заместителя) с указанием должности, инициалов и фамилии подписавшего.
4.1.3. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу.
Адрес на исходящем документе-ответе размещается в правом верхнем углу текстового поля бланка с выравниванием по левому краю с одинарным межстрочным интервалом, между адресом и фамилией адресата - пустая строка.
Элементы почтового адреса в ответе заявителю указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ направляется в организацию, указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес, например:
|
Научно-исследовательский институт комплексных социальных исследований Санкт-Петербурга
|
|
|
ул. Смольного, д. 1/3, Санкт-Петербург, 117393
|
Если документ направляется физическому лицу, указываются фамилия, инициалы получателя, затем почтовый адрес (улица, дом, квартира, город, регион, почтовый индекс), например:
|
Иванову И.И.
|
|
|
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Санкт-Петербург, 301264
|
При подготовке документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, почтовые адреса могут не указываться.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, например:
|
Министерство юстиции Российской Федерации
|
|
|
или
|
|
|
Минюст
|
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в наименование должности адресата, например:
|
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О.
|
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
|
Министерство экономического развития Российской Федерации
|
|
|
Руководителю правового департамента Иванову И.И.
|
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. Список прилагается к копии отправляемого документа.
4.1.3. Все документы должны печататься с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, с соблюдением правил написания наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел и т.д. Текст документов печатается в текстовом редакторе, оформляется метрическим аналогом шрифта Times New Roman размером 13 или 14 с межстрочным 1 - 1,5 интервалом, с выравниванием текста по ширине (кроме заголовков, а также иных структурных элементов текста, выравниваемых в соответствии с настоящей Инструкцией и общеупотребительными правилами). Начало абзаца устанавливается через 1,25 см от границы левого поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее поле.
При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10, 11, 12.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Подготовленный документ должен содержать ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа (при их наличии).
При ссылке в тексте документа на правовой акт указывается вид акта, дата его принятия, номер и название.
При ссылке на иные документы указывается вид документа, дата, номер и его наименование (или краткое описание содержания, если нет наименования).
При наличии приложения к документу на него делается ссылка ниже текста документа, например: Приложение: на ___ л. в 2 экз.
Если приложение не названо в тексте, то указывается наименование приложения и количество листов по каждому наименованию, например:
|
Приложение:
|
материалы на ___ л., справка о возврате государственной пошлины на 1 л., чек-ордер об уплате государственной пошлины от 2 января 2009 года.
|
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в первый адрес.
Отметка об исполнителе документа в служебной корреспонденции проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его служебного телефона, а на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра - виза исполнителя.
4.1.5. Первые экземпляры исходящих документов подписываются соответствующими должностными лицами. Если документ отправляется в несколько адресов, то все отправляемые экземпляры документа подписываются соответствующим должностным лицом.
Подпись отделяется от текста пустой строкой (либо несколькими), в состав подписи входят: наименование должности лица, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
В документе, подготовленном на бланке Секретариата Конституционного Суда, в составе подписи наименование "Секретариат Конституционного Суда Российской Федерации" не указывается.
Электронные документы подписываются УКЭП сотрудника Конституционного Суда, уполномоченного вести электронную переписку.
Документы, подписанные УКЭП, имеют реквизит "Отметка об электронной подписи", который проставляется в виде специального штампа, включающего фразу "Документ подписан электронной подписью" и содержащего номер сертификата ключа проверки УКЭП, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, информацию о сроке действия сертификата ключа проверки УКЭП.
Отметка об УКЭП при визуализации электронного документа, подписанного УКЭП, размещается с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об УКЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об УКЭП должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об УКЭП не должны накладываться друг на друга;
элементы отметки об УКЭП не должны перекрывать части текста документа и другие отметки об УКЭП (при наличии).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
│ ┌─────────────────────────────────────────┐
│ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │
│ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │
│ │
│ Наименование Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев
должности │ Владелец Николаев Николай Николаевич │
│ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │
└─────────────────────────────────────────┘ │
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
4.1.6. При рассмотрении обращения исполнителями создаются внутренние документы по обращению, наименование которых в электронных папках обращений АИС "Судоделопроизводство" в целях унификации должно соответствовать установленному формату:
Петров И.И. - ст. 155 ТК (Иванов И.И.),
а б в
где: а - фамилия и инициалы заявителя (кратко - наименование заявителя-юрлица);
б - кратко - предмет обжалования;
в - фамилия и инициалы исполнителя (если это заключение или справка, подготовленные несколькими исполнителями, указывается несколько исполнителей).
4.1.7. Зарегистрированные в Отделе по обеспечению делопроизводства обращения с учетными карточками и предыдущей перепиской с заявителем (при ее наличии) принимаются делопроизводителем Отдела писем.
В АИС "Судоделопроизводство" в ЭРК поступивших в Отдел писем обращений делопроизводитель по указанию руководителя Отдела писем, его заместителя заполняет карточку "Резолюция" по каждому обращению и передает обращения на рассмотрение исполнителям.
4.1.8. При работе с обращениями в АИС "Судоделопроизводство" исполнитель Отдела писем заполняет в ЭРК обращения разделы: "Тип документа", "Вид заявителя", "Содержание", также выбирает тему в рубрике "Тематика" и добавляет закладки. При направлении обращения в отраслевое управление делопроизводитель Отдела писем в ЭРК обращения заполняет рубрику "Обжалуемые статьи".
4.1.9. При поступлении в Конституционный Суд обращения о неполучении заявителем ответа исполнитель по обращению проверяет данные заявителя в АИС "Судоделопроизводство". В случае если обращений от этого заявителя в Конституционный Суд не поступало, то исполнитель по обращению через делопроизводителя направляет запрос в Отдел по обеспечению делопроизводства о составлении акта об отсутствии ранее зарегистрированных обращений от заявителя (Приложение N 4), копия которого направляется исполнителем по обращению заявителю с ответом о непоступлении его обращения в Конституционный Суд.
4.1.10. В случае осуществления возврата почтой ответа Конституционного Суда, что свидетельствует о неполучении заявителем ответа, делопроизводитель ставит пометку на конверте "в дело", свою подпись, дату и передает ответ с приложенными материалами в Отдел по обеспечению делопроизводства.
При наличии просьбы заявителя о направлении повторно ответа в его адрес - и при этом уже поступил возврат с почты - исполнитель готовит ответ с уведомлением о том, что ответ был ранее направлен, с приложением запрашиваемого заявителем ответа и копии конверта, в котором возврат поступил.
При наличии просьбы заявителя о направлении повторно ответа в его адрес - и при этом возврата с почты не поступало - исполнитель готовит ответ с уведомлением о том, что ответ был ранее направлен, с приложением копии запрашиваемого заявителем ответа.
4.1.11. При поступлении обращения, подлежащего передаче в структурное подразделение аппарата Конституционного Суда, исполнитель Отдела писем передает обращение делопроизводителю для редактирования карточки документа в АИС "Судоделопроизводство" и передачи в соответствующее подразделение. Если обращение поступило через Личный кабинет или требуется добавление дополнительного экземпляра обращения для передачи в несколько подразделений, делопроизводитель Отдела писем передает такое обращение в Отдел по обеспечению делопроизводства для дальнейшего направления делопроизводителю подразделения.
4.1.12. При обнаружении в ходе работы с обращением ошибки в данных ЭРК этого обращения по требованию исполнителя по обращению сотрудником Отдела по обеспечению делопроизводства вносятся необходимые исправления.
4.1.13. При подготовке ответа на обращение исполнитель создает в АИС "Судоделопроизводство" электронную папку с наименованием, содержащим входящий номер обращения (обращений этого заявителя) и Ф.И.О. (либо наименование) заявителя, куда помещает ЭРК входящего документа - обращения; создает в электронной папке обращения ЭРК внутреннего документа-ответа с файлом текста ответа. После этого исполнитель по обращению передает оформленные документы делопроизводителю своего подразделения для регистрации результатов рассмотрения обращения.
4.1.14. При отправке заявителю ответа прикладываются все направленные заявителем в Конституционный Суд документы, в том числе оригиналы правоприменительных документов и документ об уплате заявителем государственной пошлины со справкой о ее возврате за подписью руководителя Секретариата Конституционного Суда, его заместителя (Приложение N 22 - 24).
При этом один экземпляр обращения остается на хранении в Отделе по обеспечению делопроизводства вместе с копией ответа заявителю и копией справки о возврате государственной пошлины.
4.1.15. Ответ заявителю о возврате обращения в случае его отзыва на стадии рассмотрения в подразделении Секретариата Конституционного Суда готовится исполнителем по обращению за подписью начальника подразделения Секретариата Конституционного Суда.
4.1.16. Ответ на зарегистрированное обращение, поступившее в Конституционный Суд в электронном виде на общий адрес электронной почты Конституционного Суда, не заверенное УКЭП, готовится сотрудником Отдела писем, ответственным за работу с общим адресом электронной почты Конституционного Суда, на бланке Секретариата Конституционного Суда, после чего ответ сканируется в Отделе писем и направляется заявителю также в электронном виде.
В АИС "Судоделопроизводство" ответственный за работу с общим адресом электронной почты Конституционного Суда создает электронную папку с наименованием, содержащим входящий номер обращения и Ф.И.О. (либо наименование) заявителя, куда помещает ЭРК входящего документа - обращения; создает в электронной папке обращения ЭРК внутреннего документа-ответа с файлом текста ответа и файлом текста документа - сопроводительного письма.
Ответственный за работу с общим адресом электронной почты Конституционного Суда распечатывает направляемый ответ, визирует его и передает делопроизводителю Отдела писем для регистрации результатов рассмотрения обращения.
4.1.17. Ответы на обращения, поступившие в Конституционный Суд в электронном виде на общий адрес электронной почты Конституционного Суда и заверенные УКЭП, или обращения, поданные через личный кабинет, направляются заявителю также в электронном виде с общего адреса электронной почты Конституционного Суда или через личный кабинет заявителя.
Ответы на обращения, поступившие в письменной форме, направляются заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении. При наличии просьбы заявителя о направлении ответа по электронному адресу соответственно ответ также направляется с общего адреса электронной почты Конституционного Суда.
Ответ заявителю готовится на бланке Секретариата Конституционного Суда, после его сканирования в Отделе писем и отправки заявителю передается в Отдел по обеспечению делопроизводства на временное хранение.
4.1.18. Результаты рассмотрения обращений должны быть зарегистрированы в АИС "Судоделопроизводство".
4.1.19. Делопроизводитель по результатам рассмотрения обращения исполнителем принимает документы (обращение с приложенными материалами), в АИС "Судоделопроизводство" снимает назначенное поручение с контроля (закрытие резолюции), осуществляет проверку заполнения рубрик в ЭРК обращения.
4.1.20. Если исполнителем подготовлен ответ на обращение, делопроизводитель проверяет наличие созданной электронной папки документа и размещение в ней ЭРК внутреннего документа с файлом ответа, передает документы для отправки ответа заявителю в Отдел по обеспечению делопроизводства. Делопроизводитель регистрирует передачу обращения через режим "Движение" АИС "Судоделопроизводство" - для отправки ответа на обращение и списания "в дело".
4.1.21. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, а само обращение передается на временное хранение в Отдел по обеспечению делопроизводства с пометкой "в дело".
4.1.22. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит передаче на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (в случае, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
4.1.23. При поступлении материалов от заявителя без обращения в Конституционный Суд и не содержащих каких-либо требований исполнитель осуществляет возврат материалов с уведомлением заявителя об отсутствии требований к Конституционному Суду.
4.1.24. При соответствии обращения требованиям Федерального конституционного закона "О Конституционном Суде Российской Федерации" заключение (справка) готовится исполнителем отраслевого управления Секретариата Конституционного Суда и подписывается начальником (заместителем начальника) управления с указанием исполнителя в тексте документа и даты подготовки материала.
Заключения (справки) по обращениям оформляются на стандартных листах бумаги формата A4. В заголовке к тексту документа указывается наименование документа и отраслевого управления, его подготовившего. В случае совместной подготовки документа двумя управлениями их подписи располагают на одном уровне (строке). При этом необходимо указывать должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается подпись документа с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности. На следующей строке после наименования должности подписавшего должна быть напечатана дата подготовки заключения (справки).
4.1.25. После согласования руководителем Секретариата Конституционного Суда подготовленного заключения (справки) обращение с подготовленными по нему материалами передается в Секретариат Председателя Конституционного Суда.
Перед передачей обращения исполнители либо делопроизводители управлений, в которых подготовлены документы по обращению, в АИС "Судоделопроизводство" создают в электронной папке обращения ЭРК внутренних документов с файлами текстов подготовленных документов. Если заключение подготовлено по нескольким обращениям разных заявителей, то электронные папки обращений разных заявителей в управлении не объединяются, а в электронной папке обращения каждого заявителя создаются ЭРК внутренних документов с одинаковыми файлами текстов подготовленных управлением (управлениями) документов.
Секретариат Председателя Конституционного Суда передает поступившее из Секретариата Конституционного Суда обращение с заключением (справкой) управления (управлений) на изучение судье (судьям), которому (которым) Председатель Конституционного Суда поручил предварительное изучение этого обращения. При передаче обращения судье для предварительного изучения электронная папка обращения через режим "Движение" в АИС "Судоделопроизводство" направляется адресату.
