5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в ФССП России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
5.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства:
5.3.2.1. Поступающая в ФССП России несекретная корреспонденция принимается экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства у почтальона по сопровождению почты в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (в ред. Федеральных законов от 07.07.2003 N 126-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 29, ст. 3697), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), договором ФССП России с предприятием Управления федеральной почтовой связи г. Москвы. Номера корреспонденции, поступившей в виде регистрируемых писем, сверяются с записями в почтовых реестрах. При отсутствии в доставленной корреспонденции регистрируемого письма, указанного в почтовом реестре, отделом документационного обеспечения составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта помещается в дело с реестрами почтовых отправлений, второй - приобщается к экземпляру почтового реестра, возвращаемому оператору почтовой связи.
5.3.2.2. Корреспонденция, доставляемая в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, принимается экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам. Прием корреспонденции подтверждается подписью работника, принявшего документы, в реестре с указанием даты получения. Подпись удостоверяется печатью Управления делопроизводства "Для пакетов".
5.3.2.3. Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ФССП России или начальникам управлений центрального аппарата ФССП России, а также поступившие в их адрес в конвертах с пометкой "лично", после рассмотрения подлежат немедленной передаче в Управление делопроизводства для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
5.3.2.4. Несекретная служебная корреспонденция, доставленная в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, телеграммы, доставленные в ФССП России нарочным, в нерабочее время принимаются оперативным дежурным по ФССП России в соответствии с Инструкцией о порядке организации оперативного дежурства в Федеральной службе судебных приставов. В рабочее время указанные документы по реестру передаются оперативным дежурным по ФССП России в Управление делопроизводства.
5.3.2.5. Перед вскрытием поступивших почтовых отправлений проверяются правильность их доставки (адресования) и сохранность упаковки.
Правильность адресования поступивших почтовых отправлений проверяется работниками отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реквизитам адреса адресата, которые должны включать:
- для юридического лица - полное или краткое наименование (например: "Федеральная служба судебных приставов" или "ФССП России"), для гражданина - фамилию, имя, отчество;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Почтовое отправление в связи с неточностью адресования, а также при отсутствии адресата по указанному адресу экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства передается оператору почтовой связи с соответствующей припиской к накладной для возврата отправителю или пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата.
Конверты с документами, за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Вскрытая, не принадлежащая ФССП России по содержанию корреспонденция перезаконвертовывается (вложение вкладывается во вскрытый конверт, разрез конверта заклеивается чистой бумагой, места склейки скрепляются печатью Управления делопроизводства "Для пакетов") и возвращается оператору почтовой связи с соответствующей припиской к накладной или пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата.
Конверты с документами, имеющие пометку "лично", передаются адресату без вскрытия и регистрации.
При отсутствии документа, номер которого обозначен на конверте (в приложении к нему), а также в случаях несоответствия номера, указанного на конверте (в приложении к нему), номеру вложенного документа либо при повреждении документа отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта помещается в дело с реестрами почтовых отправлений, второй - приобщается к поступившему документу, а в случае отсутствия документа - к конверту, третий - пересылается отправителю, а в случае повреждения документа - оператору почтовой связи.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям.
5.3.3. Вся входящая корреспонденция, за исключением личной переписки и отдельных ее видов, указанных в подпункте 5.3.3.1 Инструкции, подлежит обязательной централизованной регистрации в Управлении делопроизводства.
Централизованная регистрация обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства, централизованная регистрация иной входящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
Порядок регистрации полученных документов, установленный в ФССП России, излагается в разделе 6.5 Инструкции.
5.3.3.1. Не подлежат регистрации следующие виды входящей корреспонденции:
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- копии документов, поступившие для сведения;
- телеграммы и письма по кадровым вопросам (о разрешении отпусков, командировок и т.п.), заявления граждан о приеме на работу, заявления федеральных государственных гражданских служащих ФССП России об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), которые подлежат передаче в Управление государственной службы и кадров вместе с конвертами, в которых они поступили;
- документы бухгалтерского учета и отчетности, а также документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности (договоры, акты, счета на оплату товаров и услуг и т.п.), которые подлежат передаче в Управление делами вместе с конвертами, в которых они поступили.
5.3.3.2. Передача нерегистрируемых в Управлении делопроизводства документов в Управление государственной службы и кадров и в Управление делами осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28).
5.3.4. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ФССП России, а также без указания конкретного должностного лица или управления центрального аппарата ФССП России, предварительно рассматривается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
5.3.4.1. Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством ФССП России и направляемые непосредственно в управления центрального аппарата ФССП России (ответственным исполнителям).
Распределение поступивших документов при предварительном рассмотрении осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом установленного в ФССП России распределения обязанностей между заместителями директора Федеральной службы судебных приставов.
В ходе предварительного рассмотрения для доклада Директору подбираются и прилагаются материалы (по ранее рассмотренным документам), связанные с поступившим документом, а при их большом объеме отделом документационного обеспечения (по обращениям - отделом писем и приема граждан) Управления делопроизводства готовится краткая справка, содержащая сведения о дате поступления указанных документов и их входящих номерах, о структурных подразделениях, ответственных за их рассмотрение, датах и исходящих номерах ответов на них.
Справку подписывает начальник Управления делопроизводства или его заместитель.
5.3.4.2. Без предварительного рассмотрения отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства передаются по назначению документы, адресованные непосредственно управлениям (должностным лицам управлений) центрального аппарата ФССП России, а также обращения граждан - в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.
5.3.5. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства направляется:
5.3.5.1. Работнику, осуществляющему функции секретаря Директора, для доклада Директору:
- поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министра юстиции Российской Федерации по вопросам деятельности ФССП России, а также документы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, содержащие поручения для ФССП России; документы руководителей органов государственной власти;
- обращения руководителей субъектов Российской Федерации по вопросам ФССП России;
- федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, касающиеся деятельности Минюста России и подведомственных ему служб;
- обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;
- документы, содержащие информацию о преступлениях;
5.3.5.2. Работникам, осуществляющим функции секретарей заместителей Директора, для доклада заместителям Директора:
- документы, адресованные лично заместителю Директора;
- иные документы, требующие рассмотрения в соответствии с установленным в ФССП России распределением обязанностей между заместителями Директора, не указанные в подпункте 5.3.5.1 Инструкции;
- документы, содержащие информацию о преступлениях (только заместителю Директора, курирующему работу Управления организации дознания и административной практики);
5.3.5.3. В управления центрального аппарата ФССП России:
- документы, адресованные лично начальнику соответствующего управления;
- обращения граждан и юридических лиц, а также руководителей территориальных органов ФССП России и их заместителей по вопросам, отнесенным к ведению управления;
- иные документы, касающиеся вопросов, отнесенных к ведению управления, не подлежащие направлению для рассмотрения Директору и его заместителям;
5.3.5.4. В Управление организации дознания и административной практики после рассмотрения Директором или лицом, исполняющим его обязанности, а также заместителем Директора, курирующим работу Управления организации дознания и административной практики, в соответствии с резолюцией незамедлительно:
- документы, содержащие информацию о преступлениях;
5.3.5.5. Документы на доклад Директору и его заместителям направляются в течение одного часа с момента завершения регистрации поступившей корреспонденции, а срочные (в том числе содержащие информацию о преступлениях) - незамедлительно.
К документам, направляемым на доклад Директору и его заместителям, прилагается сопроводительный лист (Приложение N 23);
5.3.5.6. Для доклада Директору (его заместителям) документы передаются отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства работнику, осуществляющему функции секретаря Директора (заместителей Директора) по журналам установленного образца (Приложение N 29), в управления центрального аппарата ФССП России - по реестрам установленного образца (Приложение N 28).
Обращения граждан передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства также по реестрам установленного образца.
5.3.5.7. Работники, осуществляющие функции секретаря Директора (заместителей Директора), ответственные за делопроизводство в управлениях центрального аппарата ФССП России, поступившие документы учитывают в журналах (электронных базах) учета входящих документов под теми же номерами, которые были присвоены им в Управлении делопроизводства.
5.3.6. Зарегистрированные в отделе писем и приема граждан обращения граждан, не требующие доклада руководству ФССП России, направляются в зависимости от их содержания в соответствующие управления центрального аппарата ФССП России с приложением статистической карточки (в двух экземплярах) или с поручением о рассмотрении в территориальные органы ФССП России.
Обращения граждан, требующие доклада руководству ФССП России, передаются для рассмотрения Директору (заместителям Директора) в соответствии с порядком, предусмотренным в подпунктах 5.3.5.1 и 5.3.5.2 Инструкции.
Содержание резолюции руководства ФССП России по каждому обращению работниками отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства вносится в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) электронной базы учета данных.
Рассмотренные руководством ФССП России обращения граждан в соответствии с поручениями направляются в управления центрального аппарата ФССП России для исполнения с приложением статистической карточки (в двух экземплярах), а при постановке обращения на контроль исполнения - и контрольной карточки (в двух экземплярах) по реестрам установленного образца (Приложение N 28) в соответствии с порядком, предусмотренным в пункте 5.3.7 Инструкции.
5.3.7. Рассмотренные руководством ФССП России документы возвращаются работниками, осуществляющими функции секретаря Директора (заместителей Директора) в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства, где в РКФ по каждому документу вносится содержание резолюции, а документы передаются на исполнение.
В соответствии с резолюциями руководства ФССП России отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28) передает документы на исполнение в управления центрального аппарата ФССП России не позднее следующего рабочего дня, а срочные - незамедлительно.
5.3.8. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким управлениям центрального аппарата ФССП России, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии.
5.3.9. Корреспонденцию, адресованную управлениям центрального аппарата ФССП России, получают по реестрам в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства работники этих подразделений, назначенные ответственными за делопроизводство, два раза в день: с 10 час. 00 мин. до 11 час. 45 мин. и с 15 час. 00 мин. до 17 час. 00 мин.
5.3.10. В управлениях центрального аппарата ФССП России поступившие документы после регистрации рассматриваются начальниками управлений, с их резолюциями передаются ответственным за ведение делопроизводства для доведения исполнителям не позднее следующего дня, а срочные - незамедлительно.
Ответственный за делопроизводство вносит в журнал (электронную базу) учета входящих документов информацию об исполнителе и установленном сроке исполнения, передает документ на исполнение.
Сведения об исполнителях по поступившим документам, поставленным на контроль исполнения, ответственным за делопроизводство сообщаются в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства по телефону с последующим представлением списка исполнителей по контрольным документам не позднее следующего дня.
5.3.11. Передача документа, поступившего для исполнения, из одного управления в другое управление центрального аппарата ФССП России производится в день получения документа только через отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестру.
Заместитель Директора принимает решение о передаче документа в случае, когда документ подлежит передаче между курируемыми им управлениями центрального аппарата ФССП России на основании мотивированной докладной записки соответствующего начальника управления.
В иных случаях решение о передаче документа принимает Директор на основании мотивированной докладной записки начальника управления центрального аппарата ФССП России, согласованной с заместителем Директора, курирующим данное управление.
Вопрос о передаче документа из одного отдела в другой внутри одного управления решается начальником данного управления на основании мотивированной докладной записки начальника отдела.